EREMA

CATALOGcreator® bereits nach zwei Jahren amortisiert

Der österreichische Hersteller von Kunststoffrecycling-Maschinen und -Technologie Erema setzt auf innovative Online-Ersatzteilkataloge. Bereits nach zwei Jahren erreichte Erema nachweislich den Return-on-Investment (RoI) und sichert sich langfristig einen modernen Unternehmensauftritt für das Ersatzteilwesen mit integrierten Schaltplänen.

Unternehmen

Die Engineering Recycling Maschinen und Anlagen Ges.m.b.H, kurz Erema, ist seit 1983 Spezialist für Kunststoffrecycling-Maschinen und -Technologie. Jede Maschine ist ein Unikat mit bis zu 25 Jahren Lebensdauer und durchschnittlich über ca. 15.000 Einzelteilen. Die gesamte Erema Group erwirtschaftet mit gut 480 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von 132 Mio. Euro in einem stark wachsenden Marktsegment. Firmensitz im österreichischen Ansfelden – weitere Standorte sind in Nordamerika, China und Russland. Der Exporteur liefert in über 130 Länder weltweit.

Ausgangssituation

Bei Erema gab es zuvor keine Möglichkeit, den umfassenden Datenbestand zu den Maschinen kontrolliert an eine große Nutzergruppe weiter zu geben. Die dezentral gepflegten Informationen waren nur Mitarbeitern zugänglich, die selbst Einblick in Expertensysteme wie SAP hatten. Erschwerend kam hinzu, dass Erema keine eigene Teilefertigung besitzt, sondern auf ca. 500 Zulieferer angewiesen ist. Dies führt zu zahlreichen Datenschnittstellen.

Der gesamte Teileservice weltweit sitzt zentral am Firmenstandort in Ansfelden. Die 40 Mitarbeiter im Service betreuen die Endkunden direkt bzw. über ca. 40 Händler, welche jedoch nur teilweise über ein größeres technisches Verständnis verfügen. Die Ersatzteil-Bestellungen erfolgten klassisch per E-Mail. Die fehlende Transparenz bei den Daten hatte trägere Reaktionszeiten zur Folge. Außerdem entstanden zusätzliche Wartezeiten durch die Zeitverschiebung und Informationsverluste durch die Übersetzungsproblematik der weltweit ansässigen Händler, welche oft Rückfragen zur Folge hatten.

Anforderungen

Erema wollte die Hemmschwellen für die Bestellung bei Kunden abbauen und schnelle Antwortzeiten garantieren. Das Ziel war deshalb ein tagesaktueller Online-Ersatzteilkatalog, der folgende Vorteile bieten sollte: 24/7-Erreichbarkeit, Auskünfte über Preise und Verfügbarkeiten und dank 2D- und / oder 3D-Darstellungen der Maschinen eine einfache und übersichtliche grafische Navigation. Ein weiterer Grund für die Online-Verfügbarkeit der neuen Lösung im Service war das hohe Schulungsaufkommen, beispielsweise beim technischen Kundendienst.  Für diese Zielgruppe sollten die Basisinformation wie Preise und Lagerbestände aus den führenden ERP-Bereichen einfach zugänglich gemacht werden. Der Service-Mitarbeiter erhält im Katalog rasch eine Übersicht und kann dieses zusätzliche Wissen im Kundengespräch kompetent nutzen.

Die Entscheidungsgründe für die elektronische Ersatzteilkatalog-Software CATALOGcreator® und die TID als Umsetzungspartner erläutert Christoph Krump, Manager Spare Parts Business, so: „Die TID hat uns ein transparentes Kostenmodell angeboten mit gut kalkulierbaren fixen und laufenden Kosten. Dieses „Flat-Rate“-Modell war neben der modernen Oberfläche hinsichtlich mobiler Endgeräte (PHP/CSS) das wichtigste Kriterium. Nicht zuletzt hatten wir einfach auch ein gutes Bauchgefühl, was die Zusammenarbeit mit der TID betrifft. Dies hat sich später im Projekt auch so bestätigt.“

Lösung bei EREMA

Mit der Software CATALOGcreator® hat Erema eine zentral zugängliche und klar strukturierte Informationsverteilung für die unterschiedlichen Zielgruppen erzielt. Der Katalog ist leicht zu bedienen, besitzt eine moderne Oberfläche und integriert zu den mechanischen Katalogen auch Schaltpläne. Er bündelt das Wissen aus verschiedenen Quellen und ist in den Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar. Viele einfache Fragen lösen die Nutzer im Online-Katalog jetzt selbst.

