Terminologiemanagement: So wird Ihre Technische Dokumentation konsistent
Schraubendreher oder Schraubenzieher? Unterschiedliche Begriffe für ein und dieselbe Sache verwirren Leser und können sogar Haftungsrisiken bergen. Mit Terminologiemanagement in der Technischen Dokumentation sorgen Sie für Klarheit und mehr Effizienz beim Schreiben. Wie das gelingt, zeigen unsere praktischen Tipps.
In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Worte für ein und dieselbe Sache. So wird ein Bauteil in der Produktion auf eine bestimmte Weise benannt, die Technischen Redaktion kennt den Begriff nicht und findet einen neuen Namen. Und im Marketing heißt es wieder anders. Wird an all diesen Stellen noch in unterschiedliche Sprachen übersetzt, herrscht im Unternehmen und auch bei den Anwendern große Verwirrung. Kommt es zu Missverständnissen, kann das für Produktnutzer als auch für die Rechtsabteilungen des jeweiligen Unternehmens mitunter sehr ungünstig ausgehen. Terminologiemanagement setzt genau hier an: Es schafft Klarheit durch einheitliche Begriffe und eindeutige Regeln, sodass die Technische Dokumentation verständlich ist.
Was ist Terminologiemanagement?
Terminologiearbeit bedeutet, relevante Begriffe zu identifizieren, für diese einheitliche Benennungen festzulegen und ein Wörterbuch mit Anwendungsregeln zu erstellen, das unternehmensweit gültig ist. Diese inhaltliche Arbeit ist der Kern des Terminologiemanagements, das den organisatorischen Rahmen bildet. In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet.
In sogenannten Terminologiezirkeln beschließen die Mitwirkenden, welches Wort für eine Sache das offizielle ist, aber auch, welche Worte für diese Sache verboten sind. Über die Zeit wächst so ein umfassendes Nachschlagwerk im Unternehmen, das zentral verfügbar und regelmäßig aktualisiert werden sollte. Terminologiearbeit ist dabei keine On-Off-Disziplin, sondern eine konstante Aufgabe.
Welchen Nutzen Terminologiemanagement Ihrem Unternehmen bringt
Verständlichkeit fördert die Produktsicherheit und entlastet den Support
Eine gute Terminologie schafft in erster Linie Verständlichkeit. Sprechen Sie eine einheitliche Sprache in Dokumentationen, können Anwender und Servicetechniker Ihre Produkte korrekt und sicher nutzen, warten oder reparieren. Dies vermeidet Fehlbedingungen, die nicht nur zu Schäden führen können, sondern auch Haftungsrisiken bergen. Wer für Verständlichkeit sorgt, spart auch bares Geld. Alles, was Anwender auf Anhieb verstehen, müssen sie nicht bei Ihrer Hotline nachfragen.
Effiziente Texterstellung und Qualitätskontrolle in der Technischen Dokumentation
Auch Sie als Redakteur profitieren: Ist die Benennungswelt eindeutig, sparen Sie sich viel Zeit sowohl bei der Erstellung als auch bei der Qualitätssicherung in der Technischen Dokumentation. Abstimmungen und Diskussionen im Kollegenkreis entfallen durch die einheitlichen Regeln und auch der Korrekturaufwand sinkt.
Übersetzungskosten gering halten
Was im Quelltext immer gleich benannt ist, muss nicht jedes Mal neu übersetzt werden. Gerade in hoch standardisierten bzw. standardisierbaren Informationsbeständen ergibt sich an diesem Punkt ein enormes Sparpotenzial. In je mehr Sprachen Sie Ihre Technische Dokumentation übersetzen, desto deutlicher spüren Sie die Kostenentlastung.
Unser Podcast „Die Doku-Lounge“: Terminologie-Expertin Lissa Sum im Interview
Im Podcast „Doku-Lounge“ spricht Kerstin Berke mit Lissa Sum – einer absoluten Fachfrau für Terminologie mit viel Praxiserfahrung. Welche Herausforderungen entstehen, wenn ein Unternehmen seine Terminologie nicht pflegt und welche Konsequenzen kann das für die Technische Dokumentation haben? Wie kann die Redaktion damit umgehen und welchen Aufwand bedeutet das? Alle Antworten im Podcast!
