Grasso GmbH

Ersatzteilkatalog mit PSIpenta Anbindung, Online-Shop für Ersatzteile

Grasso GmbH (ein Unternehmen der GEA Gruppe) in Berlin gehört zu den führenden Anbietern von Maschinen und Anlagen im Bereich Kältetechnik. Das umfassende Angebot seriengefertigter und maßgeschneiderter Schraubenverdichter, Schraubenverdichteraggregate sowie Flüssigkeitskühlsätze wird weltweit vertrieben. Die Abwicklung des Service-und Ersatzteilgeschäfts erfolgt über Service-und Vertriebs- Landesgesellschaften, sogenannte PSC (Product Selling Companies). Diese sind zwischen die Unternehmenszentrale und die Endkunden geschaltet. Ersatzteilbestellungen der Endkunden werden von den PSC entgegengenommen und über die Zentrale abgewickelt.

Ausgangssituation

Bis Mitte 2003 stellte die GEA Grasso GmbH ihre Service- und Ersatzteilinformationen für die PSC in Form von Papierkatalogen zur Verfügung. Die Bestellung eines Ersatzteils erfolgte telefonisch, per Fax oder E-Mail. Bestellungen, die über die PSC bei Grasso eingingen, wurden manuell in PSIpenta übertragen und abgewickelt.

Aufgabenstellung

Ziel war es, den gesamten Ablauf der Bestellabwicklung durch eine E-Business Lösung zu optimieren. Die alten Papierkataloge sollten durch ein Online Bestellsystem für Ersatzteile abgelöst werden, das die spezifischen Anforderungen des Ersatzteilvertriebs erfüllt.

Integrierte Katalog/Shop Lösung

Mit Hilfe der Docware GmbH hat die GEA Grasso GmbH ein G-POS (Grasso Parts Online Shop) genanntes Online Bestellsystem implementiert, das auf der Ersatzteilkatalog- Software PARTS-PUBLISHER und der Shop-Software PARTS-SHOP der Firma Docware basiert.

Anbindung an PSIpenta

Ersatzteil-Shop (mit integriertem PARTS-PUBLISHER Katalog-System) ist an PSIpenta angebunden. Durch die Koppelung des Shops an das Warenwirtschaftssystem ist eine weitgehende Automatisierung der Bestellabwicklung möglich.

Automatisierte Erstellung und Aktualisierung von Ersatzteilkatalogen

Mit der Workbench der Ersatzteilkatalog-Software PARTS-PUBLISHER sind Grasso Mitarbeiter in der Funktion des Katalogerstellers jederzeit in der Lage, mit wenigen Mausklicks Ersatzteilkataloge zu erstellen und zu aktualisieren. Dabei werden Ersatzteil- und Servicedaten unterschiedlichster Art (z.B. Stammdaten, Preise, Grafiken, Explosionszeichnungen) in Minutenschnelle automatisiert aufbereitet, verlinkt und ohne Zwischenschritte im Internet-Shop bereitgestellt.

Die für die Katalogerstellung benötigten Stücklistendaten werden mit MS Access ausgelesen und fließen anschließend über eine Schnittstelle direkt aus dem Warenwirtschaftssystem PSIpenta in die Datenbank des Katalogsystems PARTS-PUBLISHER ein. Datenänderungen, die in PSIpenta vorgenommen werden, kommen direkt im Internet-Katalog zum Tragen. Dadurch ist der Aufwand für die Aktualisierung der Kataloge minimal.

Zeichnungen werden als TIF-Dateien in die Katalogsoftware PARTS-PUBLISHER importiert. Die TIF-Formate werden mit Corel Draw 11 aus CAD-Zeichnungen generiert.

Maschinenspezifische Kataloge

Im Ersatzteil-Shop von Grasso sind ausschließlich maschinenspezifische Ersatzteilkataloge verfügbar. Diese erfordern bei der Katalogproduktion mit PARTS-PUBLISHER keinen Mehraufwand. Denn alle für den Katalog relevanten Daten liegen in der Datenbank der Katalogsoftware. Aus diesem zentralen Pool der Katalogdatenbank werden unterschiedliche Daten für unterschiedliche Katalognutzer selektiv bereitgestellt. Die maschinen- bzw. nutzerspezifische Bereitstellung von Daten ist mit der Filterfunktion von PARTS-PUBLISHER per Mausklick leicht zu konfigurieren. Von jedem Katalog-User – sprich jeder Product Selling Company – können nur die Daten aufgerufen werden, die zu den Maschinen passen, die von den Endkunden des jeweiligen Betreuungsbereichs eingesetzt werden. Die Zugriffsregelung erfolgt über User ID, Passwort und Kunden ID. So wird der Zugriff auf fremde Daten unterbunden und Anwender müssen sich nicht mit Informationen befassen, die für sie irrelevant sind. Fehlbestellungen von Ersatzteilen können so weitgehend vermieden werden.