Ein großer Personenkreis im Unternehmen erhält über den Katalog direkten Zugriff auf umfangreiches Wissen und kann somit jene 90% der Informationen, welche für alle relevant sind, leicht konsumieren ohne sich in den Expertensystemen auskennen zu müssen. Aber auch die Fachabteilungen, wie die Konstruktion oder reisende Techniker, nutzen mittlerweile das Tool für Preis- und Verfügbarkeitsauskünfte, statt direkt in SAP zu recherchieren. Eine Besonderheit bei Erema war die Anforderung, die unterschiedlichen Informationsstände, die zwischen externen und internen Nutzern bestehen, zu visualisieren. Alle Inhalte, die nur hausintern einsehbar sind, werden durch eine orange Hintergrundfarbe markiert. Wichtig war zudem eine strikte Datentrennung im Projekt. Auf dem externen Server liegen keine Daten, die nicht auch extern angezeigt werden sollen.

Die Montageabteilung profitiert von einem sehr nützlichen Nebeneffekt der neuen Lösung. Es ist heute möglich, sich den aktuellen Maschinenstand in den verschiedenen Montagephasen anzeigen zu lassen. Dies führt zu erheblicher Zeitersparnis. Zuvor waren oft Rückfragen erforderlich, da der Informationszugang über die Expertensysteme im ERP und CAD-Bereich erschwert war. Zudem sind bereits weitere Anforderungen im Online-Katalog umgesetzt wie Materialklassifizierungen, Alternativteilesuche und ein Katalogmodul für allgemeine Verbrauchsteile.

Erfahrungen und Ausblick

Für Erema hat sich die Investition in den elektronischen Ersatzteilkatalog bereits nach zwei Jahren amortisiert. Dies lässt sich auch ganz konkret an Zahlen belegen. Mit einem Tool misst die Serviceabteilung wie der Katalog genutzt wird. Daten wie Zugriffe nach Standorten, Uhrzeiten und welche Seiten genutzt wurden, lassen sich so erfassen und auswerten.

Aktuell ergibt sich folgendes Bild: die hausinterne Verwendung des Onlinekatalogs beträgt 70 Prozent, davon nutzt die Serviceabteilung die Hälfte dieser Zeit selbst. Der große Mehrwert entsteht aber vor allem in den Abteilungen, die nicht oder nur teilweise in einzelnen Originalsystemen präsent sind wie beispielsweise reisende Techniker oder der gesamte Einkauf. Anhand dieser Statistiken berechnet Erema seinen Return-on-Investment (RoI) wie folgt:  Die insgesamt 40 Vertretungen, davon drei Hauptvertretungen, benötigen laufenden Support von dem Maschinenbauer, um ihr Geschäft erfolgreich zu betreiben. „Stand heute werden bereits 60 Prozent des ursprünglichen Supportaufkommens im Ersatzteilbereich durch die Recherche im Onlinekatalog von den Vertretungen selbst gelöst und gar nicht mehr an unsere Serviceabteilung heran getragen. Diese Einsparungen lassen sich leicht kalkulatorisch mit der Investition in den CATALOGcreator^® gegenrechnen und ergeben bei 40 Mitarbeitern im Service und einem Umsatzvolumen von 132 Mio. Euro einen RoI von zwei Jahren“, erklärt Christoph Krump.

Außerdem forciert Erema als nächsten Projektschritt die Integration von 3D-Modellen in den Katalog. Das Unternehmen verspricht sich weitere Vorteile für die Katalog-Nutzer, um Informationen noch leichter zu finden. Weitere Features wie die erweiterte Maschinenmerkmal-Suche, sowie die geplante Anzeige von Ersatz- und Verschleißteilen auf Katalog- und Standortebene tragen zur laufenden Optimierung im Katalog bei, sodass die Plattform hausintern als zentrale Stelle - genannt „Cockpit“ - für die Abteilungs-übergreifende Informationsweitergabe dient.

„Stand heute werden bereits 60 Prozent des ursprünglichen Supportaufkommens im Ersatzteilbereich durch die Recherche im Onlinekatalog von den Vertretungen selbst gelöst und gar nicht mehr an unsere Serviceabteilung heran getragen. Diese Einsparungen lassen sich leicht kalkulatorisch mit der Investition in den CATALOGcreator® gegenrechnen und ergeben bei 40 Mitarbeitern im Service und einem Umsatzvolumen von 132 Mio. Euro einen RoI von zwei Jahren.“
Christoph Krump, Manager Spare Parts Business

Fazit

Den Online-Katalog von Erema nutzen über 80 hausinterne Mitarbeiter sowie über 400 externe User mit stetig steigender Tendenz. 

„Wir sind überzeugt, unsere Anforderungen langfristig mit der TID sehr erfolgreich umzusetzen. Das noch junge Projekt-Team bei TID stellt sicher, dass wir mit unseren Ansprechpartnern noch lange zusammen arbeiten. Wir legen Wert auf einen Dienstleistungspartner mit großer Nachhaltigkeit, zukunftsorientierter Software und zuverlässigem Support. Deshalb hat sich die Investition in dieses Projekt für uns bereits rentiert.“

Christoph Krump, Manager Spare Parts Business, EREMA