Richtig warnen – eine Kunst, die gelernt sein will

Warnungen begegnen uns ja auch im Alltag oft. Allerdings ist es gar nicht so einfach, gut und richtig zu warnen. In einer konkreten Situation reicht im Alltag oft schon ein einfaches „Achtung!“ – und alle wissen Bescheid.

Bei Anleitungen ist das ein wenig komplizierter. Das liegt an mehreren Dingen. Zum einen ist die Gefahr oft nicht so offensichtlich wie in Alltagssituationen. Dass der Fön mit Strom betrieben wird, ist uns zwar klar. Die meisten wissen auch, dass die Kombination aus Strom und Wasser nicht wirklich gesund ist. Weil wir den Strom aber nicht sehen, nehmen wir vielleicht dann doch den Fön mit unter die Dusche. Deshalb müssen wir auch und besonders vor Gefahren warnen, die man auf den ersten Blick nicht erkennt.

Außerdem wissen wir bei Anleitungen normalerweise nicht sehr genau, wer sie letzten Endes lesen und verwenden wird. Im Alltag können wir gut einschätzen, bei wem ein einziges Wort als Warnung ausreicht und bei wem eine längere Erklärung angesagt ist. Hinzu kommt ein weiteres Problem: Bei einer Anleitung merken wir nicht, ob unser Gegenüber die Warnung auch verstanden hat. Oder - im schlimmsten Fall - merken wir es erst, wenn es zu spät ist und der Schaden schon passiert ist. Deshalb müssen wir bei Warnungen in Anleitungen sicherstellen, dass auch wirklich alle wesentlichen Punkte gesagt sind. Welche Gefahr droht da? Was könnte passieren? Wie gefährlich ist das? Und was lässt sich dagegen tun? Wenn man genauer darüber nachdenkt, merkt man, dass so etwas Einfaches wie eine Warnung dann letzten Endes doch recht komplex werden kann.

Besonders auffällig sind Warnungen in Anleitungen, wenn sie in Form von optisch hervorgehobenen Kästen dargestellt werden. Das sind – fachlich korrekt bezeichnet – die sogenannten "Warnhinweise". Für Warnhinweise legt man in Technischen Redaktionen am besten einen expliziten Standard fest. Denn so vergisst man beim Schreiben nicht so leicht wichtige Dinge, und wenn man die fertige Anleitung Korrektur liest, erkennt man leichter, ob etwas vergessen wurde.

Als Grundlage für die Warnhinweise ist in Technischen Redaktion die sogenannte SAFE-Formel sehr beliebt. Die einzelnen Buchstaben dieser Abkürzung stehen jeweils für einen Aspekt des Warnhinweises, der dann auch in dieser Reihenfolge genannt wird. Ausbuchstabiert heißt SAFE dann:

• S: Signalwort Das Signalwort (z. B. „Achtung“, „Warnung“, „Hinweis“) zeigt nicht nur an, dass hier eine Gefahr besteht. Es signalisiert auch, wie groß die Gefahr ist. Das Signalwort wird oft auch durch Icons oder Farbgebung hervorgehoben.

• A: Art und Quelle der Gefahr Danach wir deutlich beschrieben, worin die Gefahr besteht, wodurch sie verursacht wird. Bei unserem Fönbeispiel wäre das etwa „Gefahr durch elektrischen Strom“.

• F: Folgen Was könnte/würde passieren, wenn der Gefahrfall eintritt? Je nach Gefahr können die Folgen unterschiedlich aussehen, im schlimmsten Fall wäre das (wie bei dem Fön in der Dusche) Lebensgefahr.

• E: Entkommen Was muss ich tun, um die Gefährdung zuverlässig zu vermeiden? Manchmal ist das einfach (den Fön nicht mit Wasser in Berührung bringen), manchmal aber auch recht kompliziert. Dann wird dieser Teil in eigenes Kapitel ausgelagert, und in dem Warnhinweis nur auf das Kapitel verlinkt.

Aber auch, wenn man alles richtig formuliert hat, gibt es noch einen wichtigen Punkt zu beachten: Wann ist eigentlich der richtige Zeitpunkt, zu dem man eine Warnung äußern sollte? Die Antwort darauf ist vielschichtig. Denn ob und wann man Warnhinweise einfügt, unterliegt verschiedenen Interessen. Zunächst einmal darf nur gewarnt werden, wenn die Gefahrenquelle unvermeidlich ist. Lässt sich eine Gefahr dadurch ausschließen, dass ein Gerät anders konstruiert wird, dann muss das Gerät umgebaut werden.

Ist das Gerät fertig, dann neigen viele Technische Redakteure dazu, möglichst häufig zu warnen, damit auch wirklich jede denkbare Gefahr ausgeschlossen ist. Das kann allerdings nach hinten losgehen, wenn zum Beispiel die Kunden den Eindruck bekommen, dass ein eigentlich harmloses Gerät hochkomplex und gefährlich ist. Umgekehrt darf eine Warnung aber auch nicht fehlen, wenn sie wirklich nötig ist, manchmal ist ein Warnhinweis sogar durch Normen vorgeschrieben.

In Anleitungen selbst gibt es zwei fest definierte Stellen, an die Warnungen gehören. Die eine Stelle ist gleich zu Beginn der Anleitung in einem eignen Kapitel, das einen Überblick zum Gefahrenpotenzial eines Produktes gibt und zeigt, wie man es trotz vorhandener Restgefahren sicher bedient. Ein solches Kapitel nennt man Sicherheitskapitel – und die Warnungen darin bezeichnet man fachlich korrekt als "Sicherheitshinweise". Sie sind oft ausführlicher formuliert und weniger stark standardisiert als die Warnhinweise nach der SAFE-Formel.

Die andere passende Stelle für Warnungen ist überall dort im Dokument, wo man die Nutzer zu konkreten Handlungen anweist, ganz typisch in den Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Wichtig dabei ist, dass eine Warnung rechtzeitig kommt, also bevor man einen potenziell gefährlichen Handlungsschritt ausführt. Das ist die Domäne der Warnhinweise, die wir oben besprochen haben. Konzentrierte, situative Impulse für den Nutzer einer Anleitung, genau jetzt sehr vorsichtig und umsichtig vorzugehen.

Da in derselben Anleitung oft dieselbe Gefahr bei verschiedenen Handlungen auftritt, bedeutet das auch, dass derselbe Warnhinweis mehrfach in Dokumenten vorkommt. Das ist mit einer gelungenen Modularisierung und einem Component Content Management System wie SCHEMA ST4 eine leicht zu meisternde Herausforderung. Für den Technischen Redakteur liegt die Herausforderung weiterhin darin zu entscheiden: "Wo muss ich warnen und in welcher Form? Und neige ich vielleicht gerade dazu, es mit meinen Warn-Impulsen zu übertreiben?"

Von weiteren Blogartikeln bis zu einem kostenlosen Webinar haben wir für Input über Warnhinweise für alle Sinne gesammelt. Sie finden diese auf unserer weiterführenden Seite zum Thema.

Mehr über Warnhinweise in der Technischen Doku