Hoher Nutzen auch für andere Abteilungen
Da Terminologiearbeit eine Querschnittsaufgabe ist, profitieren viele Unternehmensbereiche, wenn Terminologie professionell gehandhabt wird. Besonders offensichtlich wird das im Marketing. Oft sind in Unternehmen unterschiedlichste Bezeichnungen für ein und dasselbe Produkt verbreitet. Risiken entstehen, wenn die Bezeichnungen an die Öffentlichkeit gelangen, weil im Streitfall jede Ungenauigkeit die Kennzeichnungskraft der eigenen Marke schwächt. Ein weiterer Vorteil: Wer weiß, welche Begriffe von Kunden oder in der Branche verwendet werden, kann diese in seiner Kommunikation verwenden und beispielsweise Webinhalte suchmaschinenoptimiert aufbereiten.
Bessere Kommunikation innerhalb des Unternehmens
Terminologie ist eine wichtige Säule des Wissensmanagements. Sie dient der präzisen Kommunikation in Projekten und in der Produktentwicklung ebenso sehr wie der effizienten Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sie verschafft Überblick über das aktuelle (und veraltete) Produktportfolio und hilft bei der passenden Befüllung des Webshops. Sie erleichtert den Vertrieb und sorgt im Einkauf für Klarheit bei den Bestellungen.
Wie Sie Terminologiemanagement in Ihrem Unternehmen etablieren
Schritt 1: Finden Sie bereits bestehende Quellen für Terminologie
Jedes Unternehmen beschäftigt sich mit Terminologie – nur nicht immer systematisch. Das heißt: Irgendwo in Ihrem Unternehmen existiert bereits sicher einiges an Terminologie. Vielleicht als Excelliste, als Bezeichnungen in Ihren Anleitungen oder als Einträge im Ersatzteilkatalog. Diese Quellen gilt es zu ermitteln und nach ihrer Qualität zu beurteilen:
- Was ist ohnehin bereits verbindlich und kann (eventuell mit Ergänzungen) direkt in den Terminologiebestand wandern?
- Was ist eine Quelle, in der verschiedene Termkandidaten gesammelt sind?
- Wo finden sich Schreibweisen, die in Zukunft nicht mehr verwendet werden sollen?
Tipp: Bei der Suche nach Terminologiequellen ist meist nicht das Problem, geeignete zu finden, sondern aus der Unmenge von Quellen die am besten geeigneten einzugrenzen. Starten Sie im Zweifelsfall lieber mit wenigen Quellen und nehmen Sie neue erst im Lauf der Zeit hinzu.
Schritt 2: Bringen Sie Ihre Mitstreiter in einem Terminologiezirkel zusammen
Terminologie betrifft viele Abteilungen und Prozessrollen im Unternehmen. Diese Stakeholder gilt es zu versammeln, sodass alle Interessen vertreten sind. Im Allgemeinen finden sich die Beteiligten in einem Terminologiezirkel zusammen. Allerdings kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass diese Gruppe zu groß wird und dadurch nicht mehr arbeitsfähig ist. Eine gute Lösung kann sein, einen kleinen Kreis aus zwei bis drei Leuten zu definieren, der Termkandidaten vorschlägt und über diese in einem seltener tagenden, größeren Termzirkel abstimmen lässt.
Schritt 3: Bestimmen Sie den Prozess und halten Sie Regeln in einem Terminologieleitfaden fest
Wie werden Termkandidaten gemeldet? Wer entscheidet wie über einen Begriff? Welche Benennungsregeln gibt es? Wie erfahren die Kollegen und Kolleginnen von den Termini (und den unerwünschten Begriffen)? Wo lassen sich die Termini nachschauen? Diese und viele weitere Fragen müssen geklärt werden, damit die Terminologie richtig in Fahrt kommt. Entwickeln Sie einen Prozess – also ein Verfahren, wie Sie Terminologie erheben, standardisieren und zur Verwendung im Unternehmen zur Verfügung stellen. Halten Sie dies in einem Leitfaden fest.
Schritt 4: Beginnen Sie mit einer Auswahl an Termkandidaten
Wenn Sie Ihren Content auf standardisierungswürdige Schreibweisen und Benennungen durchforsten, kann es schnell passieren, dass Sie bei mehreren hundert oder sogar tausend so genannter Termkandidaten landen. Für den Start ist solch eine Menge nicht bewältigbar.
