Holmatro Group

Geräte-Wartung dank CATALOGcreator® weltweit optimiert

Holmatro ist führender Anbieter von hydraulischen Rettungsgeräten. Mit der elektronischen Ersatzteilsoftware CATALOGcreator^® optimiert das Unternehmen nicht nur den Online-Ersatzteilverkauf, sondern bietet dem Vertreternetzwerk weltweit zugleich die Informationsbasis für die eigenständige Wartung der Geräte.

Unternehmen

Hydraulische Geräte und Systeme der Holmatro Group werden weltweit bei Rettungs- und Spezialeinsätzen sowie in der Industrie angewandt. Diese Anwendungstypen erfordern zuverlässige Werkzeuge unter allen Umständen. Das Unternehmen zählt zu den Technologieführern in der Branche. Die Produktionsstätten befinden sich in den Niederlanden und den Vereinigten Staaten mit Vertretungen in England, Polen und China.

Ausgangssituation

Bei der Holmatro Group fand die Dokumentation zu den Ersatzteilen früher in einem Word-Dokument statt, das als PDF zur internen und externen Verwendung zur Verfügung stand. Die Informationen für das Dokument wurden aus verschiedenen Quellen zusammengefasst und dann jeweils händisch bearbeitet und eingepflegt. Die Daten bestanden aus 3D-Zeichnungen, Tabellen und weiteren Informationen zu den Produkten und Ersatzteilen.

Es gab jedoch keine einheitliche Struktur für den Katalog. Die Erstellung war deshalb sehr zeitaufwändig und band Mitarbeiterressourcen. Wenn das Ersatzteil im PDF dann von den internen Abteilungen oder den Vertretern identifiziert war, erfolgte der anschließende Bestellvorgang noch ganz klassisch über den Postweg. Anfallende Änderung im PDF mussten zudem noch von den Vertretern selbst nachgepflegt werden. Der gesamte Prozess im After-Sales war von der Katalogerstellung bis hin zur Bestellung sehr umständlich, anfällig für Fehlbestellungen und einfach nicht mehr zeitgemäß.

Anforderungen

Um den After-Sales neu aufzustellen, beschloss man in der Gruppe eine elektronische Ersatzteilkatalog-Software einzuführen, die jederzeit schnell und einfach aktualisierbare Kataloge für verschiedene Medien erzeugt. Wichtige Kriterien für die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung waren: einfache Bedienung, strukturierter Inhaltsaufbau sowie eine Verknüpfung und Verlinkung der Daten. Der Ersatzteilkatalog von Holmatro sollte zudem nicht nur als Offline-Variante verfügbar, sondern zukünftig auch über das Internet erreichbar sein.

Ziel des Projekts war es, alle neuen 2D- und 3D-Daten automatisch in einen elektronischen Ersatzteilkatalog zu importieren. Der Bestand an Alt-Daten wird weiter als Word-/PDF-Dokument vorgehalten. Diese PFD-Dokumente zu den älteren Produkten sollten aber ebenfalls im Online-Katalog zur Verfügung stehen. Die Auswahl fiel letztlich auf die Software CATALOGcreator®, weil diese alle geforderten Kriterien umsetzen kann.

Lösung

Da das Unternehmen die Ersatzteile bisher in keiner zentralen Datenbank gepflegt hatte, musste erst erheblicher interner Aufwand geleistet werden, um saubere Daten zu bekommen, die sich weitgehend automatisiert in den elektronischen Katalog importieren lassen.

Das Vernetzen der Konstruktionsdaten aus SolidWorks mit den Stücklisten ist dann ein Prozess, den die Software automatisch vollzieht. Holmatro nutzt für die Komprimierung seiner 3D-Modelle für das Internet nicht den SolidWorks-Workflow, sondern hat sich für die XVL-Technologie von Lattice3D entschieden.

Die XVL-Technologie wird sehr oft in Kombination mit dem CATALOGcreator® für 3D-Kataloge verwendet. Holmatro profitiert zudem von der automatischen Ableitung von 2D-Illustrationen aus den 3D-Modellen im Katalog. Dies ist ein echtes Highlight von XVL, das nur die TID anbietet und den Prozess der Katalogerstellung in 3D und 2D erheblich vereinfacht.

