Heinen GmbH & Co. KG

Heinen Freezing optimiert Dokumentationsprozesse mit SCHEMA ST4

Ein norddeutscher Spezialist für Tiefkühltechnologie setzt auf Effizienz und Struktur

Die Heinen GmbH & Co. KG mit Sitz in Jade an der Nordsee ist ein führender Hersteller von Gefriersystemen für die Lebensmittelindustrie. Ob Pizzen, Torten oder Gemüse – unzählige Tiefkühlprodukte weltweit werden über Anlagen von Heinen eingefroren. Das Unternehmen gehört zur Kahl Holding, beschäftigt rund 90 Mitarbeiter im Büro, 15 in der Logistik und etwa 30 Monteure. Heinen ist ein reines Engineering-Unternehmen ohne eigene Fertigung, das sich durch kundenspezifische Lösungen, technische Präzision und hohe Qualität auszeichnet.

Die Herausforderung: Komplexe Variantenvielfalt und unstrukturierte Dokumentation

Im Laufe der Jahre hatte sich bei Heinen eine Vielzahl an Dokumenten, Textvorlagen und individuellen Abläufen angesammelt – von Angeboten über Auftragsbestätigungen bis hin zu Betriebsanleitungen. Unterschiedliche Word-Vorlagen, redundante Inhalte und fehlende Struktur führten zu hohem Pflegeaufwand und inkonsistenten Informationen.

„Wir wollten ein System, das alles kann – vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis zur Betriebsanleitung“, beschreibt Beate Müller, Technische Redakteurin bei Heinen, die Ausgangslage. Hinzu kam die enorme Variantenvielfalt: Allein im Bereich der Spiralfroster existieren acht Baureihen mit jeweils bis zu 18 Größen, unzähligen Optionen und Konfigurationsmöglichkeiten. Für jede dieser Varianten mussten technische und kaufmännische Daten erfasst und korrekt in Dokumente überführt werden – ein enormer Aufwand, der bisher größtenteils manuell erfolgte.

Die Lösung: Zentrale Informationsbasis mit SCHEMA ST4

Auf der Suche nach einer durchgängigen Lösung entschied sich Heinen für das Redaktionssystem SCHEMA ST4, unterstützt durch das erfahrene Partnerunternehmen Dokuwerk. Ziel war es, sämtliche Dokumentationsprozesse zu vereinheitlichen und zu automatisieren.

Zunächst schuf das Unternehmen die Grundlage: eine einheitliche Daten- und Dokumentenstruktur über alle Abteilungen hinweg. Eine interne Terminologie wurde definiert, um Begriffe wie „Verdampfer“ oder „Luftkühler“ eindeutig zuzuordnen. Missverständnisse gehörten damit der Vergangenheit an. Darauf aufbauend modellierte das Team gemeinsam mit Dokuwerk eine innovative Lösung: eine generische Datenstruktur mit nur zwei Datenknotenklassen – „Wert“ und „Platzhalter“. Diese Architektur ermöglicht es, alle relevanten Metadaten aus einer Excel-basierten „Transferdatei“ automatisiert in ST4 zu importieren.

Per Mausklick werden heute alle technischen und kaufmännischen Daten in ein neues Projekt übernommen – inklusive Filterlogik, Variantensteuerung und automatischer Layout-Zuweisung. Ein cleverer Switch-Mechanismus ebenfalls entwickelt von der Fa. Dokuwerk sorgt dafür, dass nur die relevanten Inhalte ausgegeben werden.

Das Ergebnis: Struktur, Geschwindigkeit und Konsistenz

Das Ergebnis dieser Umstellung kann sich sehen lassen: Heinen füllt den Informationspool nun nur noch einmal und nutzt ihn für sämtliche Dokumente, von Angeboten über Auftragsbestätigungen bis zu Betriebsanleitungen. Dank der automatisierten Prozesse genügt heute ein einziger Klick, um ein vollständiges PDF zu erzeugen.

„Wir haben die Bearbeitungszeiten drastisch reduziert und gleichzeitig die Qualität unserer Dokumente enorm verbessert“, so Beate Müller. Auch die interne Konsistenz wurde deutlich gesteigert: Durch die einheitliche Terminologie, das zentrale Layout und die automatisierte Datenübernahme bleibt der Content in allen Sprachen und Formaten konsistent. Selbst CE-relevante Prüfprotokolle, Sicherheitskonzepte oder Schulungsunterlagen werden mittlerweile direkt aus ST4 generiert, inklusive kundenspezifischer Angaben wie Maschinennummer oder Aufstellort.

Ein weiterer Vorteil: Layoutänderungen oder Logo-Anpassungen müssen nur noch an einer Stelle vorgenommen werden, um in sämtlichen Dokumenten zu greifen. Übersetzungskosten wurden deutlich gesenkt, da identische Textbausteine mehrfach wiederverwendet werden.

Mehr als nur Dokumentation – ein unternehmensweiter Standard

Durch die Arbeit mit SCHEMA ST4 hat Heinen nicht nur seine technische Dokumentation optimiert, sondern die gesamte Unternehmensstruktur nachhaltig verändert. Die Einführung eines Dokumentenschlüssels sorgt für klare Identifikation aller nicht projektspezifischen Unterlagen. Selbst interne HR-Dokumente wie Mitarbeiterinformationen oder Benefit-Übersichten werden heute über ST4 erstellt, und das mit denselben Qualitätsstandards wie Kundenunterlagen.

Fazit: Ein Mausklick für maximale Effizienz

Mit SCHEMA ST4 hat Heinen einen zentralen, hochautomatisierten Dokumentationsprozess geschaffen, der Zeit spart, Qualität sichert und Wachstum ermöglicht. „Wir brauchen heute nur noch einen Mausklick, um alle Metadaten zu importieren, das PDF zu erzeugen und fertig zu sein. Das ist ein Riesenschritt für uns“, lautet das Fazit.

Gemeinsam mit Dokuwerk und Quanos hat Heinen den Weg von fragmentierter Dokumentation zu einem durchgängigen, intelligenten Informationsmanagement erfolgreich gemeistert – und blickt zuversichtlich in die Zukunft: „Wir haben noch viel vor.“