Poly-clip

Schnelle Dokumentationserstellung mit CATALOGcreator®

Poly-clip System GmbH & Co. KG ist weltweit führender Hersteller von Clipverschluss-Systemen. Produktprogramm und Dienstleistungsangebot bilden ein System, das neben dem breiten Spektrum an Clipmaschinen passende Clipverschlüsse und Aufhängeschlaufen für jeden Einsatz umfasst. Mit Hilfe der Software CATALOGcreator® und dem Modul CC-XML Data Converter generiert Poly-clip System seine Ersatzteilkataloge für CD-ROM und Print wesentlich schneller, zuverlässiger und kostengünstiger als in der Vergangenheit.

Das Unternehmen

Poly-clip System ist weltweit führender Hersteller von Clipverschluss-Systemen für die fleischverarbeitenden Industrie. Neben den Serienmaschinen gehört die Entwicklung von Sonderanfertigungen zu den Stärken von Poly-clip. Die Geschichte des Unternehmens reicht zurück bis ins Jahr 1922.

Eigene Tochtergesellschaften in Argentinien, Belgien, Brasilien, China, Frankreich, Großbritannien, Italien, den Niederlanden, Polen, Portugal, Österreich, Spanien, Tschechien, der Türkei, Ungarn und den USA und exklusive Vertriebspartner in nahezu allen anderen Ländern der Erde stehen für das internationale Netzwerk von Poly-clip System.

Ausgangssituation

Vor der Einführung einer Software für elektronische Kataloge erstellte Poly-clip System die Ersatzteildokumentation traditionell in gedruckter Form für ihre Kunden. Mehr als 1 Mio. Druckseiten pro Jahr verbrauchte allein die Dokumentation zu den Maschinen und verursachte so hohe Kosten für das Unternehmen. Steigende Anforderungen der Kunden sowie die laufenden Kosten für die Print-Kataloge waren schließlich der Auslöser, sich über neue Standards Gedanken zu machen.

Anforderungen

Eine Software-Lösung für elektronische Ersatzteilkataloge sollte die folgenden Kriterien erfüllen:

• Print- und CD-Katalog aus einer Datenquelle
• Schnelle Identifikation von Ersatzteilen durch Endkunden und örtlichen Service
• Schnelle Katalogerstellung
• Einfache Handhabung der Software für technische Redakteur

Lösung

Um eine zuverlässige und langfristige Perspektive zu haben, entschied man sich für eine bereits am Markt etablierte Standard-Software  „Nach eingehender Evaluation fiel unsere Entscheidung sehr schnell auf die Software CATALOGcreator®. Ausschlaggebend war dabei, dass die 2D-Grafiken skalierbar sind und nicht nur Pixel-Bilder wie bei anderen Anbietern. Des weiteren hatten wir bereits sehr gute Erfahrungen mit dem Dienstleister TID Informatik,“ erklärt Rolf Hillefeld, Leiter der Dokumentation und Schulung bei Poly-clip System.
Mit dem Programm CATALOGcreator® lassen sich elektronische Produkt- und Ersatzteilkataloge einfach generieren und sofort in den verschiedenen Medien publizieren.

Im übersichtlichen CD-Katalog von Poly-clip System findet der Endkunde leicht das gesuchte Ersatzteil in der 2D-Grafik. Bild und Liste sind verknüpft und die Warenkorbfunktion macht die anschließende Bestellung des benötigten Teils zum Kinderspiel.

Nutzen für den Endkunden

Mittlerweile erstellt Poly-clip System seine gesamte Ersatzteildokumentation aus einer zentralen Datenbank elektronisch. Die Bedienungsanleitungen müssen zwar nach wie vor auch in gedruckter Form an die Kunden  ausgeliefert werden, die gesamte Ersatzteil-Dokumentation wird jetzt aber komplett auf CD-ROM in den Sprachen Deutsch und Englisch verschickt. Eine gedruckte Version bei Bedarf nachgeliefert.

Die 2D-Grafiken für den CD-Katalog werden als Explosionszeichnungen aus dem CAD-System SolidWorks gewonnen und direkt in die Workbench des CATALOGcreator® importiert. Dank der SVG-Technologie sind alle 2D-Grafiken vektorbasiert und bleiben auch bei starker Vergrößerung stets exakt.

So kann der Nutzer des CD-Katalogs auf viele nützliche Funktionen zurückgreifen, die die Identifizierung von Ersatzteilen erheblich erleichtern:

• Übersichtlichkeit und schnelle Orientierung im Katalog
• Suchfunktion für Teile
• Optimale Bildqualität der 2D-Grafiken
• Verlinkung von Bild- und Stückliste
• Warenkorbfunktion u.v.m.

Schnelle Katalogproduktion

Um den Erstellungsprozess für die Kataloge noch weiter zu optimieren, macht sich Poly-clip System das Modul CC-XML Data Converter, das zur Software CATALOGcreator® erhältlich ist, zu Nutze. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist zudem die automatische Übernahme von vorgegebenen Gliederungsstrukturen. Durch dieses „Mapping“ gelingt es, ganze Baugruppenstrukturen problemlos in den CATALOGcreator® zu übernehmen.

Poly-clip System setzt seit Frühjahr 2006 den CC-XML Data Converter in der Dokumentation ein. Aus dem SAP werden Excel-Listen über eine spezielle Schnittstelle in den CATALOGcreator® importiert. Dabei wird der gesamte Strukturaufbau automatisch übernommen. So hat sich die Katalogproduktion weiter beschleunigen lassen und die Volltständigkeit der Daten ist automatisch sichergestellt.

Fazit

Letztlich konnte mit Hilfe der Ersatzteilkatalogsoftware der gesamte Erstellungsprozess für die Dokumentation wesentlich vereinfacht werden und gleichzeitig ließen sich die laufenden Kosten nachhaltig senken und die Qualität steigern.

“Das Ergebnis des Projekts mit der TID Informatik ist zu 100 Prozent das, was wir erwartet haben. Die optimale Projektbegleitung durch Herrn Weigelt und die gute Einhaltung des Zeitplanes haben uns davon überzeugt, dass die Entscheidung für diesen Anbieter die richtige war. Die Dokumentation, die wir jetzt mit dem CATALOGcreator® erstellen, findet bei unseren Kunden sehr positive Rückmeldung. So ist es gelungen, dem Markenzeichen Poly-clip auch in dieser Beziehung gerecht zu werden.“

Rolf Hillefeld, Leiter der Dokumentation und Schulung, Poly-clip System GmbH & Co. KG