Technische Dokumentation outsourcen vs. inhouse erstellen – eine Entscheidungshilfe

Technische Dokumentation outsourcen – die Vor- und Nachteile

Das spricht dafür, einen Dienstleister zu beauftragen:

Komplettpaket buchbar

Wer übernimmt die Übersetzungen? Wer gestaltet Produktvisualisierungen? Und wer layoutet das PDF? Diese Fragen müssen Sie sich nicht stellen, wenn Sie Ihre Technische Dokumentation outsourcen. In aller Regel übernimmt ein Dienstleister alle Tätigkeiten rund um die Erstellung Ihrer Dokumentation.

Hohe Flexibilität

Sie binden sich nicht langfristig an festangestellte Mitarbeitende. Insbesondere bei zeitlich begrenzten, vorhersehbaren und damit planbaren Arbeitsspitzen ist das Outsourcen von Aufgaben der Technischen Redaktion geeignet. Kalkulieren Sie vor einer erstmaligen Zusammenarbeit mit einem Dienstleister einige Wochen Vorlauf ein, um in Ruhe alle Details zu klären. Gute Auftragnehmer haben zudem nicht immer sofort freie Kapazitäten.

Konzentration auf Kernaufgaben

Als produzierendes Unternehmen liegt Ihre Hauptkompetenz wahrscheinlich nicht vorwiegend im Schreiben, sondern in der Innovation, Entwicklung und Herstellung. Wenn Sie Teilaufgaben aus der Technischen Dokumentation auslagern, können Sie und Ihre Mitarbeitenden sich auf die Tätigkeiten konzentrieren, die Sie am besten beherrschen und die wesentlich für Ihren unternehmerischen Erfolg sind. Eine komplette Auslagerung der Technischen Dokumentation sollten Sie vermeiden, da Sie zumindest eine Person benötigen, die für diesen Bereich verantwortlich ist, Dienstleister brieft und die Qualitätskontrolle durchführt.

Hohes Know-how zur Technischen Dokumentation

Dienstleister sind Spezialisten in ihrem Fach. In ihrem beruflichen Alltag sind sie täglich mit der Erstellung von Technischer Dokumentation befasst. Sie kennen rechtliche und normative Vorgaben und wissen, worauf es ankommt. Lagern Sie die Technische Dokumentation aus, profitieren Sie von diesem Spezialwissen. Da der Titel „Technischer Redakteur“ allerdings nicht geschützt ist und es keinen einheitlichen Zugang zum Beruf gibt, sollten Sie bei der Auswahl eines Dienstleisters auf die fachlichen Qualifikationen achten.

Diese Nachteile bringt das Outsourcen der Technischen Doku mit sich:

Zeitaufwendiger Wissenstransfer

Wenn Sie die Technische Dokumentation auslagern, müssen Sie dafür sorgen, dass der Dienstleister alle Informationen erhält, die er benötigt. Zu Beginn ist eine Einarbeitung notwendig, denn der Redakteur muss sich erst einmal mit den technischen Details Ihrer Produkte auseinandersetzen.

Mit anderen Worten: Auch wenn Sie Aufgaben auslagern, entsteht auf Ihrer Seite ein Betreuungsaufwand – sowohl zu Beginn als auch im Lauf der Zusammenarbeit. Dies birgt das Risiko, dass Informationen untergehen oder missverstanden werden. Sie brauchen daher klare Prozesse und einen geregelten Informationsaustausch in der Zusammenarbeit.

Fehlender Kontakt zu Kollegen

Viele Inhouse-Redakteure wissen aus Erfahrung, dass es manchmal nicht leicht ist, Informationen aus anderen Abteilungen zu erhalten. Dies wird nicht einfacher, wenn Externe die Recherche übernehmen und eine gewisse persönliche Distanz zu den Ansprechpartnern besteht.

Interne Routinen unbekannt

Jede Technische Redaktion hält sich an gewisse Regeln, um Einheitlichkeit zu gewährleisten und die Tonalität der Marke zu treffen. Externe Dienstleister müssen dahingehend erst gebrieft werden. Auch die internen Prozesse zum Beispiel zur Informationsbeschaffung und Freigabe sind ihnen nicht bekannt. Beauftragen Sie einen Dienstleister, führt an einem detaillierten Redaktionsleitfaden kein Weg vorbei.

Langfristige Abhängigkeit

Wenn Ihre Technische Dokumentation intern auf Sparflamme läuft und Sie diese Aufgaben so weit wie möglich auslagern, entwickelt sich Ihr Unternehmen wissenstechnisch auf diesem Gebiet nicht weiter. Ja, es geht sogar Wissen verloren. Sie sind dauerhaft darauf angewiesen, dieses Know-how extern „einzukaufen“ und begeben sich in eine gewisse Abhängigkeit.

