Ran ans Budget

Warum ist es so schwer an Budget zu kommen?

Schwierigkeiten an Budgets zu kommen, kennen viele Redaktionen. Das hat zunächst einmal mit einem kulturellen Grund zu tun. Technische Redaktionen sind organisatorisch eine der neueren Unternehmenseinheiten. Viele Manager „vom alten Schlag“ sind in einer Welt groß geworden, in der Technische Redaktion nur eine Aufgabe war, die „irgendwo“ erledigt wurde.

Technische Dokumentation drängt sich diesen Leitungsverantwortlichen deshalb nicht direkt als Managementaufgabe auf. Dem steht allerdings entgegen, dass sich Technische Redaktion in den letzten 15 bis zwanzig Jahren hochgradig professionalisiert hat. Auch die Aufgaben sind komplexer und vielfältiger geworden. Aus Sicht der Redaktionen besteht dementsprechend ein hoher Managementbedarf.

Es ist deshalb eine strategische Aufgabe für Technische Redaktionen, mit ihren Leistungen im Unternehmen sichtbarer zu werden. Das ist allerdings nicht ganz einfach. Denn oft wird die Dokumentation nur als Pflichtanforderung gesehen: Ohne sie kann ein Produkt zwar nicht auf den Markt kommen, aber sie leistet auch – vermeintlich – keinen Beitrag zum Erfolg des Produkts. Aus Managementsicht gilt es somit diesen Kostenblock möglichst gering zu halten.

Nutzen bewusst machen

Dies zeigt, dass es zwei Ansatzpunkte gibt, wie sich Budgets leichter verargumentieren lassen. Entweder senkt eine Investition die Kosten für die bestehenden Dokumentationsanforderungen. Oder sie generiert einen Nutzen, der bisher nicht vorhanden war oder aber noch nicht systematisch gesehen wurde.

Technische Redaktionen müssen also ihre Sichtbarkeit im Unternehmen deutlicher gestalten. Denn natürlich ist Technische Dokumentation weit mehr als nur ein unvermeidbarer Kostenblock. Technische Dokumentation kann tatsächlich selbst zu Kostensenkungen beitragen, z. B. durch die Vermeidung von Supportkosten oder Schulungsaufwänden. Auch die Funktion, das Unternehmen rechtlich bei Produktschäden abzusichern, ist im weitesten Sinne eine Maßnahme zur Kostensenkung. Denn der Dokumentation stehen Kosten für Versicherungen und Schadensfälle gegenüber.

Neben Kostensenkungen tragen Technische Redaktionen aber selbstverständlich auch zum Erfolg des Unternehmens bei. Sie liefern Material, das dem Vertrieb die Arbeit erleichtert und unterstützen mit ihrem Content die Marketingarbeit. Sie stellen ein wichtiges Element im Wissensmanagement des Unternehmens bereit und sorgen laufend im Rahmen ihrer Arbeit dafür, dass Daten aus anderen Datenquellen auf Validität geprüft werden. Oft kümmern sich Technische Redaktionen auch um das Terminologiemanagement im Unternehmen.

Der Nutzen der Semantik

Natürlich soll und kann die Aufstellung eines semantischen Modells kein Selbstzweck sein. Tatsächlich bieten die Modelle aber eine ganze Reihe von nützlichen Anwendungen. Der Basisnutzen liegt natürlich wie bisher in der Terminologie. Darüber hinaus lassen sich aber auch Informationsmodelle erstellen, mit der sich die Contentstrategie der Technischen Redaktion untermauern lässt. Auch für Metadatenmodelle und das Metadaten-Mapping ist Semantik sinnvoll.

