Stefan Hummel, Group Director Service bei ProXES
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ProXES GmbH
Endlich eins: Prozessprofi ProXES führt mit Quanos weltweite Servicedaten zusammen
Alternative: 12 % Umsatzwachstum mit einheitlichen Servicedaten
Um ihre Kunden effizient unterstützen zu können, benötigen After-Sales-Teams Ersatzteil- und Servicedaten. Die Techniker der ProXES GmbH kamen allerdings nur über Umwege an Informationen. Heute haben sie dank Quanos direkten Zugriff auf über 70.000 Ersatzteildaten und erstellen Angebote sechsmal schneller als früher.
ProXES: Drei Marken, ein Ziel
Unter der Dachmarke ProXES GmbH vereinen die drei Prozessspezialisten FrymaKoruma, Stephan Machinery und Terlet seit 2015 ihre Expertise. Der investorengeführte Maschinenbauer aus Hameln bietet Maschinen, Prozesslinien und Lösungen für die Lebensmittel-, Pharma-, Kosmetik- und Advanced-Materials-Industrie.
Das Produktportfolio umfasst alles, was für Verfahren wie Kochen, Kühlen, Zerkleinern, Emulgieren, Mahlen und mehr nötig ist. Damit die Kunden bestmögliche Ergebnisse mit den Maschinen erzielen, gehören zu den 400 ProXES-Mitarbeitern neben Ingenieuren auch Prozesstechnologen und gelernte Köche.
Außerdem kümmern sich über 80 engagierte Servicefachkräfte um die Wartung und Instandhaltung der rund 100.000 Maschinen, die in mehr als 170 Ländern weltweit im Einsatz sind. Stefan Hummel, Group Director Service bei ProXES, musste dafür allerdings zunächst die eigenen Prozesse neu aufstellen.
Dezentrale und heterogene Prozesse als Herausforderung
Als die heutige ProXES-Gruppe 2015 entstand, wuchsen die Prozesse, Systeme und Teams von drei eigenständigen Marken mit neun Niederlassungen weltweit zusammen, davon zwei Produktionswerke in der Schweiz und in Deutschland und sieben Service- und Vertriebsstandorte mit eigenen ERP-Systemen.
Keine einfache Aufgabe, da die Abläufe und IT-Systeme der drei Marken über die Jahre unterschiedlich gewachsen sind. Besonders für die Mitarbeiter in Vertrieb und Service war es schwer, auf Maschinenzeichnungen und Ersatzteil- oder Wartungslisten zuzugreifen. Inhalte waren entweder nicht verfügbar oder heterogen aufbereitet.
Für Informationen über Gleitringdichtungen und Co. musste der Service Anfragen ans Werk stellen, die unter anderem aufgrund von Zeitverschiebung oft frühestens am nächsten Tag beantwortet wurden. „Unsere Serviceteams sind unser Aushängeschild, allerdings waren sie aufgrund der Prozesse oft nicht in der Lage, unseren Kunden schnell zu helfen“, sagt Stefan Hummel.
Sein Ziel war es deshalb,
- die Servicestandorte zu befähigen, Kunden eigenständig und ohne Rückfragen beim Werk mit Ersatzteil- und Serviceinformationen unterstützen zu können,
- die in den Werken vorhandenen Informationen wie Maschinenstücklisten zu digitalisieren,
- den Erstellungsprozess von Ersatzteil- und Servicedaten sowie Ersatzteilkatalogen zu vereinfachen,
- die Durchlaufzeiten der Anfragen zu reduzieren und
- den Umsatz mit Ersatzteilen zu steigern und die Kundenbindung zu stärken.
Software gesucht, Quanos gefunden.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, suchte Stefan Hummel eine Softwarelösung, in der Daten zentral zusammenlaufen und die als Basis für einen Ersatzteilshop dient, über den zunächst interne und später auch externe Kunden Artikel selbst suchen und bestellen können.
Nachdem er mehrere Anbieter verglichen hatte, fiel die Wahl auf Quanos SIS.one. „Da wir für die Technische Dokumentation bereits Schema ST4 im Einsatz hatten, lag diese Entscheidung nahe“, sagt Hummel.
Das Projekt startete mit einem Workshop mit Spezialisten von Quanos, bei dem innerhalb von zwei Tagen ein Proof-of-Concept entstand. Es diente als Fahrplan und zeigte den Verantwortlichen bei ProXES, was mit den bestehenden Daten möglich ist und wie Quanos SIS.one Daten, Prozesse und Systeme abbildet.
Schrittweise Implementierung
Die Implementierung startete im Februar 2023. Zunächst sollten die Daten von FrymaKoruma aufbereitet und importiert werden. Dazu prüfte und klassifizierte das fünfköpfige Projektteam über 70.000 Artikeldaten. Nur ein knappes halbes Jahr später waren alle Kataloge in Quanos verfügbar und alle Schnittstellen eingerichtet.