Hohe Kosten bei starkem Bedarf

Zwar entfallen Ausgaben für Gehalt, Sozialversicherung und Weiterbildungsmaßnahmen, wenn Sie die Technische Dokumentation outsourcen, statt eigenes Personal einzustellen. Bei einem Dienstleister sollten Sie mit einem Tagessatz von mindestens 1.000 Euro rechnen. Bei einer regelmäßigen Beauftragung ist diese Lösung kostenintensiv.

Gefahr ungeplanter Kosten

Zunächst unvorhergesehen Aufwände verursachen schnell zusätzliche Kosten, etwa bei Last-Minute-Änderungen am Produkt und damit auch an der Technischen Dokumentation. Auch zusätzliche Reviews oder qualitative Nachbesserungen können dafür sorgen, dass die Ausgaben ungeplant steigen.

Wechselnde Ansprechpartner

Mitarbeitende werden versetzt oder kündigen: Das kann zwar auch intern passieren, beim Dienstleister haben Sie aber keinen Einfluss auf die Arbeitsbedingungen. Achten Sie schon bei der Beauftragung darauf, dass Ihnen ein Technischer Redakteur (und nicht nur ein Kundenbetreuer) als fester Ansprechpartner zugewiesen wird. Sind wechselnde Redakteure am Werk, kann natürlich die Qualität schwanken.

Keine Bearbeitungshoheit

Sie erhalten vom Dienstleister in aller Regel eine nicht bearbeitbare Datei, zum Beispiel ein PDF. Das heißt: Sie können Ihre Betriebsanleitung künftig nicht selbst anpassen. Für jede Änderung müssen Sie auf externe Unterstützung zurückgreifen, was Kosten verursacht. Wünschen Sie die Quelldokumente, sollten Sie dies vertraglich festhalten. Wenn Sie intern ein XML-Redaktionssystem nutzen, empfiehlt es sich, dass der Dienstleister in und mit Ihrem System arbeitet.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Dienstleisters achten sollten

Planen Sie ausreichend Vorlaufzeit ein, um einen Dienstleister zu finden, der Ihre Anforderungen erfüllt. Bei der Suche sind Empfehlungen anderer Technischer Redaktionen sehr wertvoll. Schauen Sie sich um, welche Dienstleister sich mit ihrem Wissen in der Community der Technischen Redakteure einbringen, etwa als Speaker bei Events, durch die Mitarbeit in Normierungsgremien oder Beiträge in Fachmedien.

Quanos kooperiert mit Dienstleistern. Bronze-Partner nutzen das Redaktionssystem SCHEMA ST4 in der Arbeit mit ihren Kunden. Silber-Partner unterstützen darüber hinaus bei der Einführung von SCHEMA ST4 und bieten Support. Den kompletten Service rund um das Redaktionssystem ermöglicht die Zusammenarbeit mit Gold-Partnern. Auf unserer Website finden Sie die Kontakte unserer Partner.

Nehmen Sie sich Zeit, um ausgewählte Dienstleister persönlich kennenzulernen. Fragen Sie nach der Qualifikation des Technischen Redakteurs, der Sie betreuen wird. Sie sollten vor Vertragsabschluss eine transparente Kostenübersicht erhalten.

Technische Dokumentation inhouse erstellen – Vorteile und Herausforderungen

Diese Gründe sprechen für die Inhouse-Redaktion:

Sensible Informationen unter Schutz

Informationen zum Beispiel zu innovativen Produkten sind Ihr Kapital. Geben Sie sie an ein externes Unternehmen weiter, müssen Sie darauf vertrauen, dass Ihre Daten dort gut geschützt sind. Erstellen Sie Ihre Technische Dokumentation intern, bleibt das Produktwissen im Unternehmen.

Planbares Budget

Auch wenn sich Gehälter oder Sozialabgaben nach oben entwickeln können: Mit einem festen Team lässt es sich budgettechnisch einfacher kalkulieren als mit schwankenden Ausgaben für Externe, für deren Beauftragung Sie gegebenenfalls regelmäßig Freigaben „von oben“ benötigen. Außerdem erzeugen die Rechnungen Aufwand in der Buchhaltung.

Gesicherte Qualität

Sie bauen Kompetenzen im Bereich der Technischen Redaktion auf und können selbst sicherstellen, dass Ihre Dokumente alle Anforderungen erfüllen, auch was normative und rechtliche Vorgaben betrifft. Sie müssen sich nicht (blind) darauf verlassen, dass ein Dienstleister eine hohe Qualität abliefert. Zumal mit der Technischen Dokumentation auch Haftungsfragen verbunden sind. Durch wechselndes Personal beim Dienstleister, mangelnde Produktkenntnis sowie Kommunikationshürden zwischen Auftragnehmer und -geber besteht außerdem die Gefahr, dass die Qualität der extern erstellten Dokumente nicht so hoch ist wie Sie es voraussetzen.

