Wenn Sie im Umfeld von Dokumentation und Redaktion unterwegs sind, haben Sie bestimmt schon von der „Trennung von Inhalt, Struktur und Layout“ gehört. Aber was bedeutet das ei
Wenn Sie im Umfeld von Dokumentation und Redaktion unterwegs sind, haben Sie bestimmt schon von der „Trennung von Inhalt, Struktur und Layout“ gehört. Aber was bedeutet das eigentlich, den „Inhalt“ von der „Struktur“ zu trennen? Ist das kompliziert? Und vor allem: Warum sollten Sie das eigentlich tun, was haben Sie davon?
Die - nennen wir sie „traditionelle“ - Arbeit in Dokumentation und Redaktion zur Erstellung eines Handbuchs sieht häufig so aus: Sie erstellen Ihren Inhalt mit einem Textverarbeitungsprogramm und speichern ihn als Datei. Bilder kommen ebenfalls dazu. In derselben Datei bestimmen Sie während der Texterstellung bereits eine Struktur für Ihre Fließtexte, Überschriften, Unterüberschriften, Bildunterschriften, besondere Tipps und Hinweise in Tabellenform usw. Und in derselben Datei formatieren Sie auch Ihre Inhalte: Überschriften etwas größer und mit Kapitelnummer, Bildunterschriften kursiv usw.
Nun möchten Sie dieselben Informationen, die sich bereits in Ihrem Handbuch befinden, an anderen Stellen verwenden: Beispielsweise im Service-Bereich Ihrer Homepage. Da soll die Schriftart aber eine andere sein als im Handbuch und die Überschriften sollen eine andere Farbe, aber dafür keine Nummer bekommen. Die Information aus der Bildunterschrift wollen Sie weiterverwenden, aber sie soll erscheinen, wenn man mit der Maus über das Bild fährt. Und außerdem planen Sie noch eine Broschüre für die nächste Messe: Die besteht überwiegend aus den Tipps und Hinweisen, und sie muss wirklich auffallen und mit großen Bildern und stimmigen Farben die Blicke auf sich ziehen.
Dafür müssen Sie nun drei (oder mehr) Dokumente anlegen, Text und Bilder dreimal eingeben oder mit Copy & Paste kopieren und je nach Zweck layouten und umformatieren. Wenn sich dann noch etwas ändert, müssen Sie leider alle Dokumente erst einmal finden, wieder öffnen und die fragliche Stelle in jedem Dokument aktualisieren. Und wenn Sie übergreifende Änderungen am Design und Layout Ihrer Dokumente durchführen wollen - beispielsweise, weil all Ihre Handbücher in Zukunft farbig gedruckt werden und die Überschriften daher Ihre Unternehmensfarbe erhalten sollen -, dann müssten auch diese Änderungen in allen Dokumenten einzeln per Hand durchgeführt werden. Je mehr Publikationen und Formate das betrifft, desto aufwendiger wird die Pflege Ihrer verschiedenen Informationsprodukte.
Der Grund für den hohen Aufwand liegt bei dem beschriebenen Vorgehen darin, dass die Inhalte in den unterschiedlichen Formaten untrennbar mit ihrem Layout und der konkreten Dokumentstruktur verbunden sind und deshalb immer als Ganzes bearbeitet werden müssen. Die Lösung besteht also darin, diese Verbindung aufzutrennen:
Dieses „Trennen“ klingt womöglich komplizierter als es tatsächlich ist, denn mit XML gibt es bereits ein gängiges Format, um die Informationen wie oben beschrieben unabhängig voneinander zu erstellen und zu speichern. Mit einem XML-Redaktionssystem wie SCHEMA ST4 trennen, verwalten und führen Sie diese Informationen individuell und komfortabel wieder zusammen.
Denn in konkreten Publikationen müssen Struktur, Inhalte und Layout natürlich wieder vereint werden. Aber durch die getrennte Datenhaltung haben Sie es anschließend viel leichter:
Die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout bewirkt also Folgendes:
Das Single-Source Publishing wirkt sich auch ganz handfest in Ihrem Arbeitsalltag aus:
Übrigens: In SCHEMA ST4 können Sie trotz des Single-Source-Publishings weiterhin mit Microsoft Word als Editor arbeiten!
Das Konzept der Trennung von Inhalt, Struktur und Layout klingt also auf den ersten Blick etwas komplex, lässt sich aber mit einem XML-Redaktionssystem gut umsetzen und bringt Ihre Dokumentation auf eine ganz neue Ebene!
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