Technische Redaktion 4.0: Wie BERNINA, Bühler und Miele smarte Informationsstrukturen aufbauen

Um die Vision und die Ziele Ihrer Projekte noch besser zu verstehen, möchte ich Sie fragen: Warum haben Sie entschieden, diese Projekte zu starten?

Mirko Trepzik: Unser Ziel bei Bernina war es, Informationsbrücken zu bauen. Oft arbeiten Abteilungen isoliert voneinander, und die Technische Dokumentation war lange eine Insel für sich. Wir wollten die Silos aufbrechen und durch bessere Vernetzung sicherstellen, dass alle relevanten Informationen in einem Datenpool zusammengeführt werden. Der Gedanke dahinter ist, dass wir als Technische Redaktion Informationen nicht nur produzieren, sondern auch für die gesamte Organisation als interner Dienstleister aufbereiten. 

Das heißt, die Dokumentation ist nicht mehr nur reaktiver Dienstleister, sondern aktiv in den Informationsfluss integriert. Herr Ott, wie sah Ihre Motivation aus? 

Daniel Ott: Wir wollten weg von einem unstrukturierten Ansatz, bei dem jeder Standort seine eigenen Informationsquellen pflegt. Bei rund 130 bis 180 Anleitungen pro Jahr allein im Bereich Grains & Foods, war es enorm schwierig, den Überblick zu behalten. Eine Single Source of Truth war der logische Schritt, um die Effizienz zu steigern und die Konsistenz sicherzustellen. Dies schafft die Grundlage für zukünftige Entwicklungen, wie etwa der Digital Twin unserer Maschinen. 

Also ging es bei Ihnen um das Lösen von Informationsflut und Redundanzen. Herr Kavermann, welche Ziele verfolgen Sie? 

David Kavermann: Wir haben erkannt, dass die Bedürfnisse unserer Kunden heute ganz anders sind als noch vor einigen Jahren. Wir wollten kontextabhängige und interaktive Informationen bereitstellen, die dem Kunden genau dann weiterhelfen, wenn er sie benötigt. Dies war unser Antrieb für den Wandel hin zu einem digitalen Informationsmanagement, bei dem traditionelle Anleitungen in digitale Erlebnisse umgewandelt werden. 

Nun haben Sie alle von großen Zielen gesprochen. Aber wie genau haben Sie diese Visionen in die Praxis umgesetzt?

Mirko Trepzik: Wir sind Schritt für Schritt vorgegangen. Der erste Schritt war, die internen Prozesse zu optimieren und eine leistungsstarke Toollandschaft aufzubauen. Dann haben wir uns mit anderen Abteilungen vernetzt und angefangen, die Informationen aus den verschiedenen Bereichen in einen zentralen Datenpool zu überführen. Dies erforderte viel Kommunikation und ein klares Verständnis dafür, welche Informationen wo entstehen und wie sie genutzt werden können. 

Das klingt nach einer intensiven Aufbauarbeit. Herr Ott, wie war der Ablauf bei Bühler? 

Daniel Ott: Auch wir sind schrittweise vorgegangen. Zunächst haben wir in kleinen Meetings die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen zusammengetragen. Daraus entstand das Projekt DICE – Dynamic Interactive Customer Experience – mit dem Ziel, die gesamte Toollandschaft zu vereinheitlichen. Dabei haben wir uns auf gute Daten/Datenbanken konzentriert, um eine solide Grundlage für die Single Source of Truth zu schaffen. 

Herr Kavermann, wie sieht Ihre Herangehensweise bei Miele aus? 

David Kavermann: Wir haben zunächst den IST-Zustand genau analysiert und uns mit Kundenbefragungen ein Bild vom Informationsbedarf gemacht. Anschließend haben wir Szenarien entwickelt, um herauszufinden, wann welche Informationen benötigt werden und wie diese am besten bereitgestellt werden können. Auf dieser Basis haben wir dann die digitale Transformation unserer Dokumentationsprozesse vorangetrieben. 

Es klingt so, als hätten Sie bereits viel erreicht. Was sind die nächsten Schritte?

Mirko Trepzik: Wir wollen die Informationen jetzt noch stärker skalieren und auf die Schwesterfirmen und Niederlassungen ausweiten. Langfristig möchten wir, dass jeder Mitarbeiter auf Knopfdruck die benötigten Informationen erhält. 

Daniel Ott: Unser nächstes Ziel ist die vollständige Integration der Single Source of Truth in den gesamten Produktlebenszyklus, sodass wir Informationen automatisiert für neue Maschinen und Services generieren können. 

David Kavermann: Wir werden die Kundenbedürfnisse weiterhin genau beobachten und unsere digitalen Inhalte stetig anpassen, um eine möglichst personalisiertes Nutzungserlebnis zu bieten. 

Zum Schluss: Welche Tipps haben Sie für Unternehmen, die ähnliche Projekte starten möchten?

Mirko Trepzik: Man sollte unbedingt klein anfangen und auf bereits existierenden Prozessen aufbauen. Netzwerke und ein gutes Change Management sind der Schlüssel. 

Daniel Ott: Ein starkes Management-Backing ist entscheidend. Ohne Unterstützung von oben ist es schwer, große Veränderungsprojekte durchzuführen. Smarte Informationen sind ein wichtiger Bestandteil einer Digitalisierung. 

David Kavermann: Man muss den Kunden immer im Blick behalten und bereit sein, von ihm zu lernen. Letztlich sind seine Bedürfnisse der Maßstab für den Erfolg.

Vielen Dank an alle drei Experten für diesen inspirierenden Austausch!