Automatisierte Bestellabwicklung

Benötigt ein Endkunde Ersatzteile, wird die regional zuständige Product Selling Company kontaktiert. Dort logged sich ein Mitarbeiter in den Ersatzteil-Shop von Grasso ein und wählt den Katalog der betreffenden Maschine aus. Die Identifikation gewünschter Ersatzteile ist durch umfassende Suchfunktionen einfach. Ausgewählte Ersatzteile werden mit den gewünschten Bestellmengen via Mausklick in den Warenkorb des Shops gelegt. Bei der Eingabe weiterer für die Bestellung relevanter Daten kommen vordefinierte Kundendaten und Handelsvereinbarungen (Incoterms, Lieferart, Sprache) zum Tragen. Diese können per Pull Down Menü einfach ausgewählt werden. Ebenfalls im Shop gespeichert sind die Lieferadressen der Endkunden, deren Daten für die Erstbefüllung des Systems aus PSIpenta übernommen wurden. Die Product Selling Companies haben die Möglichkeit, bestehende Lieferadressen zu pflegen bzw. neu anzulegen.

Neue oder geänderte Adressen werden zusammen mit den Bestellungen und Anfragen an das PSIpenta System bei Grasso übertragen und dort in den ERPDatenbestand übernommen. Daten von getätigten Bestellungen können gespeichert und wieder aktiviert werden. Damit wird die wiederholte Bestellung gleicher Teile vereinfacht. Bestellungen oder Anfragen werden per Mausklick ausgelöst und via Internet an Grasso übertragen. Bei Grasso eingehende Bestellungen und Adressdaten werden zyklisch in PSIpenta eingelesen und umgesetzt. Dieser Vorgang läuft automatisiert ab. Einem Sachbearbeiter bleibt noch die sachliche und inhaltliche Kontrolle und Freigabe der automatisch angelegten Bestellungen bzw. die Bearbeitung der im System angelegten Anfragen. Mit Freigabe der Bestellung oder Erstellung eines Angebotes wird in PSIpenta ein PDF-Beleg mit Bestellnummer generiert. Die Auftragsbestätigung wird in den Ersatzteil-Shop übertragen und kann dort vom PSC aufgerufen und gegebenenfalls für Rückfragen herangezogen werden. Über das Online Bestellsystem sind Preisund Verfügbarkeitsanfragen sowie Bestellungen von Ersatzteilen überall und rund um die Uhr möglich. Durch die direkte Übernahme der Bestelldaten in das Warenwirtschaftssystem werden Fehlbestellungen reduziert. Dank der weitgehenden Automatisierung wird die Ersatzteilbeschaffung insgesamt beschleunigt.

Verschleißteil-/Zubehörpakete

Im Katalog sind spezielle Ersatzteil- und Werkzeugpakete für konkrete Servicejobs vorkonfiguriert. Die jobspezifischen Teilesätze können mit einem einzigen Mausklick geordert werden. Da die Teile nicht jedes Mal neu zusammengestellt werden müssen, wird Zeit gespart und zudem ausgeschlossen, dass benötigte Ersatzteile oder Werkzeuge vergessen oder verwechselt werden.

„Die ersten Kontakte mit der Firma Docware gab es anlässlich einer Informationsveranstaltung im September 2002 in Berlin- Spandau. Ein aufwendiges Auswahlverfahren bestätigte, dass die von Docware angebotenen Shop-Lösungen optimal und geeignet sind, um in relativ kurzer Zeit eine B2B-Plattform für den Ersatzteilhandel mit den weltweiten Grasso Product Selling Companies zu implementieren. Dabei stellte sich als besonderer Vorteil heraus, dass die ins Internet gestellten Produktabbildungen und Ersatzteilstücklisten einfach und umfassend darstellbar sind und deren Verknüpfungen zu einer hohen Erleichterung bei der Identifizierung und Auswahl der richtigen Bedarfsteile führten. Die kompetente Beratung und Betreuung durch Docware in der Einführungsphase war erstklassig.”

Oliver Abraham, Spare Parts International, GEA Grasso GmbH