Erfahrungsbericht: So gelang Bühler die Datenmigration nach SCHEMA ST4

Mit seinen 12.500 Mitarbeitenden und einer Präsenz in 140 Ländern ist Bühler global aktiv. Das Schweizer Unternehmen stellt insbesondere Maschinen und Anlagen zur Lebensmittelproduktion her. Auch die Technische Redaktion ist international aufgestellt: Von den 64 Technischen Redakteuren und weiteren ST4 Usern arbeiten 15 in der Schweiz (plus 10 Externe), alle weiteren in anderen europäischen Ländern, in Indien und China. Verschiedene Redaktionssysteme und lokale Arbeitsabläufe prägten bislang die Arbeit in der Technischen Dokumentation. Doch dies ändert sich seit einiger Zeit sukzessiv.

„Wir haben bei Bühler die Vision einer digitalen Produktinformation“, sagt IT-Projektleiterin Nataly Hüeblin. „Das wollen wir durch eine Vereinheitlichung unserer IT-Architektur und unserer Prozesse erreichen. Für uns ist das verbindende Element in dieser Vision SCHEMA ST4, um unsere Inhalte unseren Kunden zu jeder Zeit an jedem Ort und auf jedem Kanal zur Verfügung zu stellen.“

SCHEMA ST4 im Unternehmen vernetzt

Seit 2021 nutzt Bühler das Redaktionssystem SCHEMA ST4 in der Technischen Dokumentation. Darüber hinaus greift die interne Normierung darauf zurück, um Normblätter dynamisch mit Daten aus dem globalen Produktdaten-Managementsystem zu generieren. Auch der Catalog Creator von Quanos, mit dem sich digitale Ersatzteilkataloge erstellen lassen, ist bereits implementiert. Die Einführung des InfoTwins für Content Delivery ist in Planung. Inzwischen ist SCHEMA ST4 über Schnittstellen mit weiteren Systemen im Unternehmen verbunden, zum Beispiel dem Produktinformationsmanagement (PIM). Die Datenübertragung zwischen den Systemen erfolgt teilweise automatisiert, teilweise manuell.

Auch wenn SCHEMA ST4 bereits 2021 implementiert wurde: Die Technische Dokumentation arbeitet noch nicht an allen Standorten mit dem neuen System. Einige Migrationen stehen noch an. Daher hat Bühler den ersten Datenumzug genau analysiert, um daraus Erkenntnisse für die Zukunft zu gewinnen. Einen Einblick gaben IT-Spezialistin Nataly Hüeblin und der Technische Redakteur Daniel Ott bei der Quanos Connect 2024.

Datenmigration „light“

Vor der ersten Migration vom bisherigen Redaktionssystem auf SCHEMA ST4 standen sie vor der Frage: Welche Daten werden übertragen? Im alten Redaktionssystem befand sich eine bedeutende Menge an Dokumenten: 3.600 Anleitungen mit durchschnittlich je 75 Seiten und in 26 Sprachen. „Wir haben uns daher für eine ‚Light-Version‘ entschieden“, sagt Daniel Ott. „Wir fokussieren uns vor allem auf Produkte und Dokumente, die sich im Life-Cycle-Status ‚Verkauf‘ befinden.“ Übernommen wird die aktuelle Dokumentenversion in Deutsch, der Erfassungssprache des alten Redaktionssystems. „Und das auch nur on demand, das heißt bei Bedarf nach diesen Kriterien“, ergänzt er.

Nachdem IT und Technische Redaktion diese Migrationsstrategie und einen Zeitplan zur Umsetzung entworfen hatten, holten sie das Management und die Geschäftsbereiche mit ins Boot, um sich ihr Einverständnis sowie die Budgetfreigabe einzuholen. Auch im Intranet informierten sie über die bevorstehende Datenmigration. Bereits zu diesem Zeitpunkt waren Mehraufwände absehbar, um durch Anpassungen in SCHEMA ST4 die Grundlagen für eine modulare und skalierbare Contentstrategie zu schaffen.

Da die Redaktion bereits zuvor mit einem XML-basierten Redaktionssystem arbeitete, war sie mit diesem Format bereits vertraut und die Umstellung leichter zu meistern. Übersetzungen werden seit der Einführung neu mit SCHEMA ST4 angestoßen. Daniel Ott rät, frühzeitig zu prüfen, welche Auswirkungen die Implementierung eines neuen Redaktionssystems auf ein bestehendes Translation Memory System hat.

Strategie immer wieder abgleichen – nicht nur zu Beginn

Bei der Einführung von SCHEMA ST4 unterstützte der Softwarehersteller. „Quanos ist diesen Weg extrem effizient mit uns gegangen. Da haben wir gemerkt, dass das Unternehmen über ein riesiges Know-how verfügt“, sagt Daniel Ott. Einige wenige technische Stolpersteine ließen sich unkompliziert aus dem Weg räumen. „Die Technische Redaktion und wir von der IT hatten einige Learnings, aber das war alles verkraftbar“, sagt Nataly Hüeblin. Und fügt hinzu: „Das größte Learning war für uns aber die Kommunikation: Mit der Zeit sind immer wieder Diskussionen mit den Geschäftsbereichen entstanden.“

Auslöser dafür: Durch die erforderlichen Datenmigrationen mussten die Kollegen länger auf Änderungen an bereits bestehenden Dokumenten warten und höhere Kosten tragen als in der Vergangenheit. Während für IT und Technische Doku die Sinnhaftigkeit ihrer Migrationsstrategie außer Frage stand, wurde diese nun von anderen Bereichen trotz vorherigen Einverständnisses angezweifelt. Ein Prioritätenkonflikt entstand: Während das Business hauptsächlich die Kosten im Blick hatte, lag der Fokus von IT und Technischer Redaktion auf der Vision der digitalen Produktinformation. Dafür waren gewisse Mehraufwände nach der Migration zwingend wie das Modularisieren gewissen Inhalte. „Für die nächsten Migrationen wissen wir, dass wir uns häufiger abstimmen werden, so dass dem Business der Sinn der Migration bewusst bleibt und die vollen Migrationskosten rechtzeitig budgetiert werden“, sagt Nataly Hüeblin. Zum Schluss rät sie Technischen Redaktionen, die eine Datenmigration planen: „Bleiben Sie hart! Schalten Sie das alte Redaktionssystem zum vereinbarten Termin ab und lassen Sie sich nicht weichklopfen, wenn die Geschäftsbereiche Änderungen noch im alten System umgesetzt sehen wollen. Das zögert die komplette Umstellung nur heraus.“

Daten sichern und bisheriges Redaktionssystem abschalten

Bei Bühler läuft das alte Redaktionssystem zwar noch für Übersetzungen, eine Abschaltung ist aber für Ende 2024 geplant. Der Bestand an Daten wurde bereits außerhalb des alten Redaktionssystems gesichert, sodass benötigte Elemente mithilfe des Migrationsskripts schon seit Längerem „on demand“ in ST4 importiert werden können. Daniel Ott empfiehlt, die Abschaltung des alten Redaktionssystems frühzeitig vorzubereiten und die Kündigungsfristen von Wartungsverträgen im Blick zu behalten, um Kosten zu vermeiden.