Von KI bis Cloud: 5 Trends, die die Technische Dokumentation bewegen

Viele Redaktionssysteme am Markt sind über die Jahre gewachsen. Neue Funktionen kamen hinzu, die Software wurde immer umfangreicher und komplexer. Was blieb, war die Optik. Lange Zeit erfüllten Software-Anbieter auf diese Weise die Kundenerwartungen.

Doch mit der Zeit haben sich die Anforderungen der Anwender verändert. In ihrem zeitgetriebenen Alltag zählt für Technische Redakteure nicht mehr nur, was eine Software kann, sondern auch, wie einfach sie sich nutzen lässt:

• Wie leicht finde ich mich zurecht?
• Kann ich nach einer kurzen Einführung eigenständig arbeiten?
• Kann ich die Software als Quereinsteiger und Reviewer ohne Hürden verwenden?
• Hat das Redaktionssystem einen modernen Look und ist visuell ansprechend?

Das bedeutet: Redaktionssysteme, die Kunden begeistern, überzeugen nicht nur mit einem großen Funktionsumfang. Sie bieten auch eine gute User Experience (UX), um so den Arbeitsalltag von Technischen Redakteuren zu erleichtern.

90 Prozent aller Unternehmen in Deutschland nutzten 2025 Cloud-Anwendungen, wie der Branchenverband Bitkom in einer Umfrage herausfand. Zukünftig komme kein Unternehmen mehr ohne Cloud aus. Dabei wünscht sich die Mehrheit Anwendungen aus Deutschland oder Europa, um eine Abhängigkeit von US-Anbietern zu vermeiden.

Dieser Trend zur Cloud ist auch bei Redaktionssystemen angekommen. Und das nicht ohne Grund, denn die Cloud für die Technische Dokumentation bietet viele Vorteile:

• Sie benötigen keine eigene IT-Infrastruktur – ein Vorteil besonders in Zeiten des Fachkräftemangels.
• Das Redaktionssystem ist schnell einsatzbereit und im Anschluss immer up to date.
• Mit der Wahl des richtigen Software-Anbieters können Sie darauf vertrauen, dass die Software hohe Verfügbarkeit und Sicherheit garantiert.
• Sie profitieren von planbaren Ausgaben und verzichten auf eine hohe Einmalinvestition.
• Die Software ist 24/7 von überall aus verfügbar, was Remote- und Teamwork erleichtert.

Aktuell helfen KI-unterstützte Funktionen in Redaktionssystemen, einzelne Aufgaben aus der Technischen Redaktionen effizienter zu bewältigen, zum Beispiel:

• automatisierte Vergabe von Metadaten
• Texterstellung
• Textkorrekturen und Einhaltung der Terminologie-Vorgaben
• Übersetzungen

Aber wie wäre es, wenn Ihr Redaktionssystem Sie noch stärker unterstützen würde?

• Wenn es beispielsweise Inhalte zu Produktvarianten eigenständig zusammenstellt, ohne dass Sie über eine Filterfunktion die richtigen Inhaltsbausteine auswählen müssen?
• Wenn es Layouts nicht nur anpasst, sondern auch definiert und gleich eigenständig alle Änderungen übernimmt?
• Oder dass es über die derzeitigen Automatisierungsmöglichkeiten hinaus komplexe Workflows KI-gestützt übernimmt?

Dies alles ist keine ferne Zukunftsvision, sondern könnte schon bald Realität sein.

Ein zukunftssicheres Redaktionssystem beschränkt sich nicht auf KI-Assistenz. Es schafft die technische Grundlage, damit Künstliche Intelligenz Teilprojekte eigenständig übernimmt.

Gleichzeitig verändert sich die Rolle von Redakteuren – weg von Routineaufgaben hin zur strategischen Steuerung, Bewertung und Überprüfung. Ein Redaktionssystem, das sich diesem Wandel stetig anpasst, ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben als „Human in the Loop“ optimal auszuführen. Es analysiert Daten und bereitet sie so auf, dass Sie Ihre Entscheidungen fundiert treffen.

Mehr erfahren: In unserem Whitepaper zum Thema KI lesen Sie, wie Künstliche Intelligenz von Quanos Dokumentation sowie After-Sales & Service verbessert.

