5 Trends in der Technischen Dokumentation: Was 2025 auf Redaktionen zukommt

Digitalisierung, Verordnungen, Auftragsflaute: Bewegte Zeiten für Maschinenbauer

Die aktuelle Wirtschaftslage macht Herstellern zu schaffen. Doch trotz fehlender Aufträge haben Technische Redaktionen in den kommenden Monaten alle Hände voll zu tun – etwa mit neuen Verordnungen und Technologien.

Insbesondere mit folgenden Trends sollten sich Technikredakteure jetzt beschäftigen, um nach der konjunkturellen Schwächephase durchstarten zu können.

Trend #1:
KI verbessert Effizienz in der Technischen Dokumentation

Streng genommen ist Künstliche Intelligenz (KI) in der Technischen Redaktion kein Trend, sondern gekommen, um zu bleiben. Trotzdem führt sie unsere Liste an, denn aufgrund der neuen KI-Verordnung und wachsender Nutzungsmöglichkeiten könnte 2025 ein spannendes KI-Jahr werden.

Status quo bei KI in Technikredaktionen

Die Vorteile von KI-Tools sind bekannt – sie reichen von der Automatisierung repetitiver Aufgaben bis hin zur Möglichkeit, verborgenes Wissen in der Technischen Dokumentation sichtbar zu machen.

Wie die Tekom berichtet, stehen Technischen Redaktionen immer mehr KI-Funktionen zur Verfügung, um Content zu generieren oder bestehende Inhalte zu optimieren. Kurz- und mittelfristig geht es darum, Anwendungen wie KI-Übersetzungen oder KI-gestützte Content Delivery in Redaktionsprozesse zu integrieren. Eine Voraussetzung dafür sind hochwertige Daten.

Datenqualität als Herausforderung – Dokumentation als Lösung

Für viele Unternehmen stellt die Datenqualität eine der größten Hürden bei der KI-Implementierung dar. Deloitte empfiehlt deshalb, dort zu starten, wo bereits eine solide Datengrundlage vorhanden ist – zum Beispiel bei der Technischen Dokumentation. So schaffen viele US-Hersteller bessere Kundenerlebnisse, indem sie KI-basierte Servicehandbücher und Augmented Reality für mehr Effizienz bei Fernwartungen kombinieren.

So können Sie Ihre KI-Projekte 2025 vorantreiben

Neben einer guten Datenbasis benötigen Sie für Ihre KI-Projekte Softwarelösungen, die KI-Funktionen unterstützen. Bei Quanos sind das unter anderem folgende:

• Metadaten automatisieren: Mit dem ST4 AI Jetpack hebt Ihre Effizienz bei der Metadatenvergabe ab. Die Cloud-basierte KI-Lösung für SCHEMA ST4 analysiert Ihre Inhalte und generiert passgenaue, fehlerfreie Metadaten.
• Content optimieren: Der ST4 AI Writer schlägt Ihren Autoren beim Verfassen von Betriebsanleitungen Formulierungen vor oder hilft, Inhalte zu strukturieren. Das reduziert manuelle Arbeit und steigert die Effizienz in der Redaktion.
• Textbausteine nutzen: Damit Technikredakteure Textbausteine wiederverwenden können, identifiziert der ST4 Redundancy Checker geeignete Inhalte. Das senkt Übersetzungskosten und vermeidet Redundanzen, damit Sie Legacy-Daten effizienter migrieren können.

KI schafft neue Aufgaben für Technische Redakteure

Für einen sicheren KI-Einsatz hat die EU 2024 die weltweit erste KI-Verordnung verabschiedet. Darin ist unter anderem geregelt, dass die Technische Dokumentation auch für KI-Systeme zur Pflicht wird.

Unternehmen mit eigenen Lösungen müssen also je nach KI-Risikostufe Dokumentationen dafür erstellen, die unter anderem für behördliche Prüfungen relevant sind. Daraus ergeben sich spannende neue Aufgabenfelder für Technikredaktionen.

Trend #2:
Zentrale Plattformen vereinfachen die kollaborative Dokumentation

Cloud Computing ist laut Bitkom auf dem besten Weg, die Business-IT-Landschaft zu dominieren: In Deutschland setzen bereits 81 Prozent der Unternehmen darauf. Neben Kosteneinsparungen und der digitalen Transformation ist die Umstellung auf Plattformen und Software-as-a-Service einer der Hauptgründe dafür.