Interne Zusammenarbeit

Dass Kollegen als „Informationslieferanten“ räumlich und persönlich nah sind, erleichtert den Austausch zwischen den Abteilungen. Die Wege sind kürzer, die Kommunikation unkomplizierter. Somit können Aufgaben schneller erledigt werden.

Viel Wissen rund ums Produkt

Mit internem Personal können Sie besser sicherstellen, dass stets die gleichen Personen an der Technischen Dokumentation arbeiten. Dies erhöht die Qualität, da die Redakteure eine tiefe Produktkenntnis aufbauen.

Schnelle Verfügbarkeit

Ihre Technische Redaktion ist stets für das eigene Unternehmen im Einsatz. Wenn Dringendes ansteht, sind Sie nicht darauf angewiesen, dass Ihr Dienstleister kurzfristig Kapazitäten freischaufelt.

Leichtere Weiterentwicklung

Wenn Sie unternehmensintern die Technische Dokumentation selbst in die Hand nehmen, fällt es Ihnen leichter, sie auszubauen und weiterzuentwickeln, zum Beispiel in Richtung der digitalen Produktinformation für Online-Nutzer. In der Auseinandersetzung mit diesem Aufgabengebiet sehen Sie neue Potenziale und können diese umsetzen.

Diese Herausforderungen sollten Sie bei der Inhouse-Erstellung beachten

Mitarbeitersuche

Der Aufbau eines Teams kann sich aufwendiger gestalten als gewünscht. Je nach geografischer Lage Ihres Unternehmens ist es unter Umständen schwierig, qualifiziertes Personal zu finden. Planen Sie diesen Aufwand ein.

Weiterbildungen

Die Qualität Ihrer Technischen Dokumentation hängt von der Qualifizierung Ihrer Mitarbeitenden ab. Im Berufsfeld des Technischen Redakteurs sind einige als Quereinsteiger tätig, die hohes technisches Know-how mitbringen, aber vielleicht noch Verbesserungspotenzial im zielgruppengerechten Schreiben und der Vermittlung komplexer Sachverhalte haben. Weiterbildungen sind daher essenziell, um diese Fähigkeiten zu stärken und die Qualität der Technischen Dokumentation insgesamt zu erhöhen.

Ob Quereinsteiger oder nicht: Neue rechtliche Anforderungen und die Digitalisierung erfordern es generell, dass Ihr Team stets up to date bleibt. Stellen Sie Technische Redakteure ein, sollten Sie die Möglichkeit bieten, dass Ihre Mitarbeitenden sich regelmäßig weiterbilden.

Optimale Auslastung

Das Arbeitsaufkommen in der Technischen Redaktion sollte so gestaltet sein, dass es der vertraglichen Stundenzahl Ihrer Mitarbeitenden entspricht. So vermeiden Sie Stress bzw. verhindern im gegenteiligen Fall, dass Ihr Team nicht ausgelastet ist.

Fazit: Bauen Sie eigene Kompetenzen in der Technischen Dokumentation auf

Wenn Sie die Technische Dokumentation intern erstellen, bewahren Sie die volle Kontrolle und bleiben unabhängig von Dienstleistern. Sobald Sie konstant Bedarf in diesem Bereich haben, sollten Sie prüfen, ob Sie nicht zumindest eine Person einstellen können. Langfristig gesehen ist dies die kostengünstigere Variante gegenüber der regelhaften Beauftragung eines Externen.

Das Outsourcen bietet Ihnen jedoch eine gewisse Flexibilität. Es ist gerade dann eine gut geeignete Lösung, wenn Sie Arbeitsspitzen abfedern möchten. Behalten Sie in diesem Fall aber know-how-trächtige Themen möglichst im Unternehmen und geben Sie Routineaufgaben ab. Außerdem ist das Auslagern nützlich, wenn Sie eine spezielle Expertise extern „einkaufen“ möchten, um die intern vorhandenen Kompetenzen zu ergänzen.

Vermeiden Sie es möglichst, die gesamte Technische Dokumentation auszulagern. Sie benötigen in Ihrem Unternehmen zumindest einen Mitarbeitenden, der sich in diesem Bereich auskennt, einen Dienstleister briefen und erstellte Dokumente auf ihre Qualität prüfen und abnehmen kann.

Sie sehen: Beide Varianten haben Ihre Daseinsberechtigung, an einer zumindest „kleinen“ Technischen Redaktion im eigenen Unternehmen sollte aber kein Weg vorbeiführen.