Im März 2024 startete der Rollout bei Stephan Machinery und Terlet, der etwas mehr Zeit in Anspruch nahm. Der Grund: Da viele Daten in Windows-Ordnern organisiert waren und Standardarbeitsanweisungen fehlten, waren die Vorarbeiten wesentlich aufwendiger. „Das Bottleneck war allerdings nie Quanos, das Team hat uns immer perfekt unterstützt“, sagt Stefan Hummel, der stolz darauf ist, dass sein Team trotz aller Hürden heute auf sauberen Daten aufbauen kann.
Seit Mai 2025 können die Servicemitarbeiter in der Servicewelt von ProXES endlich auf insgesamt 13.000 Kataloge von FrymaKoruma, Stephan Machinery und Terlet zugreifen. Die Daten reichen zurück bis ins Jahr 2013. Zwar baut das Unternehmen bereits seit über 70 Jahren Maschinen. Aus Kosten-Nutzen-Gründen entschied man jedoch, alle Daten ab der Einführung von SAP im Jahr 2012 zu importieren, um die Komplexität beherrschbar zu machen.
Mehr Zeit für Kunden und mehr Umsatz
Mit dem Ergebnis ist nicht nur Stefan Hummel zufrieden: „Das System ist für uns nicht mehr wegzudenken, unsere Standorte schätzen SIS.one sehr.“ Die Servicetechniker von ProXES können beim Kunden direkt auf Zeichnungen und Stücklisten zugreifen und bei Wartungen oder Reparaturen schneller Ergebnisse liefern. „Dadurch hat sich unsere First-Time-Fix-Rate dramatisch erhöht“, sagt Hummel.
Die Techniker haben jetzt außerdem mehr Zeit für proaktive Kundensprache und können sich auf Umsatzwachstum konzentrieren. Für mehr Umsatz bei weniger Aufwand soll auch die HMI-Integration sorgen, über die Kunden Ersatzteile direkt über das Display der Maschine ordern können.
Auch intern hat die Implementierung von Quanos SIS.one für Verbesserungen gesorgt. „Das Projekt hat uns geholfen, unsere zerklüftete Softwarestruktur zu konsolidieren“, berichtet der Serviceleiter. Dank moderner Schnittstellen und Automatisierungen wird jede neue Maschine automatisch in SIS.one angelegt.
Durch die bei der Implementierung durchgeführte Klassifizierung produziert SIS.one jetzt außerdem automatisch Ersatzteilkits. „Das gab es vorher schlicht nicht bei uns und wir mussten jede Wartungsstückliste mit Angebot und Bestellung manuell anlegen. Heute erhalten wir das alles mit einem Mausklick“, sagt Stefan Hummel.
Ergebnisse seit Einführung von Quanos SIS.one:
- 6-mal mehr Effizienz: Angebote können in 15 Minuten statt 1,5 Stunden und nahezu ohne ERP-Eingabe erstellt werden
- Zeitersparnis: Tochtergesellschaften gewinnen im Schnitt 1,5 Tage Zeit
- Usability: Onboarding neuer Mitarbeiter dauert dank der nutzerfreundlichen Oberfläche von SIS.one nur 15 Minuten
- Umsatzsteigerung: 12 % jährliches organisches Wachstum im globalen Service in nur 2 Jahren und bei gleicher Teamstärke
- Hoher ROI durch eine Lösung für alle Marken
Erfolgsfaktoren: So gelingt die Optimierung von Serviceprozessen
Mit der Einführung von Quanos SIS.one als zentrale Lösung für Serviceinformationen und Ersatzteilkataloge konnte ProXES die bisher heterogenen Prozesse und Systeme weltweit schneller, robuster und einheitlich gestalten.
Für Serviceverantwortliche, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen wie er, hat Stefan Hummels folgende Learnings:
- Ein eingespieltes, motiviertes und gut vorbereitetes Team und ein klares internes Projektmanagement sind Erfolgsfaktoren, die Verantwortliche nicht unterschätzen sollten.
- Digitalisierungsprojekte bauen auf Daten auf. Unternehmen sollten ihre Datenqualität deshalb frühzeitig prüfen und optimieren, zum Beispiel im Rahmen eines Vorprojekts – das kann je nach Projekt einige Monate sparen.
- Das Digitalisieren und Synchronisieren von Prozessen und Systemen ist eine Teamaufgabe, für die Unternehmen oft externe Unterstützung brauchen. Projektleiter sollten deshalb darüber nachdenken, externe Partner wie Experten für ERP-Schnittstellen oder Übersetzer zu nutzen und diese gezielt einbinden.
ProXES GmbH
„Quanos SIS.one hat uns geholfen, unsere zerklüftete Softwarestruktur zu konsolidieren und vorhandenes Wissen für den Service leichter zugänglich zu machen. Unsere Servicestandorte können den Kunden jetzt schnellere und bessere Antworten geben und arbeiten dank der automatisierten Angebotserstellung deutlich effizienter. Das ist eine große Erleichterung und ein echter Motivationsschub für das Team.“
Maschinen und Anlagenbau