Effizienz-Tools für den After-Sales: So arbeitet Ihr Team zeitsparend
Der Fachkräftemangel wird sich in Zukunft weiter verschärfen. Wie schaffen es Unternehmen, dem bestehenden Team Arbeit abzunehmen? Die Lösung liegt in der Digitalisierung. Im After-Sales & Service sorgen Ersatzteilkataloge und Service-Informationssysteme für mehr Effizienz. Erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Trotz schwacher Konjunktur fehlen in Deutschland Fachkräfte. 28 Prozent der befragten Unternehmen gaben 2025 in einer ifo-Konjunkturumfrage an, nicht ausreichend qualifizierte Arbeitskräfte zu finden. In der Industrie war jedes fünfte Unternehmen betroffen. Aufgrund des demografischen Wandels dürfte sich das Problem in Zukunft weiter verschärfen.
Auch im Bereich After-Sales kämpfen Unternehmen mit den Folgen des Fachkräftemangels. Hinzu kommt: Viele Maschinenbauer sind dazu übergegangen, die Leistung ihrer Produkte zu verkaufen statt die Produkte selbst. Damit verlagert sich der Arbeitsaufwand von den Anlagenbetreibern zu den Herstellern. Doch wenn Fachkräfte für Service, Wartung und Instandhaltung fehlen, sind die Ressourcen in den Serviceabteilungen schnell aufgebraucht.
Ein weiteres Problem neben dem Fachkräftemangel: Die Prozesse im Service sind in vielen Unternehmen nicht auf Effizienz optimiert, die notwendigen Informationen nicht an einer Stelle zentral gebündelt und aktuell verfügbar.
Wie sieht Informationsbeschaffung für Servicetechniker typischerweise aus?
In der Praxis haben es Servicetechniker oft nicht leicht, an Informationen zu gelangen, wie das folgende Beispiel zeigt:
- Auf der Suche nach einem Ersatzteil für eine Maschine schickt der Techniker ein Foto des Bauteils per E-Mail oder per WhatsApp an die Kollegen im Büro. Bevor er seine Arbeit fortsetzen kann, muss er auf Antwort warten.
- Nun sind die Kollegen im Büro ihrerseits mit der Suche nach dem passenden Ersatzteil beschäftigt. Sie müssen ihre eigenen Aufgaben ruhen lassen. Einige Programme, in denen Service-Informationen stecken, erfordern aufgrund langer Ladezeiten viel Geduld.
- Besonders schwierig wird es, wenn keine Informationen darüber vorhanden sind, ob die Maschine schon einmal gewartet wurde oder wenn sich die gesuchten Informationen auf mehr als ein System verteilen.
All diese Schritte und Herausforderungen kosten wertvolle Zeit. Das bremst nicht nur den Service aus, sondern auch die Kunden von Maschinen- und Anlagenbauern. Ausfallzeiten erhöhen sich und die Kundenzufriedenheit sinkt.
Mehr Effizienz mit den richtigen Tools im After-Sales & Service
Die Digitalisierung bietet die Chance, Mitarbeiter im Arbeitsalltag zu entlasten und Prozesse zu beschleunigen. Im After-Sales stehen die passenden Werkzeuge bereit. Dazu gehören Software-Lösungen, die das Ersatzteilmanagement vereinfachen und Serviceinformationen digital bereitstellen. Die Vorteile: Die Bearbeitungszeiten sinken, die Teamzusammenarbeit gelingt nahtlos und Service-Einsätze lassen sich effizient planen und durchführen. Um die richtige Software auszuwählen, helfen Ihnen die folgenden Fragen:
- Welche Ressourcen sind notwendig, um das neue Tool einzuführen?
- Was benötigen Mitarbeiter in einzelnen Abteilungen, um ihre Arbeit selbst bei nicht ausreichender Teamstärke erledigen zu können? Hier hilft eine Liste mit den Mindestanforderungen.
- Was ist in Bezug auf die Datensicherheit zu beachten? Die eingesetzte Software muss gerade in kritischen Bereichen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.
- Erfüllt das Tool mehr als nur einen Zweck? Im Idealfall wählt das Management eine Software, die verschiedene Bereiche des Unternehmens vernetzt und als Basis für neue Geschäftsmodelle dient.
- Wie leicht lässt sich die Software verwenden? Je intuitiver sie ist, desto niederschwelliger der Einstieg und desto höher ist die Akzeptanz neuer Programme und Apps bei den Mitarbeitern.
Welche Anforderungen die Mitarbeiter in After-Sales & Service an Software stellen
Bei der Auswahl sollten Sie nicht außeracht lassen, was Mitarbeiter benötigen, um effizient mit einer Software arbeiten zu können.
Einfacher Zugriff auf Informationen
Servicetechniker sind immer auf Achse. Vor Ort bei ihren Kunden können sie ihre Arbeit am besten erledigen, wenn ihnen Informationen über Maschinen, Ersatzteile und Komponenten direkt zur Verfügung stehen.
Remote Worker benötigen Technologien wie Augmented Reality, um ihre Kunden bestmöglich und ortsunabhängig zu unterstützen. Auch hier spielt der Zugriff auf verschiedene Serviceinformationen eine große Rolle.
Auf digitale Ersatzteilkataloge und Service-Informationssysteme greifen Servicetechniker rund um die Uhr und remote zu. So ist gewährleistet, dass kein Leerlauf entsteht und die Daten im System stets aktuell sind.
