IVU Traffic
Technologies AG

Produktdaten aus der Datenbank direkt in SCHEMA ST4: Wie die IVU ihren Dokumentationsprozess auf eine Single Source of Truth umgestellt hat

Die IVU Traffic Technologies AG überführte die Produktinformationen aus ihrer bestehenden Lizenzdatenbank in SCHEMA ST4, um daraus automatisiert Produktkataloge und -beschreibungen zu erstellen. Das Ziel: eine einzige, verlässliche Datenquelle für alle Dokumente. Gemeinsam mit Quanos fand das Unternehmen einen Weg, der ohne Automation Designer auskommt und dennoch zuverlässige Ergebnisse liefert.

How IVU Turned its Documentation Process into a Single Source of Truth

IVU Traffic Technologies sorgt seit 50 Jahren mit mehr als 1.000 Expertinnen und Experten an 18 Standorten für einen effizienten und umweltfreundlichen Öffentlichen Verkehr. Mehr als 500 Kunden nutzen weltweit die integrierten Standardprodukte der IVU.suite, die alle Prozesse von Bus- und Bahnunternehmen abbilden: von der Planung und Disposition über die Betriebssteuerung, das Ticketing und die Fahrgastinformation bis hin zur Abrechnung von Verkehrsverträgen.

Die Herausforderung: Mehrere Datenquellen, manueller Abgleich, kein Änderungsreport

Vor dem Projekt arbeitete die IVU mit mehreren parallelen Datenquellen: einer Lizenzdatenbank für die Produktstruktur, einer Excel-Datei als zweite Datenquelle für dieselben Informationen sowie einem weiteren System für die Beschreibungstexte. Produktkatalog und Produktbeschreibungen wurden auf Basis von Excel und Word erstellt.

Das Problem: Änderte sich etwas an der Produktstruktur, mussten die Daten in mehreren Systemen manuell angepasst werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation der Änderungen fehlte jedoch – es war nicht ersichtlich, zu welchem Zeitpunkt etwas geändert wurde: „Wir hatten zwei Datenbanken, die wir jedes Mal manuell anpassen mussten, wenn sich etwas änderte. Das wollten wir loswerden.“, beschreibt Lea Sternberg, Projektverantwortliche bei der IVU die Ausgangslage.

Hinzu kamen besondere technische Anforderungen: Elemente innerhalb eines Produkts können ihre Position in der Hierarchie wechseln, also von einem Modul in ein anderes verschoben werden. Außerdem benötigte die IVU dynamische Filter, um zielgruppenspezifische Dokumente zu ermöglichen, sowie eine Mehrsprachigkeit für Kunden weltweit. Die Umsetzung mit dem Automation Designer wurde für eine spätere Ausbaustufe angesetzt, sobald dieser für mehrere Anwendungsfälle zum Einsatz kommt.

Die Lösung: Generischer Report und STImport als Herzstück des Prozesses

Das Ziel war klar: eine Single Source of Truth, gespeist aus der Lizenzdatenbank, mit einem Export in SCHEMA ST4 als Grundlage für alle Ausgabedokumente. Auf Excel und Word sollte vollständig verzichtet werden.

Manfred Mehrer von Quanos entwickelte gemeinsam mit seinem Team einen Prozess, der ohne Automation Designer auskommt und stattdessen auf zwei bewährten ST4-Mechanismen aufbaut: dem generischen Report und dem STImport.

Der Ablauf im Überblick: Die Lizenzdatenbank exportiert die Produktstruktur als XML-Datei. Diese wird händisch nach ST4 importiert. Anschließend wird ein generischer Report ausgeführt, der die Daten aus ST4 ausliest und mithilfe von XSLT-Transformationen verarbeitet. Das Ergebnis ist eine STImport-Datei, die manuell in ST4 importiert wird und dort die Datenknoten aktualisiert, verschiebt oder neu anlegt. Haben sich Inhalte geändert, die bereits freigegeben waren, werden neue Versionen der Datenknoten erstellt.

ST4 ohne Inhalt: Metadaten übernehmen die Arbeit

Eine besondere Entscheidung im Projekt war, den Produktkatalog in ST4 vollständig ohne klassische Textinhalte aufzubauen. Da der Katalog eine Eins-zu-eins-Abbildung der Datenbankstruktur ist und keine redaktionelle Bearbeitung erfordert, werden alle Inhalte ausschließlich über kontextabhängige Metadaten zur Ausgabezeit erzeugt. Die Struktur in ST4 enthält keine Listenelemente oder Textknoten, sondern lediglich Metadatenverweise, die zur Publikation aufgelöst werden. Das Ergebnis ist dennoch ein vollständig gestaltetes PDF.

Duplizierung als technische Lösung für Positionswechsel

Ein besonderes technisches Problem stellten Elemente dar, die je nach Release-Stand in unterschiedlichen Modulen verortet sind. Da die Filterung erst zur Ausgabezeit greift und die vollständige Struktur für die Filterlogik bekannt sein muss, wurde entschieden, solche Elemente in der ST4-Struktur zu duplizieren. Die Filterung in der Produktion entscheidet dann anhand der verknüpften Taxonomie, welche Version des Elements ausgegeben wird.

Für die Produktbeschreibungen, die neben den importierten Datenbankdaten auch manuell erstellte Texte enthalten, wurde ein weiterer Mechanismus entwickelt: Die Datenknoten aus der Datenbank rekonstruieren die Textstruktur in ST4 automatisch. Fehlt ein Inhalt, wird dies den Redakteurinnen und Redakteuren durch eine farbliche Markierung direkt im System angezeigt.

Zusätzlich wurde ein HTML-Änderungsreport implementiert, der dokumentiert, welche Knoten aktualisiert wurden und wie viele Änderungen es gab.

Das Ergebnis: Eine einzige Datenquelle, zuverlässige Ausgabe, kein manueller Abgleich mehr

Mit dem neuen Prozess hat die IVU Traffic Technologies AG ihr Ziel erreicht: Die Lizenzdatenbank ist die einzige Datenquelle. Produktkatalog und Produktbeschreibungen werden aus denselben Daten erzeugt, die auch für die Lizenzierung der Kunden genutzt werden. Der manuelle Abgleich zwischen mehreren Systemen entfällt. Änderungen an der Produktstruktur werden über den Importprozess in ST4 übernommen und sind im Änderungsreport nachvollziehbar dokumentiert.

Die Lösung kommt ohne Automation Designer aus und nutzt ausschließlich Standardfunktionen von SCHEMA ST4: generischer Report, STImport, kontextabhängige Metadaten und Taxonomien. Lea Sternberg fasst zusammen: „Wir können die Daten jetzt konsistent in allen unseren Prozessen nutzen."

Fazit: Maximale Zuverlässigkeit mit minimalem Aufwand

Die IVU hat gemeinsam mit Quanos einen Weg gefunden, komplexe Produktdaten aus einer bestehenden Datenbank zuverlässig in SCHEMA ST4 zu überführen und daraus professionelle Ausgabedokumente zu erzeugen. Der Prozess kommt ohne teure Zusatzlizenzen aus, ist nachvollziehbar und erweiterbar. Manuelle Doppelpflege gehört der Vergangenheit an.

„Es ist kein Zauber", sagt Manfred Mehrer von Quanos. „Es ist eine Menge Code und harte Arbeit – aber die hat sich am Ende mehr als ausgezahlt."