Besser ist es, mit einer Auswahl an Benennungen zu beginnen, die für Ihren Content zentral sind und die – endlich standardisiert – auf Anhieb für Mehrwert sorgen. Das verschafft Ihnen gleich zu Anfang konkrete Erfolgserlebnisse und gibt Ihnen die Möglichkeit, zu lernen und Dinge auszuprobieren, um letztlich den Terminologieprozess so zu gestalten, wie er für Sie am besten funktioniert.
Schritt 5: Schaffen Sie Ordnung und legen Sie einheitliche Begriffe fest
In der Terminologiearbeit geht es darum, aus den schier unendlichen Möglichkeiten, Dinge zu benennen, eine eindeutige und verbindliche Auswahl zu treffen. Ein Beispiel aus einer Software-Dokumentation: Wären Sie darauf gekommen, dass eine „Tab-Lasche“ etwas sein soll, was wir üblicherweise als Registerkarte verstehen? Auch Synonyme wie der Schraubendreher und der Schraubenzieher können verwirren, wenn sie wechselweise im Text genutzt werden und nicht sofort klar ist, ob das gleiche Werkzeug gemeint ist.
Terminologiearbeit erschöpft sich nicht in Fragen der korrekten Bezeichnung von Dingen. Es geht auch um den Bereich der Wortbildung, zum Beispiel um die Frage, wann und wie Bindestriche verwendet werden. Ein weiteres typisches Feld, in dem Konsistenz gefordert ist, sind die sogenannten Handlungsverben. Heißt es in Handlungsanweisungen „im Kontextmenü die Option ‚Ausschneiden‘ auswählen" oder vereinfacht „wählen“?
Schritt 6: Evaluieren Sie Ihr Terminologiemanagement
Messen Sie den Erfolg Ihrer Arbeit. Die Kennzahlen hängen stark mit Ihren Zielen zusammen. Ist es die Anzahl der fehlerfreien Dokumente? Die Zahl der Rückfragen bei der Übersetzung? Die Menge der Aufrufe in der Termdatenbank? Je nach Situation können das andere Kennzahlen sein. Nur nicht zu messen ist keine Lösung. Ohne vernünftige Kennzahlen erfahren Sie weder, ob und wo Sie gegensteuern müssen, noch erfahren andere, wie erfolgreich und nützlich Ihr Terminologiemanagement ist.
Video: Wie eine konsistente Terminologie die Sprachqualität steigert
Terminologie erhöht die Sprachqualität. Wie sich diese messen lässt, erklärt Alexander Becker, Vertriebsleiter bei Congree Language Technologies, im Video. Schauen Sie jetzt die Webinaraufzeichnung an!
Welche Tools für Terminologiemanagement Unterstützung leisten
Eine der häufigsten Fragen in der Praxis lautet: „Wie halte ich Begriffe in der Doku konsistent?“ Die Antwort ist klar: Ohne ein Tool für Terminologiemanagement ist es heute kaum mehr möglich, diese Anforderung effizient zu erfüllen. In einer Software zur Terminologieverwaltung speichern Sie alle Begriffe mit ihrer Definition, bevorzugten und verbotenen Benennungen.
Wenn Sie den Aufwand sehr gering halten wollen, können Sie mit einem gut strukturierten Exceldokument starten. Oft sind im Unternehmen auch schon Übersetzungswerkzeuge vorhanden, die Terminologiefunktionalitäten mitbringen. Viele Redaktionssysteme wie SCHEMA ST4 haben eine solche Komponente ebenfalls eingebaut. Wichtig ist, dass die Einstiegslösung die Ziele des Terminologiemanagements unterstützt und später den Weg zu einer leistungsfähigeren Software nicht verbaut.
Sie sollten sich auch darüber Gedanken machen, wie Sie die korrekte Terminologie möglichst geschickt für die Redakteure im Texterstellungsprozess zugänglich machen. Unser Content-Management-System SCHEMA ST4 bietet Ihnen zum Beispiel eine leistungsstarke Autorenunterstützung mit Terminologieprüfung.
