Single Source of Truth bei Bühler

Bühler blickt auf eine lange Geschichte zurück, um genau zu sein bis 1860 als das Unternehmen in Uzwil in der Schweiz gegründet wurde. Heute ist Bühler ein dynamisches, innovatives Unternehmen, das auf drei Kontinenten und in über 140 Ländern zuhause ist. Bühler ist Marktführer in einer Vielzahl von Branchen und setzt Standards bei Prozesslösungen in der Lebensmitteltechnik ebenso wie bei Druckgießbauteilen im Fahrzeugbau. Ein dynamisches Unternehmen, dem Nachhaltigkeit am Herzen liegt und das gelernt hat Komplexität zu meistern und durch Digitalisierung Transparenz in Herstellungsprozessen und Produkten zu schaffen.

Komplexität und Transparenz sind auch die beiden Stichworte, die die Technische Redaktion bei Bühler bewegen. Denn auch die Technischen Redaktionen des Unternehmens verteilen sich über Standorte in Amerika, Europa und Asien. Noch weiter verteilten sich allerdings die relevanten Daten, mit denen die Technischen Redaktionen zu tun hatten. Denn diese wichtigen Informationen waren über die verschiedensten Systeme in unterschiedlichsten Abteilungen des Unternehmens verstreut. Das erleichterte nicht unbedingt die Umsetzung des großen Ziels von Bühler und seinen Redaktionen: Sämtliche Information schnell und präzise für alle Kunden bereitzustellen.

Das Problem, mit dem sich die Redakteurinnen und Redakteure von Bühler konfrontiert sahen, hatte deshalb mehrere Aspekte. Zum einen war oft nicht klar, wo eine relevante Information zu finden war. War die Information mehrfach vorhanden, so kam es teilweise zu Widersprüchen zwischen den einzelnen Quellen. Auch hier war nicht immer klar, welcher Informationsstand der verbindlich geltende war. Waren die Informationen gefunden und nach ihrer Richtigkeit bewertet, so mussten sie zum Großteil von Hand in das Redaktionssystem übernommen werden. Ein aufwändiges Verfahren, das lange dauerte und zudem noch fehleranfällig war. Und zu guter Letzt: Die mit viel Mühe ermittelten korrekten Daten wurden nicht an die ursprünglichen Datenquellen zurückgegeben. Fehler oder veraltete Informationen verblieben so in den Datenspeichern und mussten bei der nächsten Aktualisierung erneut geklärt werden.

Die Herausforderungen waren also klar. Doch wie lässt sich solch ein Gordische Knoten aus unverknüpften Datenquellen, manuellen Informationstransfers und dem Fehlen einer Lösung für die kontinuierliche Steigerung der Datenqualität durchtrennen? Für Bühler zeigte sich sehr schnell: Die Lösung liegt in der Einführung von SCHEMA ST4 als Redaktionssystem. Das erprobte Component Content Management System bringt von Haus aus alles mit, um die Arbeit der Technischen Redaktion zu beschleunigen und Prozessschritte zu automatisieren und unnötige Handarbeit zu beseitigen. Doch das ist natürlich nur die halbe Miete, wenn mit dem Redaktionssystem nur eine weitere Insellösung im Unternehmen eingeführt wird. Hier erwies es sich aber als vorteilhaft, dass das CCMS SCHEMA ST4 eine große Zahl an Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten bereithält. So konnte die Technische Redaktion automatisch an SAP, Datenbanken der Automation, Translation Memory und Windchill angebunden werden. Außerdem bietet das Redaktionssystem viele integrierte Funktionen und Anbindungsschnittstellen für Terminologieverwaltung, Übersetzungsabwicklung und kontrollierte Sprache. Durch die Workflow- und Automatisierungsmodule von SCHEMA ST4 lassen sich viele Vorgänge erleichtern und mit den Freigabe- und Versionierungsmechanismen der Redaktionslösung bleibt stets im Blick, ob eine Information aktuelle, in Klärung oder veraltet ist.

Durch die Einführung des Content Managementsystems SCHEMA ST4 ist es Bühlers Technischer Redaktion gelungen, zur Single Source of Truth zu werden, d. h. zu der Datenquelle im Unternehmen, bei der gewährleistet ist, dass die Informationen geprüft und valide sind. Für die Redaktion selbst bedeutet das keine besonderen Zusatzaufwände, denn diese Prüfung musste auch zuvor schon beim Erstellen der Dokumentation geleistet werden. Der Unterschied ist nun lediglich, dass die Ergebnisse des Klärungsprozesses ihren Weg zurück ins Unternehmen finden: Sei es über automatische Anbindungen an das PIM und andere Datenhaltungssysteme oder durch die automatisierte Erstellung von Content für eine große Anzahl von Abteilungen bei Bühler wie z. B. Einkauf, Engineering, Sales oder zur internen Weiterbildung.

Neben der höheren Zuverlässigkeit des Redaktionsprozesses und der Vermeidung von manuellen Zusatzarbeiten gibt es für die Technische Redaktion bei Bühler übrigens noch einen schönen Nebeneffekt: Die Arbeit und Wertigkeit der Redaktionsabteilung wird deutlich sichtbarer im Unternehmen, der Beitrag der Abteilung als Wertetreiber für Bühler wird stark erhöht und für das Management sichtbar. Eine gute Grundlage für die nächste Innovation, wenn es für die Redaktion bei Bühler z. B. darum geht, den Onboarding Prozess zu unterstützen oder mit dem digital information twin die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben.

Wenn Sie sehen möchten, wie Bühler die Single Source im Unternehmen erreicht, empfehlen wir das folgende Video "Nie wieder veraltetete oder doppelte Informationen"