Auch Technische Redaktionen arbeiten zunehmend mit Plattformen und nutzen digitale Systeme als Single Source of Truth für ihre Daten. Das hat den Vorteil, dass Funktionen und Services jederzeit ergänzt werden können und hilft Redakteuren, noch besser zusammenzuarbeiten.

Trend #3:
Barrierefreiheit macht Dokumentationen für alle zugänglich

Maschinen und Anlagen werden immer komplexer. Deshalb müssen Technische Redakteure ihre Inhalte so gestalten, dass sie für Maschinenbediener und Servicetechniker leicht verständlich und zugänglich bleiben.

Usability wird 2025 noch relevanter werden, denn ab Juni gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Davon sind in erster Linie B2C-Unternehmen betroffen. Doch auch Industriebetriebe müssen dann bestimmte Produkte, Mensch-Maschine-Schnittstellen und Technische Dokumentationen barrierefrei gestalten.

Neben gesetzlichen Vorgaben erfüllen Sie damit auch Nutzerbedürfnisse:

• Leicht verständliche Sicherheitsrichtlinien und Bedienungsanleitungen tragen dazu bei, sichere Arbeitsumgebungen zu schaffen.
• Verständliche Informationen helfen global aufgestellten Teams, Sprachbarrieren abzubauen.
• Mit einfacher Sprache in der Technischen Dokumentation positionieren Sie Ihr Unternehmen als inklusiven Arbeitgeber oder ermöglichen Quereinsteigern ein schnelleres Onboarding.

Die Digitalisierung unterstützt Sie dabei, Ihre Dokumentation barrierefrei zu gestalten und die Usability Ihrer Informationen zu verbessern – zum Beispiel mit leicht verständlichen Grafiken und Videos oder Technologien wie Virtual und Augmented Reality.

Trend #4:
Dokumentiertes Wissen mildert Folgen des Fachkräftemangels

Der Maschinenbau hat ein Nachwuchsproblem: In den letzten zehn Jahren ist die Zahl der Studienanfänger um 45 Prozent gesunken. Der ausbleibende Nachwuchs und der Verlust von Fachwissen durch den Generationswechsel werden Unternehmen auch 2025 beschäftigen.

Technische Redakteure können die Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützen, indem sie Wissen in digitalen Systemen dokumentieren, bevor es mit langjährigen Fachkräften in den Ruhestand geht. Mit modernen Softwarelösungen lässt sich Wissen so aufbereiten und managen, dass es für alle leicht zugänglich und interaktiv nutzbar ist.

H3: Wie entwickelt sich die Arbeit von Fachkräften in der Technischen Redaktion?

Aktuellen Berichten zufolge bleibt der Bedarf an Technikredakteuren hoch. Was sich jedoch verändert, sind ihre Aufgaben. So werden das Management von Informationen und Prozessen sowie die Qualitätssicherung von KI-erstellten Inhalten eine größere Rolle spielen. Außerdem brauchen Technische Redakteure künftig bessere IT-Fähigkeiten und Know-how für Prompt Engineering.

Trend #5:
Digitalisierung steigert Nachhaltigkeit und Effizienz in Redaktionen

Der Nachhaltigkeitstrend ist ungebrochen. Trotz der konjunkturellen Herausforderungen unterstützen 85 Prozent der deutschen Unternehmen die Energiewende. Dazu tragen auch Technische Redaktionen bei: Mit papierlosen Prozessen, digitalen Handbüchern und energieeffizienten Publikationssystemen helfen sie, den ökologischen Fußabdruck zu verringern.

Nachhaltigkeit in der Technischen Dokumentation bedeutet aber nicht nur Verzicht auf Papier. Dazu gehört auch, Inhalte zeitlos und langlebig zu gestalten. Redaktionen senken außerdem durch intelligente Suchfunktionen und effizientes Versionsmanagement den Energieverbrauch.

Jetzt handeln und Trends schneller adaptieren

Viele der vorgestellten Trends werden auch über das Jahr 2025 hinaus relevant bleiben. Mit flexiblen Softwarelösungen ist Ihr Redaktionsteam in der Lage, schneller auf neue Gesetze, Konjunkturschwankungen, veränderte Nutzerbedürfnisse und den technologischen Fortschritt zu reagieren.

Quanos unterstützt Sie mit Expertise und Softwarelösungen heute und in Zukunft dabei, am Puls der Zeit zu bleiben.

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