Wie lange muss man Anleitungen eigentlich aufheben?
Die Aufbewahrung von Anleitungen ist ein Thema, das oft Fragen aufwirft. Wie lange sollten Endanwender diese Dokumentation aufbewahren und was sind die gesetzlichen Vorgaben für Hersteller? Wir beantworten im folgenden Text diese und weitere Fragen.
Aufbewahrungsfristen für Endanwender
Als Endanwender bzw. Endanwenderin müssen Sie Anleitungen überhaupt nicht aufbewahren. Allerdings empfiehlt es sich schon, die Dokumentation wenigstens bis zum Ende der Garantiezeit aufzuheben. Denn in den Anleitungen stehen oft garantierelevante Inhalte und es wäre ja schade, wenn Sie Ihre Ansprüche aus Unkenntnis verlieren. Andere heben die Anleitung so lange auf, wie sie das Produkt benutzen – sicher nicht die schlechteste Lösung. Und dann gibt es noch einen weiteren typischen Fall: Die Anleitung landet in irgendeiner Schublade, wandert dann in eine Schachtel und lässt sich dann nicht mehr finden. Irgendwann beim nächsten Umzug… Diese Form der Aufbewahrung ist eher nicht so empfehlenswert.
Aufbewahrungsfristen für Hersteller
Wie sieht die Sache mit den Aufbewahrungsfristen aber nun aus dem Blickwinkel der Hersteller aus? Hier gibt es tatsächlich gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Das regelt die MRL 2006/42/EG folgendermaßen: „technische[n] Unterlagen sind für die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten nach dem Tag der Herstellung der Maschine — bzw. bei Serienfertigung nach dem Tag der Fertigstellung der letzten Einheit — mindestens zehn Jahre lang bereitzuhalten.“ Dies gilt übrigens auch für sogenannte „unvollständige Maschinen“ (also Maschinen, die nur dazu dienen, in anderen Maschinen verbaut zu werden, z. B. ein hydraulisches System).
Zurzeit wird auf EU-Ebene daran gearbeitet, die Maschinenrichtlinie abzulösen. Allerdings steht nicht zu erwarten, dass die neue EU-Maschinenverordnung an den Aufbewahrungsfristen etwas Wesentliches ändern wird.
Sind zehn Jahre Aufbewahrungsfrist das Maximum?
Schon jetzt ist allerdings eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nicht das Maximum. Es gibt einige Branchen, in denen auch deutliche längere Aufbewahrungsfristen gelten. Zum Beispiel fordert die Medizinprodukteverordnung MDR 15 Jahre Aufbewahrungsdauer bei implantierten Produkten. Noch längere Aufbewahrungsfristen von teilweise bis 30 Jahren gelten für kerntechnische Anlagen.
Wie lange eine Anleitung aufzuheben ist, hat also mehrere Antworten. Mittlerweile bieten viele Hersteller auch Anleitungen in den Downloadbereichen auf Ihren Websites an, die deutlich älter sind als die geforderten zehn Jahre nach der letzten Herstellung. Im Zweifelsfall lohnt es sich also zu recherchieren, ob eine Anleitung nicht doch noch online verfügbar ist.
