5 Argumente, die Ihren Chef von digitalen Ersatzteilkatalogen überzeugen
Sie kennen das Problem aus dem Servicealltag: Ersatzteile sind vorhanden – aber sie werden nicht schnell genug gefunden. Während Ihre Teams noch in Systemen suchen, Informationen abgleichen oder Rückfragen klären, entstehen beim Kunden bereits Kosten durch Stillstand. In den meisten Fällen liegt die Ursache nicht im fehlenden Wissen, sondern in der fehlenden Verfügbarkeit zur richtigen Zeit.
Als Serviceleiter befinden Sie sich damit in einer typischen Schlüsselrolle: Sie erkennen den Handlungsbedarf im operativen Geschäft, müssen Investitionen jedoch intern gegenüber der Geschäftsführung mit belastbaren Argumenten begründen.
Digitale Ersatzteilkataloge sind in diesem Kontext kein reines IT-Tool, sondern ein wirtschaftlicher Hebel für effizienteren Service, weniger Kosten und höhere Kundenzufriedenheit.
Doch noch immer arbeiten viele Serviceteams ohne digitale Ersatzteilkataloge und sind daher mit diesen Herausforderungen konfrontiert:
- Benötigte Informationen sind kaum auf Anhieb zu finden. Das richtige Ersatzteil zu identifizieren, dauert lange und es kommt zu häufig zu Fehlbestellungen.
- Das Team ist auf das Fachwissen von Mitarbeitern angewiesen, doch die sind etwa wegen Urlaub oder Krankheit nicht immer greifbar. Und wenn erfahrene Fachkräfte das Unternehmen verlassen, geht ihr Wissen mit.
- Die Aktualisierung von Ersatzteildaten ist aufwendig und fehleranfällig.
- Das Team muss Daten manuell pflegen, weil die Verbindung zu ERP oder PDM nicht durchgängig ist.
- Die Ersatzteillogistik lässt sich kaum optimieren.
Für Serviceleiter ist daher klar: Digitale Ersatzteilkataloge haben ihre absolute Daseinsberechtigung und bringen Unternehmen viele Vorteile. Doch braucht es vor der Implementierung das „Go“ der Geschäftsführung. Mit diesen fünf Argumenten überzeugen Sie Ihre Führungskräfte von den Vorteilen der Ersatzteilkatalogsoftware.
Argument 1: Weniger Arbeitszeit für die Erstellung von Ersatzteilkatalogen
Für Ihre Führungskraft steht eine Frage im Vordergrund: Rechnet sich eine Software für digitale Ersatzteilkataloge? Der erste Punkt, an dem sich das bemerkbar macht, ist die Erstellung und Publikation von Katalogen. Mithilfe eines digitalen Tools lassen sich die Arbeitsstunden reduzieren, die bisher in die Gestaltung und Überarbeitung von Katalogen sowie in die Aktualisierung von Daten geflossen sind. Machen Sie Ihrem Chef deutlich, dass eine Software Ihr Serviceteam nicht nur entlastet, sondern auch Zeit schafft für eine intensivere Kundenbetreuung und den Ausbau des Servicegeschäfts.
Argument 2: Weniger Aufwand für Beratung und Support
Ein digitaler Ersatzteilkatalog bietet Ihren Kunden sowie Servicetechnikern eine hohe Usability. Die Navigation funktioniert intuitiv, Baugruppen und Ersatzteile werden visualisiert. Die Identifikation benötigter Teile ist so einfach, dass Fehlbestellungen im Schnitt um 20 % reduziert werden.
Wenn Servicetechniker und Kunden leicht finden, was sie suchen, geht die Anzahl der Anrufe bei der Bestellhotline Ihres Unternehmens um durchschnittlich 30 % zurück. Das gibt Ihrem Team mehr Zeit, um sich endlich wieder auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren. Es erhöht die Zufriedenheit der Servicemitarbeiter merklich und stärkt die Bindung von Fachkräften an Ihr Unternehmen.
Argument 3: Weniger Fehlbestellungen = bessere First Time Fix Rate
Da durch den Einsatz von digitalen Ersatzteilkatalogen Fehlbestellungen deutlich seltener werden, lösen Servicetechniker und Kunden technische Probleme in kürzester Zeit. Die Ausfallzeiten von Maschinen sinken, die Kosten für den Stillstand auf Kundenseite ebenso. Das wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Und auch aufseiten Ihres Unternehmens spart es Kosten, wenn Servicetechniker nicht mehrfach wegen des gleichen technischen Problems rausfahren müssen.
Argument 4: Datenqualität als Basis für digitale Serviceprozesse
Der Ausbau des Servicegeschäfts wird für Unternehmen zunehmend zum Wachstumstreiber. Doch dafür braucht es verlässliche und aktuelle Daten. Ein digitaler Ersatzteilkatalog ermöglicht automatisierte Datenprüfungen und verbessert so die Datenqualität im Unternehmen. Stimmen die Informationen, sorgen Sie für eine angenehme Kundenerfahrung und dafür, dass sich die richtigen Ersatzteile leicht finden lassen. Außerdem können Sie dank Ihrer guten Datenbasis neue Serviceangebote schaffen und diese monetarisieren.
Argument 5: Bestellungen bis zu 20 % effizienter abwickeln
Eine moderne Katalogsoftware bietet Schnittstellen zu bestehenden Tools und Daten in Ihrem Unternehmen. Dadurch ist zum Beispiel eine Anbindung an die Warenwirtschaft möglich. So wickeln Sie Bestellungen ohne manuelle Zwischenschritte schnell und einfach ab.
Da ein Ersatzteilkatalog dank bequemer Suchfunktionen und weiterführender Informationen Fehlbestellungen reduziert, ergibt sich typischerweise eine Zeitersparnis bei der Bestellabwicklung von bis zu 20 %. Ihre Kunden können Teile außerdem 24/7 ordern. Das erhöht nicht nur den Umsatz Ihres Unternehmens, sondern auch die Kundenbindung.
Fazit: Schneller Return on Investment spricht für digitale Ersatzteilkataloge
Digitale Ersatzteilkataloge wirken entlang der gesamten Service- und After-Sales-Prozesskette: Sie reduzieren in vielen Projekten Fehlbestellungen um bis zu 20 %, entlasten Service- und Supportteams deutlich und können die Effizienz in der Bestellabwicklung spürbar steigern.
Gleichzeitig zeigen Praxisbeispiele, dass sich auch die Katalogproduktion selbst deutlich effizienter gestalten lässt – in einzelnen Fällen mit einer mehr als dreifachen Steigerung der Produktivität.
Damit entsteht ein klarer wirtschaftlicher Hebel: weniger Kosten, weniger Fehler und mehr Effizienz im gesamten Servicegeschäft.
Für Serviceleiter ergibt sich daraus ein belastbares Argumentationsfundament gegenüber der Geschäftsführung – insbesondere im Hinblick auf ROI und Skalierbarkeit.
Wenn Ihre Geschäftsleitung trotzdem noch unsicher ist, ob ein digitaler Ersatzteilkatalog das Richtige für Ihr Unternehmen ist, bietet eine Testphase die Möglichkeit, die Lösung gemeinsam im Unternehmen zu erproben. So können alle Beteiligten die Software in Ruhe kennenlernen und konkret erleben, welchen Mehrwert digitale Ersatzteilkataloge in der Praxis bieten.
Wir von Quanos geben Ihnen gerne einen Zugang zur Demo-Version unseres digitalen Ersatzteilkatalogs Quanos SIS.one.
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