Integration Händlerportal

Der nächste Projektschritt war die Integration des elektronischen Ersatzteilkatalogs in das firmeneigene Händlerportal von Holmatro. Seit 2015 ist der Ersatzteilkatalog nun weltweit über das Portal erreichbar und bietet viele Vorteile: Vertreter in über 120 Ländern haben so Zugriff auf aktuelle Daten, die jetzt strukturiert aufbereitet sind. Eine schnelle Suche, die grafische Navigation und viele weitere Dokumente erleichtern die richtige Identifizierung und Bestellung von Ersatzteilen erheblich. So finden die Nutzer des Portals auch wichtige zusätzliche Informationen wie zur Wartung des Produkts.

Für Holmatro war es entscheidend, die weltweit tätigen Vertreter zu befähigen, selbst die Wartung der Geräte vorzunehmen. Die richtige Wartung der Geräte kann letztlich darüber entscheiden, ob Leben gerettet werden. Dank der vernetzten Informationen aus dem Online-Katalog ist die Wartung vor Ort jetzt erstmals für die Vertreter möglich. Zusätzlich unterstützt auch noch eine weitere Funktionalität: ein Prüfsystem. Dies gibt beispielsweise die Information, wann die nächste Wartung des Geräts fällig wird. Heute nutzen bereits viele Vertretungen wie in Australien, Neuseeland, USA, Deutschland und Spanien diese umfassenden Optionen im Online-Katalog und bedienen ihre Kunden so umfassend.

Dank einer eigens programmierten Shortcut-Lösung, lässt sich zudem der Barcode von den Geräten einfach einlesen und damit die Teile sofort im Katalog richtig auffinden. Die identifizierten Teile können dann per Telefon geordert oder über eine Warenkorbfunktion im System per E-Mail an Holmatro zur weiteren Bearbeitung versendet werden. Die Sprache im Katalog ist Englisch. Dies ist die Hauptsprache innerhalb des Vertreternetzwerks von Holmatro, weshalb auch keine weiteren Katalog-Sprachen aktuell in Planung sind.

Erfahrungen und Ausblick

„Wir schätzen die Zusammenarbeit mit D&TS und sind sehr zufrieden mit dem Projektverlauf“, erklärt Jan Uijtdewilligen, Manager Business Development & Corporate ICT bei der Holmatro Group. Das Holmatro-Projekt wurde eigenständig von der D&TS GmbH mit Sitz in Schwelm umgesetzt. Nach der initiativen Unterstützung von Seiten der TID Informatik GmbH, betreut der Partner der TID die Holmatro Group heute komplett eigenständig.

Das nächste Projekt-Ziel bei Holmatro ist bereits kurz vor dem Abschluss:  ein Ersatzteilkatalog für Endkunden aus der Industrie. Dieser stellt eine limitierte Version des Ersatzteilkatalogs dar, der bereits für die Händler online ist. Im Herbst 2016 ist der Rollout geplant. Mit dem CATALOGcreator® hat das Unternehmen ein Tool im Einsatz, das noch weitere Möglichkeiten für die automatisierte Datenverarbeitung bietet. Letztlich muss dazu aber noch Vorarbeit im Unternehmen geleistet werden.

Fazit von Holmatro

Insgesamt hat sich durch die Einführung der Software gezeigt, dass sich die Prozesse heute wesentlich effizienter gestalten lassen. Zugleich ist eine neue Organisation im Ersatzteilwesen entstanden. Diese Vorteile kann sich Holmatro dank der harten internen Vorarbeit jetzt zukünftig zu Nutze machen und zunehmend automatisierte Abläufe etablieren.

„Wir wollten mit der Einführung des CATALOGcreator® nicht nur den Verkauf von Ersatzteilen vereinfachen, sondern die Händler gezielt unterstützen, um eine eigenständige Wartung vor Ort durchzuführen. Dies haben wir erreicht. Über den Online-Zugang des Vertreterportals lassen sich alle wichtigen Dokumente für die Wartung jederzeit aktuell abrufen. Die Wartung jetzt direkt vor Ort zu organisieren, ist ein großer Erfolg. Da für unsere Produkte eine fachgerechte Wartung äußerst wichtig ist. Sie werden schließlich in sehr sicherheitssensiblen Bereichen wie bei der Polizei oder der Feuerwehr eingesetzt“, fasst Gert Jan Uijtdewilligen, Manager Business Development & Corporate ICT bei der Holmatro Group zusammen.