Vernetzte Informationen
Informationen für den Service stehen heute an verschiedenen Stellen im Unternehmen bereit und werden für immer mehr Abteilungen und auch für die Kunden relevanter. Damit Servicetechniker und Supportmitarbeiter keine Zeit mit der Suche nach Daten oder dem Abgleich widersprüchlicher Informationen verschwenden, müssen Datenquellen wie ERP-Systeme, Webshops und Online-Ersatzteilkataloge miteinander verbunden sein. Die richtige Software und ein intelligentes Datenmanagement ermöglichen es, Informationen zusammenzuführen und sie stets aktuell zu halten.
Intuitive Suchfunktionen
Eine Software für den Service erleichtert die Arbeit nur dann, wenn die gesuchten Informationen ohne Umwege gefunden werden können. Idealerweise müssen die User keine seitenlangen Anleitungen lesen, um beispielsweise einen digitalen Ersatzteilkatalog durchsuchen zu können. Durchdachte User Interfaces und selbsterklärende Funktionen bringen die Servicetechniker oder den Kundensupport auf dem schnellsten Weg zu den gesuchten Maschinen- oder Ersatzteilinformationen.
Intelligente Assistenzfunktionen
Künstliche Intelligenz, Algorithmen und Chatbots sorgen im Consumer-Bereich bereits dafür, dass Online-Shopper schneller ihr gewünschtes Produkt finden und den Verkäufer mit einem Klick auf den Kaufen-Button belohnen. Moderne Assistenten greifen auch Servicetechnikern unter die Arme und sind eine echte Arbeitserleichterung.
Zeit sparen mit dem interaktiven Ersatzteilkatalog
Die einfachste Möglichkeit, Service-Teams fokussiertes und effizientes Arbeiten zu ermöglichen, ist ein interaktiver Ersatzteilkatalog. Darin lassen sich Auftragsstücklisten mit Servicefokus und Zeichnungen aus PDM- oder CAD-Systemen zusammenführen. So finden Servicetechniker auf Anhieb die Informationen, die sie für die schnelle Lösung von Kundenproblemen benötigen.
Was passiert mit den vorhandenen Daten beim Einsatz eines Ersatzteilkatalogs?
- Daten aus verschiedenen Systemen werden über Schnittstellen importiert und bei Bedarf mit Data-Optimizern strukturiert.
- Das Know-how bleibt in den Quellsystemen – bei der Übertragung steht die Sicherheit an erster Stelle, damit die Daten unbeschadet ausgelesen und verarbeitet werden können.
- Der Ersatzteilkatalog erzeugt keine Parallelwelt, die eine doppelte Datenpflege erfordert. Vielmehr entsteht ein „lebendes“ System. Bestehende Daten werden darin mithilfe von Algorithmen optimiert und stets aktuell gehalten. [KS1]
Im Vergleich zu einigen komplexen Tools anderer Abteilungen hat der digitale Ersatzteilkatalog viele Vorteile: Er ist intuitiv bedienbar und lässt sich in der Regel schon nach kurzer Zeit nutzen. Programmieraufwand und umfangreiche Schulungen sind nicht notwendig. Da in vielen Unternehmen die meisten Informationen grundsätzlich bereits verfügbar sind, ist die erste Version im Handumdrehen erstellt.
Schon mit dem ersten erstellten Ersatzteilkatalog sparen Servicetechniker kostbare Zeit, die sie ansonsten mit Suchen verbringen müssten. Die Investition rechnet sich deshalb von Anfang an. Selbst bei einer rasant wachsenden Anzahl an Serviceanfragen sind keine steigenden Kosten für Ersatzteilkataloge zu befürchten.
[KS1]Wenn dir der Abschnitt zu detailliert ist, könnten wir ihn auch löschen.
Volle Funktionalität mit dem Digital Twin für After-Sales & Service
Für Unternehmen, die nicht nur die Folgen des Fachkräftemangels lindern wollen, sondern auch mitten in der digitalen Transformation stecken, lohnt sich die Einführung multifunktionaler Software. Ein Beispiel dafür ist Quanos InfoTwin. Die modulare und standardisierte Cloud-Lösung vernetzt Informationen aus Technischer Dokumentation, Ersatzteilmanagement und anderen Quellen. Daraus wird ein Digital Twin für After-Sales & Service erzeugt.
Quanos InfoTwin ist einfach zu bedienen und bietet verschiedene Effizienzvorteile für eine höhere Produktivität:
- Neue Mitarbeiter lassen sich schneller einlernen.
- Daten stehen immer und überall bereit und sind dennoch vor Fremdzugriff geschützt.
- Der Abgleich mit anderen Systemen im Unternehmen sorgt für eine stets aktuelle Datenbasis.
- Verständliche Funktionen und übersichtliche Nutzeroberflächen erleichtern die Arbeit.
- Suchfunktionen und smarte Assistenten sparen Servicemitarbeitern Zeit.
Mit dem Quanos InfoTwin schaffen Sie eine moderne und zukunftssichere Arbeitsumgebung für Ihr Team im After-Sales & Service. Der niederschwellige Einstieg in die Cloud-Lösung sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter von Tag 1 an von mehr Effizienz profitieren, sich wieder den Wünschen der Kunden widmen und das Serviceangebot weiter ausbauen können.
