Warum ist die Handhabung vieler Varianten so schwierig?
Varianten klingen im ersten Moment nach einer einfachen Sache: Technische Redakteure müssen nur die Unterschiede am Produkt berücksichtigen und schon ist der neue Text fertig. In der Praxis ist das aber leichter gesagt als getan, denn es gibt vor allem eine Herausforderung, wenn Sie in der Technischen Redaktion Dokumentation für (leicht) unterschiedliche Produkte erstellen: das hohe Contentvolumen. Viele Dokumente unterscheiden sich nur in Details. Dies führt zu folgenden Problemen:
- Viel Pflegeaufwand: Wird die Produktvariante technisch verändert, muss die Redaktion alle betroffenen Textstellen identifizieren und die Dokumente aktualisieren.
- Keine Transparenz: Es ist bei der hohen Zahl an Varianten in der Technischen Dokumentation eine Herausforderung, den Überblick zu behalten. Das birgt Fehlerquellen.
- Explodierendes Budget: Je mehr Varianten eines inhaltsgleichen Textes, desto mehr Volumen zum Übersetzen.
3 Gründe, weshalb Varianten in der Technischen Dokumentation entstehen
- Ungewollte Varianten: Mehrere Autoren formulieren denselben Sachverhalt unterschiedlich. Auch dieselbe Person schreibt nicht zu jedem Zeitpunkt genau gleich.
- Produktbedingte Varianten: Produktbaureihen, kundenindividuelle Konfigurationen und Gestaltungsoptionen führen zu vielen Varianten. Nutzer erwarten aber keine Gesamtanleitung, sondern eine spezifische Dokumentation für ihr Produkt.
- Kommunikative Varianten: Redaktionelle Varianten unterscheiden sich je nach Nutzungssituation des Produkts (z. B. Aufstellhinweise) sowie Zielgruppen (z. B. Wartungshandbuch für Servicetechniker). Weitere Varianten kommen durch spezifische nationale Normen und kulturelle Unterschiede in den Zielmärkten hinzu.
Unser Podcast „Die Doku-Lounge“: Folge 3 über Varianten in der Technischen Dokumentation
In unserem Podcast „Die Doku-Lounge“ unterhalten sich Moderatorin Kerstin Berke, Stefan Gruber-Barowitsch von Congram und Christoph Kaemena von Quanos über Varianten in der Technischen Dokumentation. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Anhören!
Die Lösung: Ein Redaktionssystem für Ihr Variantenmanagement
XML-basierte Redaktionssysteme wie SCHEMA ST4 helfen, die Technische Dokumentation für Produktvarianten effizient zu erstellen und zu verwalten. Der große Vorteil: Alle Inhalte werden modularisiert, also in kleinen Bausteinen angelegt. Diese Inhalte lassen sich im Anschluss zu verschiedenen Publikationen zusammensetzen – gesteuert über das Variantenmanagement. Metadaten sorgen dafür, dass sich die relevanten Informationsbausteine gezielt identifizieren lassen. Ein professionelles Redaktionssystem unterstützt Sie mit einem komfortablen Metadatensystem und mächtigen Such- und Filterfunktionen.
Das bedeutet: Als Technischer Redakteur müssen Sie die Auswahl über relevante Textbausteine nicht mehr manuell treffen. Variablen, zum Beispiel für Produktbezeichnungen, werden automatisch mit den richtigen Inhalten befüllt. Außerdem behalten Sie jederzeit einen überfassenden Überblick über den gesamten Contentbestand und erkennen auf einen Blick, welche Bausteine in welchen Projekten verwendet werden.
Variantenmanagement in der Technischen Redaktion: mehr Effizienz, höhere Qualität
Ein Redaktionssystem mit Variantenmanagement erleichtert nicht nur Ihren Arbeitsalltag, sondern bietet zahlreiche weitere Vorteile:
- Zeiteffiziente Erstellung von Dokumentationen und schnellere Time-to-market
- Weniger Pflegeaufwand, da keine ungewollten, redundanten Textbausteine mehr entstehen
- Schnellere Aktualisierungen, denn Änderungen an einem Baustein werden überall dort übernommen, wo dieser verwendet wird.
- Höhere Qualität durch einheitliche Formulierungen in allen Varianten und leichter übersetzbare Inhalte
- Volle Übersicht über alle Varianten und ihren Bearbeitungsstand
- Skalierbare Prozesse, die mit neuen Produkten, Sprachen und Zielmärkten mitwachsen
Schon gewusst...?
Was bringt die Variantenvielfalt zum Explodieren?
Die Zahl der Varianten vervielfacht sich sehr schnell. Ein Beispiel: Ein Unternehmen stellt ein Produkt für eine Zielgruppe in zwei Zielmärkten her. Es gibt zwei Handbuchvarianten (z. B. deutsch und englisch). Stellt dasselbe Unternehmen zwei Produkte für zwei Zielgruppen und für drei Zielmärkte her, benötigt es bereits zwölf Dokumentationsvarianten. Soll das Ganze nun gedruckt und online ausgeliefert werden, steigt die Zahl auf 24 und so geht das immer weiter. Möchten Sie den Überblick bewahren, brauchen Sie ein professionelles Variantenmanagement.
