Vernetzt: Wie Sie mit Ihrem XML-Redaktionssystem den Datenaustausch erleichtern

Ein Component-Content-Management-System (CCMS) wie SCHEMA ST4 innerhalb der Technischen Redaktion zu verwenden, bietet bereits eine Vielzahl von Vorteilen, wie wir in diesem Beitrag gesehen haben. Mit der Anbindung an Systeme für das Übersetzungs- und Terminologiemanagement oder auch die Sprachkorrektur lässt sich ein XML-Redaktionssystem in seinen Funktionalitäten leicht erweitern.

In der Vernetzung mit anderen Systemen innerhalb Ihres Unternehmens können Sie einen noch größeren Nutzen aus dem Einsatz eines CCMS ziehen. Daten lassen sich automatisiert austauschen, sodass alle Abteilungen auf dem aktuellen Stand sind. Das beugt Fehlern vor, steigert somit die Datenqualität und reduziert Haftungsrisiken. Außerdem sparen Sie Kosten, denn die Datenverwaltung und -bearbeitung erfolgt nicht an mehreren Stellen. Aufwendige Aufgaben wie die Eingabe von Informationen in ein System müssen nicht manuell erledigt werden, sondern geschehen automatisch. Prozesse werden so stark beschleunigt. Mit den folgenden Systemen lässt sich ein CCMS unter anderem verbinden.

Product Informationen Management (PIM): Alle Produktdaten immer aktuell

In einem PIM-System werden produktbezogene Daten gespeichert. Meist liegt die Hoheit über das Product Information Management in der Entwicklungsabteilung. Durch eine Anbindung an das CCMS fließen Daten zum Produkt ins Redaktionssystem, sodass der Technische Redakteur diese zur Erstellung der Dokumentation nutzen kann. Es ist also nicht mehr notwendig, die Daten bei den Kollegen in der Entwicklungsabteilung anzufragen oder sie sich aus dem PIM-System zu kopieren. Umgekehrt profitiert auch die Entwicklung von einer Anbindung, da sie mithilfe des CCMS unkompliziert Dokumente erstellen kann, zum Beispiel Datenblätter.

Web-CMS: Technische Dokumente einfach veröffentlichen

Nicht jeder Kunde hebt Betriebsanleitungen auf. Dann ist es bequem, online darauf zugreifen zu können, wenn sie benötigt werden. Auch viele Servicetechniker schätzen den digitalen Zugriff auf technische Dokumente. Durch die Vernetzung des CCMS mit dem unternehmensinternen Web-CMS können Inhalte aus der Technischen Dokumentation leicht online gestellt werden – eine Funktionalität, die auch SCHEMA ST4 bietet. Auch Aktualisierungen sind unkompliziert realisierbar. Das Marketing kann Inhalte aus der Technischen Redaktion darüber hinaus für Unterlagen, die Werbezwecken dienen, verwenden.

CRM und ERP: Bestellinformationen einfach erhalten

Welches Produkt, welche Maschine hat der Kunde in welcher Spezifikation beauftragt? Die Bestelldaten, gespeichert im Customer-Relation-Management- bzw. im Enterprise-Resource-Planning-System, geben darüber Auskunft. Während eine CRM-Software vor allem Vertrieb und Marketing zur Stärkung der Kundenbeziehung dient, lassen sich mit einem ERP-Tool unternehmensinterne Prozesse planen. Oftmals ist ein CRM- Teil des ERP-Systems.

Besonders im Sondermaschinenbau kann es nützlich sein, wenn das Redaktionssystem auf die Bestelldaten zugreifen kann. Technischen Redakteuren wird so die Informationsbeschaffung erleichtert. Anhand der genauen Spezifikation können sie dann eine Betriebsanleitung individuell für den Kunden erstellen, ohne die Daten erst aus dem ERP- oder CRM-System abtippen oder sie bei Kollegen anfragen zu müssen.

Fazit: Ein XML-Redaktionssystem ist keine Insellösung

Auch wenn die Aufgabe in Sachen IT zunächst komplex erscheinen mag: Unternehmen sollten sich damit auseinandersetzen, wie sie die digitale Vernetzung intern voranbringen können. Wird ein CCMS mit anderen Systemen verbunden, profitieren davon nicht nur Redakteure, sondern unter anderem auch Marketing und Entwicklung. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.