Viele Anleitungen, in vielen Varianten...

Haben Sie die Anleitungen, die die Technische Dokumentation in Ihrem Unternehmen erstellt, schon einmal gezählt? Wie viele verschiedene gibt es da? Wer sich die Mühe macht, zu zählen, wird schnell erstaunt sein: In fast jedem Unternehmen gibt es sehr viele Anleitungen in unzähligen unterschiedlichen Varianten. 

Da gibt es Anleitungen für Produktausstattungen, die sich nur in einem Merkmal unterscheiden. Es gibt Wartungsliteratur für geschultes Personal, Dokumentationen für den amerikanischen Markt, Anleitungen auf Französisch, Dänisch, Japanisch und Englisch. Ebenso gibt es Handbücher für die Vorgängerversionen, Anleitungen auf Papier, als PDF und für mobile Endgeräte. Die meisten Dokumente in der Technischen Dokumentation sind Varianten anderer Dokumente.

Was im ersten Moment einfach klingt, hat aber seine ganz eigenen Herausforderungen. Denn haben Sie sich schon einmal gefragt, wie eine Technische Redaktion bei all den Varianten noch den Überblick behalten soll? Das geht ganz einfach, mit einem XML-Redaktionssystem wie SCHEMA ST4!

Warum ist die Handhabung vieler Varianten so schwierig?

Varianten klingen im ersten Moment nach einer einfachen Sache: Man muss nur jeweils die Unterschiede berücksichtigen und schon ist der neue Text fertig. In Wirklichkeit ist das aber leichter gesagt als getan. Das hat im Wesentlichen drei Gründe:  

  • Zu jeder Produktvariante kommt in der Technischen Dokumentation eine erhebliche Zahl an redaktionellen Varianten. 

  • Änderungen an einer Variante müssen in allen Dokumenten durchgeführt werden, die von dieser Variante ebenfalls betroffen sind – ausgenommen der Varianten, in denen noch die vorherigen Informationen gelten. 

  • Es ist bei der hohen Zahl an Varianten in der Technischen Dokumentation eine echte Herausforderung allein zu verwalten, welche Variante welche Inhalte in welcher Version umfasst.  

Schon Unternehmen mit einem kleinen Produktportfolio haben Probleme, diese Varianten als Word- oder InDesign-Dokumente im Dateisystem zu führen. Im Prinzip lassen sich die verschiedenen Optionen der einzelnen Varianten in Excellisten verwalten. Doch auch hier sind die Grenzen der Übersichtlichkeit oft schnell erreicht.  

Sie möchten tiefer ins Thema einsteigen?

Im Folgenden finden Sie unser Webinar und unseren Podcast zum Thema. Genau das Richtige für Sie!

Themenvideo: Varianten-Management ganz einfach!

In diesem Video erfahren Sie,

  • wie Sie die Herausforderungen des Varianten-Managements in Ihrer Redaktion ganz praktisch meistern
  • welche Hilfsmittel Ihnen dabei besonders dienlich sind
  • wie mit unterschiedlichen Werkzeugen bei steigender Automatisierung vom Erfassen der Texte bis hin zur Publikation der verschiedenen Varianten, Versionen, Formate und Dimensionen der Anteil an Managementaufgaben gesenkt werden kann
  • wie mehr Fokus auf das Erstellen und Bearbeiten der Informationen möglich ist und effektiver und effizienter in der Technischen Dokumentation gearbeitet werden kann

Somit können Sie alle Anforderungen schneller und qualitativ besser erfüllen.

 

Das sind Ihre Referenten:

Stefan Gruber-Barowitsch, Geschäftsführer der Congram GmbH, ist leidenschaftlicher technischer Redakteur, Dozent an der FH Joanneum Graz und DokuPunk.  Congram bietet Lösungen und Beratungen im Zusammenhang mit Technischen Dokumentation, Content Engineering, Content Delivery und Digitalisierung von Informationen.

Petra Dutz, Beraterin bei Quanos, sagt von sich selbst, dass Sprache und Informationsvermittlung ihre Leidenschaft sind – und das wird durch ihre Vita unterstrichen: Seit dem Jahr 2000 arbeitet sie nun schon im Bereich Übersetzung und Übersetzungssoftware. Außerdem ist sie als Lehrbeauftragte für CAT-Tools, Übersetzung, Übersetzungsmanagement, Softwarelokalisierung und Terminologie an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz tätig.

Unser Podcast "Die Doku-Lounge": Folge 3 über Varianten

Unser Podcast "Die Doku-Lounge" dreht sich um alles rund um die Technische Redaktion. In jeder Folge lädt Kerstin Berke Profis aus der Branche ein, um ein Thema näher unter die Lupe zu nehmen. In dieser Folge hat sie sich mit Stefan Gruber-Barowitsch von Congram und Christoph Kaemena von Quanos über Varianten in der Technischen Dokumentation unterhalten. Wir wünschen Ihnen viel Spaß!

