Mit kontrollierter Sprache effizient dokumentieren

Der Ausdruck „kontrollierte Sprache“ ist gängig, klingt aber etwas schief. Es handelt sich dabei um eine misslungene Übersetzung des englischen „controlled language“, wo „controlled“ die Bedeutung ‚gesteuert, geregelt, reguliert‘, aber auch ‚eingeschränkt‘ hat. Und das trifft es am besten: Die vielfältigen Möglichkeiten, die die Sprache bietet, werden eingeschränkt und (noch stärker) reguliert. Es wird eine Auswahl daraus getroffen, und diese Auswahl ist dann maßgeblich für die Erstellung von Texten und Dokumenten. Eine kontrollierte Sprache ist also nicht etwas ganz neu Erfundenes, sondern lediglich eine definierte Teilmenge einer bestehenden natürlichen Sprache wie Deutsch oder Englisch.

Die Auswahl, die aus der zugrundeliegenden Sprache getroffen wird, ist dabei natürlich nicht willkürlich. Der Zweck einer kontrollierten Sprache ist es, möglichst eindeutige und für die Zielgruppe verständliche Texte zu erstellen. Außerdem sollten sie gut weiterverarbeitet, z.B. übersetzt werden können. Um dieses Ziel zu erreichen, werden Wortschatz und Grammatik sowohl formal als auch hinsichtlich Inhalt und Bedeutung eingeschränkt und standardisiert.

Zu den regulierenden Maßnahmen im Bereich Wortschatz zählen zum Beispiel:

• Festlegung eines zulässigen Vokabulars: Je nach Zählmethode haben natürliche Sprachen wie Deutsch oder Englisch mehrere hunderttausend Wörter – kontrollierte Sprachen dagegen meist nicht mehr als 1000. Oft wird bei der Auswahl häufigen (also bekannten) und kurzen Wörtern der Vorzug gegeben vor selteneren und längeren Wörtern. Fachausdrücke (die erlaubt sind) kommen noch dazu.

• Festlegung der Wortbedeutung: Die Devise lautet hier „ein Wort – eine Bedeutung“. Um das oben genannte Beispiel „sanktionieren“ aufzugreifen: Wir müssten uns also entscheiden, ob „sanktionieren“ in unseren Dokumenten immer ‚gutheißen‘ oder immer ‚bestrafen‘ meinen soll. Oder wir entscheiden uns, dieses missverständliche Wort gar nicht erst in den erlaubten Wortschatz aufzunehmen. Wir setzen es stattdessen sogar auf unsere Liste explizit verbotener Ausdrücke, wo wir aber einen erlaubten Alternativvorschlag anbieten.

• Tilgung von Synonymen: Hier lautet die Devise „eine Bedeutung – ein Wort“. Wenn etwas geschlossen werden soll, heißt das Verb dazu also beispielsweise immer „schließen“ und nicht „zumachen“, „verschließen“, …

Obwohl der Wortschatz durch solche Maßnahmen deutlich eingeschränkt wird, hat sich dieses Vorgehen als ausreichend erwiesen, um Sachverhalte angemessen zu beschreiben. Schließlich kommt es in der Dokumentation nicht auf möglichst abwechslungsreiche Formulierungen an, sondern auf Eindeutigkeit und Konsistenz.

Zu den regulierenden Maßnahmen im Bereich Grammatik zählen zum Beispiel:

• Begrenzung der Satzlänge: Thomas Mann kann einen Satz mit 347 Wörtern publizieren, im Technischen Dokument ist so etwas fehl am Platz. Daher wird die Maximallänge eines Satzes häufig explizit festgelegt.

• Verringerung der syntaktischen Satzkomplexität: Beispielsweise Vermeidung von komplexen Schachtelsätzen oder Vermeidung von Passivkonstruktionen.

• Verringerung der inhaltlichen Komplexität: Jeder Satz soll auf nur einen inhaltlichen Kern beschränkt sein; jeder Schritt einer Handlungsanweisung auf eine Handlung. Jeder Absatz soll sich mit nur einem Thema befassen.

Meist werden für bestimmte Kontexte auch feste Formulierungsvorgaben gemacht, etwa:

• Formulierung von Handlungsaufforderungen: z.B. immer im imperativischen Infinitiv („Tür schließen“) oder immer mit „Sie“-Ansprache („Schließen Sie die Tür“).

• Formulierung von Bedingungen, zielgerichteten Handlungen, Handlungsalternativen etc.: „Drücken Sie den Knopf, um die Tür zu schließen“, „Schließen Sie die Tür, indem Sie den Knopf drücken“, „Wollen Sie die Tür schließen, drücken Sie den Knopf“, „Drücken Sie den Knopf, wenn Sie die Tür schließen wollen“ … Um Einheitlichkeit zu erzielen, kann der Aufbau bis hin zur Konjunktion solcher Sätze festgelegt werden.

• Ähnliches gilt für Warn- und Sicherheitshinweise, Überschriften, Beschreibungen usw.

Besonders für das Englische gibt es kontrollierte Sprachvarianten wie Simplified Technical English (STE), an denen man sich orientieren kann; man kann aber auch hausinterne Regeln nach eigenen Vorstellungen entwickeln. Wie weit man bei der Entwicklung einer kontrollierten Sprache in der Regulierung gehen kann oder muss, ist nirgendwo vorgeschrieben. Möglicherweise ist Ihnen der eine oder andere oben genannte Punkt bekannt vorgekommen, weil Sie einen Redaktionsleitfaden verwenden oder sich mit diesem Thema zumindest schon einmal beschäftigt haben. Tatsächlich umreißt jeder Redaktionsleitfaden, der Festlegungen und Einschränkungen hinsichtlich der sprachlichen Ausdrucksweise verzeichnet, eine mehr oder weniger genau definierte kontrollierte Sprache.

Ein Redaktionsleitfaden ist auch eine Möglichkeit, die Vorgaben der kontrollierten Sprache bekannt zu machen. Um die Einhaltung der Vorgaben zu überprüfen, gibt es darüber hinaus auch spezialisierte Software, sog. Controlled-Language-Checker, und moderne XML-Redaktionssysteme, wie z.B. unser SCHEMA ST4, stellen den Bearbeitern entsprechende Werkzeuge zur Verfügung. So schlägt eine Authoring-Memory-Funktion zulässige Sätze und Formulierungen während der Eingabe vor. Und die Einhaltung beispielsweise des erlaubten Vokabulars, der Satzlänge, des Satzbaus u.a. kann automatisch geprüft und bei Verstößen unmittelbar korrigiert werden.

Weniger ist mehr – die Einschränkung der sprachlichen Ausdrucksmöglichkeiten durch die kontrollierte Sprache führt zu einheitlichen Strukturen und einem definierten Wortschatz. Im Resultat bedeutet das:

• Bessere Lesbarkeit und Verständlichkeit

• Höhere Konsistenz und Eindeutigkeit

• Zeit- und Kostenersparnis bei der Weiterverarbeitung, z.B. durch bessere Übersetzbarkeit und höhere Trefferquoten in Translation-Memory-Systemen.

Wie sehr man auf kontrollierte Sprache setzt, ist damit ein Thema, das für jede Redaktion relevant ist!