Was sind Varianten und was Dimensionen?
Unterschiede zwischen älteren und neueren Ständen einer Anleitung nennt man Versionen. Übersetzungen sind streng genommen auch Varianten einer Anleitung. In der Technischen Dokumentation werden sie aber allgemein als Dimensionen bezeichnet.
Unser Video: Variantenmanagement ganz einfach!
In diesem Video mit unseren Experten Stefan Gruber-Barowitsch (Geschäftsführer der Congram GmbH) und Petra Dutz (Beraterin bei Quanos) erfahren Sie,
- wie Sie die Herausforderungen des Variantenmanagements in Ihrer Redaktion praktisch meistern
- wie Software Sie dabei unterstützt, Variantenmanagement professionell umzusetzen und Technische Dokumentationen effizient zu erstellen
- wie Sie in Ihrem bestehenden Contentpool Varianten mittels eines fünfstufigen Verfahrens identifizieren
Wie Sie Varianten identifizieren
Viele Redakteure arbeiten bereits mit Varianten, wenn auch manuell. Mit dem Einzug eines Redaktionssystems und damit eines systematischen Vorgehens müssen Varianten gezielt im Datenbestand identifiziert werden. Wie das gelingt, zeigt Stefan Gruber-Barowitsch, Berater für Technische Kommunikation und beim Quanos-Partner Congram aus Graz. Er hat seine Vorgehensweise in einem mehrstufigen Modell zusammengefasst.
Für Technische Redaktionen bietet das Modell den Vorteil, dass sich der Detaillierungsgrad der Analyse auf die Bedürfnisse und Möglichkeiten jeder Redaktion individuell abstimmen lässt. Nicht jede Redaktion kann die gleiche Zahl an Varianten bewältigen. Was möglich ist, hängt unter anderem von den dokumentierten Produkten, den personellen Ressourcen und natürlich auch vom verwendeten Redaktionssystem ab.
Stufe 0: die Bestandsaufnahme
Fast jedes Unternehmen hat bereits verschiedene Dokumentationsvarianten und verwaltet diese in irgendeiner Form. Oft geschieht das durch die Ablage im Dateisystem oder durch eine Excelliste, in der die Unterschiede zwischen den verschiedenen Anleitungen vermerkt sind.
Stufe 1: die Kapitel
Welche Kapitel sind in allen Anleitungen vorhanden und wie lässt sich eine einheitliche Struktur herstellen? Orientieren Sie sich am Inhaltsverzeichnis der verschiedenen Anleitungen und markieren Sie, welche Textteile gleich bzw. verschieden sind. Identifizieren Sie, welche Kapitel komplett identisch sind. Diese Kapitel können Sie dann als Standardkapitel für Ihre Dokumentation vorhalten.
Stufe 2: zusätzliche Kapitel
Ermitteln Sie, ob es Kapitel gibt, die für einige Varianten zusätzlich zum Standard hinzukommen. Wir bewegen uns hier immer noch auf Kapitelebene.
Stufe 3: spezifische Teile von Kapiteln
Sehen Sie sich die Inhalte genauer an. Lassen sich geschlossene Teile innerhalb eines Kapitels identifizieren, die nur für manche Varianten ergänzt werden? Diese Teiltexte können dann ebenfalls als Standards ins Variantenmanagement aufgenommen werden.
Stufe 4: kleinere Elemente
Welche Abbildungen, Beschreibungen von Displays etc. sind in allen Anleitungen identisch? Wo soll mit Symbolabbildungen gearbeitet werden? Wo müssen Abbildungen und Abbildungsbeschriftungen getauscht werden?
Stufe 5: Varianz auf Zeichenebene
Manche Textteile sind weitgehend identisch, allerdings müssen einige wenige Zeichen ausgetauscht werden. Typischerweise sind das Produktdaten oder -bezeichnungen. Viele Redaktionen fassen der Einfachheit halber alle Produktdaten für alle Produkte in einer Tabelle für Technische Daten zusammen. Das kann aber schnell unübersichtlich werden. Mit der richtigen Redaktionssoftware ist es deshalb oft die bessere Lösung, die Produktdaten in Variablen vorzuhalten und an den entsprechenden Stellen zu tauschen.
Das Poster zum Download: Den Variantenberg erklimmen
Sie möchten, dass Ihnen die Erstellung von Varianten in der Technischen Dokumentation leichter von der Hand geht? Auf unserem Poster finden Sie die fünfstufige Vorgehensweise von Stefan Gruber-Barowitsch übersichtlich dargestellt. Laden Sie es herunter, drucken Sie es aus und haben Sie die optimale Vorgehensweise für Ihr Variantenmanagement immer parat!