Beim Umstieg auf ein neues Redaktionssystem ist die Altdatenübernahme ein wichtiger Faktor. Hier lassen sich durch eine geeignete Semantik bestehende Inhalte automatisch klassifizieren. Sobald die Inhalte mit zusätzlichen Metadaten angereichert sind, lassen sie sich auch leicht und flexibel bereitstellen. Egal ob Service-App, Expertensystem, Chatbot oder eine komplette -Content Delivery Lösung: Mit Semantik lassen sich die Inhalte bequem und automatisiert ausspielen. Den wohl mächtigsten Nutzen entfaltet Semantik allerdings im unternehmensweiten Einsatz, wenn Firmen auf Industrie 4.0 setzen. Hier ist es die Basis für Condition Monitoring und Predictive Maintenance. Sie stellt somit das inhaltliche Gerüst für den viel diskutierten „Digital Information Twin“ bereit.

Semantik ist also ein Herzstück für moderne Technische Kommunikation. Sie bereitet den Weg für flexible Informationsbereitstellung und die Integration des Contents in Maschinen und Prozesse. Für Technische Redakteure lohnt es sich deshalb, sich mit semantischen Modellen auseinanderzusetzen.

Mit Zahlen arbeiten

Sobald eine Redaktion ihre Nutzen systematisch gesammelt und im Unternehmenskontext bewertet hat, natürlich Wert einer Investition für das Management bewusst machen. Am einfachsten ist das, wenn sich durch die Investition Kosteneinsparungen ergeben. Allerdings reicht es nicht, Einsparungen nur zu behaupten; sie müssen sich auch messbar belegen lassen.

Als Argumentationsgrundlage für das Management ist es sinnvoll, konkret aufzuzeigen, wie eine Investition die Arbeitsweise verändert und wie sich dadurch Kosten senken lassen. Im Idealfall können Sie dabei einen Zeitpunkt bestimmen, an dem die Investition ihre Kosten durch Einsparungen aufgefangen hat und danach Geld für das Unternehmen erwirtschaftet.

Auch bei Nutzenaspekten wie Zeitersparnis oder Verbesserung der Qualität ist es hilfreich, wenn sich diese auf Kosten beziehen lassen. Was kostet es das Unternehmen, wenn eine Auslieferung sich verzögert, weil die Anleitung noch nicht fertig ist? Wie teuer ist es, ein Handbuch neu zu drucken, weil Passagen fehlerhaft übersetzt wurden? Solche und andere Punkte überzeugen Budgetgeber, dass eine Investition für das Unternehmen gewinnbringend ist.

Unterstützung finden

Leider kommt es immer wieder vor, dass ein Budget trotz plausibler Kosten-Nutzen-Rechnungen nicht genehmigt wird. Das kann zum Beispiel daran liegen, dass die Entscheider nicht überzeugt sind, dass die gewünschte Investition so wirken wird wie geplant. Doch auch dann ist noch nicht alles verloren.

Zum einen ist es ein guter Ansatzpunkt, zu zeigen, dass sich eine Investition in die Gesamtstrategie des Unternehmens eingliedert und einen wesentlichen Beitrag dazu leistet. Ein CMS stellt zum Beispiel einen wichtigen Beitrag für die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens. Translation Memory Systeme oder maschinelle Übersetzung helfen bei der Globalisierung. Terminologie-Systeme können bei der Sichtbarkeit der Unternehmensmarke und der Produkte helfen. So steht ihre Investition in einem größeren Rahmen und ist dadurch leichter bewilligungsfähig.

Einen größeren Rahmen können Sie aber auch selbst schaffen, indem Sie sich überlegen, wie die geplante Investition auch anderen Abteilungen zugutekommt. Können dank des neuen CMS die Produktblätter nun auch im Onlineshop publiziert werden? Sind übersetzte Kurzanleitungen vielleicht eine wertvolle Argumentationshilfe für den Vertrieb in Märkten, für die sich nur wenig Marketingmaterial produzieren lässt?

Es gibt viele solcher Beispiele, wie mit Produktdokumentation ein Zusatznutzen im Unternehmen erzielt werden kann. Je mehr Abteilungen eine Investition befürworten, desto zentraler ist sie für das Unternehmen. Und dann klappt es auch mit dem Budget.