Metabowerke GmbH

Elektronische Ersatzteilkataloge und tagesaktuelle Datenblätter

Die Metabo-Gruppe vertreibt unter ihren Marken Metabo, Elektra Beckum und Lurem Elektrowerkzeuge, transportable Holzbearbeitungsmaschinen, Schweißgeräte und Pumpen. 2600 Mitarbeiter stehen für eine hohe Fertigungstiefe und ein weltweites Vertriebsnetz. Die lückenlose, internationale Servicedokumentation sichert dem Fachhandel und dem professionellen Anwender einen dauerhaften Produktnutzen. Die Metabowerke legen jedem Elektrowerkzeug eine aktuelle Ersatzteilliste bei und beliefern ihre Servicepartner weltweit regelmäßig mit Ersatzteilkatalogen (Lose- Blatt Ordner und CD).

Ausgangssituation

Ersatzteilkataloge und CDs wurden extern erstellt. Ersatzteillisten, die auftragsgenau „on demand” gedruckt werden sollten, mussten zeitnah von Hand geändert und in eine Verwaltungsdatenbank eingestellt werden, aus der heraus Ersatzteillisten und -Kataloge extern produziert wurden. Aus verschiedenen Gründen (Unzufriedenheit mit dem externen Dienstleister, Bedarf kürzerer Aktualisierungszyklen, Bedarf eines speziell an die eigenen Bedürfnisse angepassten Katalog-Produktionssystems mit Anbindung an das Metabo PPS System, Möglichkeit der Kosteneinsparung durch den Betrieb eines eigenen Systems) plante Metabo die Umstellung von der externen auf die hausinterne Produktion von Elektronischen Ersatzteilkatalogen.

Aufgabenstellung

Durch die Einführung eines softwarebasierten Systems sollten Ersatzteilkataloge automatisiert und hausintern erstellt werden. Ersatzteildaten sollten direkt aus dem firmeneigenen SAP System übernommen und automatisch für die Ausgabe als Papierkatalog und CD aufbereitet werden. Die unmittelbare Integration der Ersatzteilkataloge ins Intranet sollte möglich sein. Eine Internetlösung war vorerst nicht gewünscht, die Voraussetzungen für eine einfache Einbindung des Systems ins Internet sollten aber gegeben sein. Wegen der weltweiten Verbreitung der Ersatzteilkataloge sollten diese in zunächst zehn Sprachen ausgegeben werden können (deutsch, englisch, französisch, italienisch, spanisch, portugiesisch, tschechisch, ungarisch, holländisch, polnisch). Neben Ersatzteilinformationen sollten im Katalog Verdrahtungspläne und Reparaturanleitungen zur Verfügung gestellt werden. In die CD-Version der Ersatzteilkataloge sollte eine aufwändige Bestellfunktion (mit hinterlegter Adressdatenbank zur Verwaltung aller weltweiten Bestelladressen) und ein Stücklisten-Vergleich implementiert werden. Außerdem sollte der Kunde mit einem Variantenfilter die Recherche auf die für ihn geltenden länderspezifischen Ausführungen begrenzen können. Ganz wichtig war Metabo die problemlose Installation der Service CD beim Kunden. Während des Projektes wurde die Elektra Beckum AG in die Metabo-Gruppe integriert. Deren Service Informationen sollten auf derselben CD in vergleichbarer Logik dargestellt werden.

Lösung

Basierend auf der Standardsoftware PARTS-PUBLISHER realisierte das Softwarehaus Docware ein System, das in Projektarbeit an die spezifischen Bedürfnisse der Metabo-Gruppe angepasst wurde. Für die automatisierte Übernahme der Verlinkungsinformationen aus dem Altsystem der externen Dienstleister wurde ein Konverter programmiert.

Tagesaktuelle Daten / Print on demand

Mit dem Docware System werden täglich ca. 250 000 Katalogpositionen in 7500 Produkten (Typen und deren Varianten) aktualisiert. Die Aktualisierung sämtlicher Ersatzteildaten erfolgt nachts durch automatische Generation der PARTS-PUBLISHER Datenbank aus dem Metabo SAP System. Reine Stücklistenänderungen (80% der Fälle) führen ohne weitere manuelle Eingriffe am Folgetag bzw. zum im SAP R/3 festgelegten Gültigkeitstag zu aktualisierten Ersatzteillisten. Bildund Verlinkungsänderungen (20%) werdenin der Regel im voraus durchgeführt. Dabei verknüpft das Katalogsystem die entsprechenden Dateinamen mit den Änderungen im Warenwirtschaftssystem so, dass sich der neue Zustand zum gewünschten Zeitpunkt in der Ersatzteilliste niederschlägt.

Ersatzteile ”auf Knopfdruck”

Service CDs für weltweite Reparaturstellen werden halbjährlich herausgegeben. Papierkataloge werden bei Bedarf publiziert. Weiterhin wird ein Fachhandelsportal mit Ersatzteildaten versorgt, ein weiteres ist in Planung.

Ersatzteilpreise in Landeswährung

Die Preis- und Stammdatendatei wird wie in der Vergangenheit auf einer Diskette oder auf einem Memory Stick mit der CD verteilt. Die Vertriebstöchter von Metabo und Elektra Beckum rechnen die mit der Diskette vorgegebenen EURO-Preise in ihre jeweilige Landeswährung um und leiten die landesspezifischen Preisangaben an ihre Kunden weiter. So können sich Metabo Kunden weltweit im Elektronischen Katalog die aktuellen Landespreise anzeigen lassen.

Ersatzteildaten via Intranet

Via Intranet macht das elektronische Ersatzteilkatalog- und Informationssystem Informationen für verschiedene interne Stellen verfügbar. So können Hotline, Kundendienst und Vertrieb via internem Server auf jederzeit aktuelle Ersatzteil- und Servicedaten zugreifen. Dadurch steigt die Kompetenz und Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, der Kundenservice wird verbessert. Aktuelle Informationen aus der Warenwirtschaft stehen über das hausinterne Netz auch in der Reparatur, Entwicklung und Produktpflege zur Verfügung. Damit können Informationen unmittelbar in den Produktionsprozess mit einfließen. 

Einfache Handhabung

Der Katalog bietet Recherchen nach Produktgruppen, Typenbezeichnungen, Typennummern, Ersatzteilnummern und Teileverwendung. Für die Bestimmung des richtigen Verdrahtungsplanes wird ggf. die Seriennummer herangezogen. Reparaturanleitungen (im PDF-Format) sind aus der jeweiligen Produktdarstellung heraus aufzurufen. Die problemlose Installation, aktuellere Daten, die anwenderfreundlichere Darstellung komplexer Ersatzteilinformationen sowie die in den Ersatzteilkatalog auf CD integrierte Bestellmöglichkeit senkten die Anzahl der Kundenrückfragen und Fehlbestellungen seit Einführung des neuen Systems enorm.

„Mit Hilfe von PARTS-PUBLISHER stellt die Metabo-Gruppe ihren Kunden, dem Endanwender und den Servicepartnern korrekte Service Informationen anwenderfreundlich zur Verfügung. Das Docware System liefert aktuellere, vollständigere Daten und eine ausgezeichnete Darstellungsqualität – bei einem drastisch reduzierten Preis gegenüber dem Vorgänger- System und dem Wettbewerb.“ 

Volker König, Head of Technical Documentation, Metabowerke GmbH