Dank Chatbots finden Produktanwender und Servicetechniker direkt und zu jeder Tageszeit Antworten auf ihre Fragen. Nutzer müssen also weder das Handbuch noch eine Online-Hilfe durchsuchen, um auf das gesuchte Wissen zu stoßen. Insbesondere bei Wartungen und Reparaturen sowie bei der Gerätenutzung sind Sprachassistenten hilfreich, weil die Hände frei bleiben. Der Vorteil für Unternehmen: Sie entlasten mittels Chatbots ihren Support deutlich.

Zukunftsorientierte Redaktionssysteme unterstützen Sie dabei, Kunden und Servicetechnikern einen Zugriff über Chatbot zu ermöglichen. Schließlich sind die Inhalte bereits in Ihrem Redaktionssystem. Jetzt geht es nur mehr darum, diese Inhalte extern verfügbar zu machen und sie mit anderen Wissensquellen wie etwa Supportdatenbanken zu verknüpfen, damit Anwender in Problemfällen umfassende Hilfe erhalten.

Mehr erfahren: Lesen Sie mehr über die Technische Dokumentation per Sprachassistent.

Technische Dokumentation, die sich auf zweidimensionale Grafiken und Texte begrenzt, ist manchmal schwer verständlich. Medienformate wie 3D-Animationen und Erklärvideos hingegen machen komplexe Bedien- und Reparaturvorgänge leicht nachvollziehbar. Diese Erkenntnis ist nicht neu. Doch war die Erstellung solcher Medienformate bislang teuer und zeitaufwendig. Mit dem Ergebnis, dass viele Unternehmen diese Möglichkeiten nicht nutzten.

Dank Künstlicher Intelligenz ist die Erstellung deutlich effizienter und massiv günstiger. Mit den passenden Tools gestalten Sie leicht verschiedene Medienformate, zum Beispiel:

• Podcasts und Audios
• Erklärvideos und Animationen (z. B. mit Avataren)
• 3D-Visualisierungen
• Grafiken

KI ermöglicht es, diese Formate an Ihre unterschiedlichen Zielgruppen und deren Sprachanforderungen anzupassen. Diese Formate bereichern aber nicht nur Ihre Technische Dokumentation. Sie können auch leicht Ihr Informationsangebot zum Beispiel durch zusätzliche Trainings- und Lernformate ergänzen. Die KI-generierten Inhalte passen Sie bei Änderungen unkompliziert an, sodass sie stets aktuell sind. Ihre Technische Dokumentation wird insgesamt anschaulicher und besser verständlich. So heben Sie sich vom Wettbewerb ab und stärken die Nutzererfahrung.

Künstliche Intelligenz und Cloud-Computing sind keine kurzfristigen Trends. Sie werden die Zukunft der Technischen Dokumentation nachhaltig prägen. Wer sie nutzt, stellt die Technische Dokumentation effizienter auf, bindet durch die Qualität der Informationen Kunden und hebt sich im Wettbewerb ab.

Setzen Sie daher schon heute auf ein Redaktionssystem, mit dem Sie sicher in die Zukunft gehen. Mit SCHEMA ST4 meistern Sie die Herausforderungen von morgen:

• Künstliche Intelligenz: Das Redaktionssystem von Quanos bietet bereits heute zahlreiche KI-basierte Funktionen wie die automatisierte Vergabe von Metadaten (ST4 AI Jetpack) sowie  Unterstützung beim Schreiben, Überprüfen und Übersetzen.
• Cloud: SCHEMA ST4 ist in der Cloud verfügbar. 
• Unterstützung von interaktiven Medienformaten: Ob Videos oder 3D-Animationen – mit SCHEMA ST4 sind Sie maximal flexibel und entscheiden, in welcher Form Sie welche Inhalte präsentieren.
• Chatbots: Mit dem Quanos InfoTwin AI Assistant realisieren Sie Chatbots und können andere Wissensquellen mit der Technischen Dokumentation verknüpfen.
• Innovation: Wir von Quanos entwickeln die Software kontinuierlich weiter, um Sie auch in Zukunft bestmöglich zu unterstützen.

SCHEMA ST4 jetzt kennenlernen