Sich das Layout für jedes Dokument sparen und stattdessen ein oder mehrere wiederverwendbare Layouts pro Zielformat erstellen? Änderungen nur einmal am Original-Layout pflegen und alle darauf basierenden Dokumente enthalten ab sofort diese Änderungen? Das klingt wie Science Fiction? Nein, das geht!
Manchmal hat es den Anschein, dass Technische Redaktionen sich hauptsächlich mit dem Layout beschäftigen. Die Inhalte sind vollständig, sprachlich sitzen die Anleitungen bis auf den Punkt – doch dann kommt die Endfertigung.
Tagelang laufen die Redakteure fehlerhaften Einzügen, unerwünschten Textflüssen, Bildbeschriftungen und ähnlichen Layout-Tücken hinterher. Und jeder weiß schon jetzt: Sobald die Daten von der Übersetzungsagentur zurückkommen, fängt die ganze Schufterei von Neuem an.
Dabei geht es sehr viel einfacher mit einem XML-basierten Redaktionssystem (CCMS).
Ein Layout ist wesentlich mehr als eine gefällige Darstellung. Das Layout entscheidet über den Erfolg von Informationsprodukten: Es ist zentral für Usability und Verständlichkeit. Deshalb verdient das Layout-Konzept einer Anleitung auch besondere Aufmerksamkeit. Anders sieht das mit den Feinarbeiten am Layout aus, die oft viel Zeit beanspruchen und hohe Kosten verursachen. Sie werden am besten durch ein automatisiertes Layout abgelöst.
Aus verschiedenen Gründen ist die Erstellung von guten Layouts in der Technischen Redaktion nicht ganz einfach:
Weniger Arbeitsaufwand bedeutet weniger Kosten. Automatisches Layout bedeutet höhere Konsistenz in der Gestaltung. Trennung von Inhalt und Gestaltung bedeutet mehr Flexibilität. Eine echte Win-Win-Win-Situation für Technische Redaktionen. Und das funktioniert so: In SCHEMA ST4 werden Inhalte modular verwaltet. Gleichzeitig werden diese Inhalte von dem späteren Layout getrennt; sie sind nur Texte und Grafiken ohne weitere Layoutinformationen. Das eröffnet Chancen für eine Automatisierung der Layoutvorgänge. Jedes Modul kennt seinen Informationstyp. Dadurch lassen sich zentrale Layoutanweisungen erstellen, wie ein bestimmter Informationstyp als Modul für einen bestimmten Dokumenttyp dargestellt werden soll. Dies ermöglicht ein automatisches Layout, das nachträgliche Layoutarbeiten weitestgehend überflüssig macht und gleichzeitig eine hohe typographische Qualität erreicht.
Neben den Aufwänden für die Gestaltung der Ausgangssprache ist auch die Gestaltung der zielsprachigen Dokumente ein starker Kostenfaktor. Oft wird diese Gestaltung an Übersetzungsdienstleister ausgelagert. Allerdings hat diese den Nachteil, dass die Technische Redaktion die Hoheit über den Gestaltungsprozess teilweise abgibt; nicht selten verbleiben die Originaldaten bei den Dienstleistern. Mit SCHEMA ST4 können Sie ein einmal definiertes Layout automatisch für alle Übersetzungen verwenden. Sollten sprachspezifische Layoutanpassungen notwendig sein, beispielsweise weil Texte in der Zielsprache länger sind als in der Ausgangssprache, so lässt sich das durch abgewandelte Layout-Regeln für diese Sprache abfangen. Als Technische Redaktion profitieren Sie also zweifach: Layoutaufwände entfallen und die Redaktion behält den Zugriff auf alle relevanten Dokumentationsdaten.
Ein einmal definiertes Layout lässt sich immer wieder verwenden: bei Aktualisierungen, bei anderen Produkten, bei anderen Anleitungstypen (z. B. Installationsanleitungen, Wartungsanleitungen etc.). Dadurch potenziert sich der Nutzen, den für jeden dieser Fälle reduziert sich der Aufwand für Layout und Gestaltung auf nahezu null. Und Layout-Änderungen lassen sich für all diese Dokumente zentral umsetzen, ohne dass nennenswerter Arbeitsaufwand entsteht.
Gleichzeitig kann dieselbe Information aber auch mit verschiedenen Layouts verwendet werden: Ein kurzer, mehrsprachiger Beipackzettel, ein umfangreiches Handbuch oder ein Informationsportal im Internet lassen sich so aus demselben Datenbestand herstellen. Denn Layouts beschränken sich nicht auf Druck-Layouts. Auch Online-Gestaltungen, mobile Anwendungen und oder sogar Powerpoint-Folien sind Layouts, die sich automatisch herstellen lassen.