Das Poster zum Download: Den Variantenberg erklimmen

Sie möchten, dass Ihnen die Erstellung von Varianten leichter von der Hand geht? Auf unserem Poster finden Sie unsere Empfehlung für die optimale Vorgehensweise in 5 Stufen. Unser Poster können Sie ganz einfach selbst ausdrucken und neben Ihren Schreibtisch an die Wand hängen.

Poster jetzt herunterladen

Die Lösung: SCHEMA ST4

Hier helfen XML-basierte Redaktionssysteme, sogenannte Component Content Management Systeme (CCMS) wie zum Beispiel SCHEMA ST4. SCHEMA ST4 ist ein leistungsfähiges XML-Redaktionssystem der Spitzenklasse. 

SCHEMA ST4 speichert Inhalte als modulare Bausteine ab. Das bedeutet: Ergeben sich Änderungen an einem Baustein, wird derselbe Baustein in allen Varianten gleich mitverändert und diese Änderungen sind sofort für alle Varianten verfügbar. Gleichzeitig bieten XML-Redaktionssysteme wie SCHEMA ST4 ausgereifte Metadaten-Systeme. Mit diesen können innerhalb der Bausteine automatisiert Variablen bespeist werden, zum Beispiel für Produktbezeichnungen. Weitere Mechanismen wie Datenknoten ermöglichen Ihrer Redaktion Varianten effizient und feingranular abzubilden. 

Da Sie bei in SCHEMA ST4 Ihre Inhalte in einem modularen Contentpool pflegen, müssen Sie auch für viele verschiedene (Output-)Dokumente nur vergleichsweise wenige Bausteine pflegen. Diese Bausteine lassen sich anhand von Metadaten und Contenteigenschaften einfach suchen und filtern. 

Zum Erzeugen des Endprodukts kombinieren Sie Bausteine individuell in Projekten, um verschiedene Produkt-, Medien- und Zielgruppenvarianten zu erzeugen. Solche Projekte können Sie speichern und immer wieder verwenden oder später als Kopien modifizieren und so neue Varianten erzeugen. Ausführliche und userfreundliche Berichtsmodule geben Ihnen einen umfassenden Überblick, welche Bausteine in welchen Projekten verwendet wurden. 

SCHEMA ST4 unterstützt Sie in der Übersetzungsverwaltung auf vielfältige Weise. Es bietet standardmäßig eine Autorenunterstützung und Terminologieverwaltung. Auch externe Systeme für kontrollierte Sprache lassen sich anbinden und sorgen so dafür, dass möglichst einheitliche Formulierungen verwendet werden und Übersetzungsaufwände sinken. Component Content Management Systeme unterstützen im Allgemeinen die gängigen Standards für den Bereich Lokalisierung und Terminologie, wie XML, TBX und COTI. Dadurch lassen sich alle gängigen Translation Memory Systeme und Terminologiemanagement-Systeme direkt an das Redaktionssystem anbinden: Ihre Redaktion integriert sich dadurch direkt in den Übersetzungsworkflow Ihres Sprachdienstleisters.

Schon gewusst...?

Varianten entstehen zunächst einmal durch die verschiedenen Produktbaureihen und Gestaltungsoptionen der Produkte. Außerdem gibt es redaktionelle Varianten für unterschiedliche Nutzungssituationen (z. B. Aufstellanleitungen) sowie Zielgruppen (z. B. Wartungshandbücher für Bedienpersonal oder Servicetechniker). Weitere Varianten kommen durch jeweils spezifische nationale Normen und kulturelle Unterschiede in den Zielmärkten hinzu.  

Unterschiede zwischen älteren und neueren Ständen einer Anleitung nennt man „Versionen“. Übersetzungen sind streng genommen auch Varianten einer Anleitung; in der Technischen Dokumentation werden sie aber allgemein als „Dimensionen“ bezeichnet. 

Das bietet Ihnen SCHEMA ST4:

  • Taxonomische Konzepte
  • Übersichtliche Variantenmatrix Variantenbildung auf allen/verschiedenen Ebenen:
    ⇒ Zeichenebene (Variable)
    ⇒ Satz-, Listenpunkt-, Tabellenzeilen- & Absatzebene (Fragment)
    ⇒ Unterkapitel- & Kapitelebene (Knoten)
  • Klassifikationsmerkmale durch Endanwender individuell einstellbar
  • Automatische Inhaltsklassifikation durch Vererbung in ST4
  • Standardschnittstelle zur automatisierten Klassifikation (KI) via AI Cube
  • Automatisierte stücklistenbasierte Publikation (APX)
  • einfache Übertragung von klassifiziertem Inhalt und Klassifikationen an Portale (z.B. InfoCube)

Sie möchten mehr erfahren?

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Fragen Sie jetzt nach einer Demo von SCHEMA ST4. Unsere Berater sind gerne für Sie da!