SDMO GmbH

Ersatzteile per Mausklick

Die Firma SDMO in Brest (Frankreich), ein 1966 gegründeter Hersteller von Generatoren und Pumpen beschäftigt rund 640 Mitarbeiter und konnte 2005 einen Umsatz von 347 Mio € verzeichnen. Mit Hilfe eines Elektronischen Ersatzteilkatalog-Systems hat die Firma die Qualität und die Verfügbarkeit seiner Service-Informationen optimiert.

Kataloge wälzen ade

In der Vergangenheit bezogen Kunden und Kundendienstmitarbeiter von SDMO die für Ersatzteilbestellungen, Reparaturen und Wartungen nötigen Informationen aus unhandlichen und unübersichtlichen Papierkatalogen. Benötigte Ersatzteile mussten aus hunderten von Seiten recherchiert werden. Lange Suchzeiten, Rückfragen und Fehlbestellungen ließen sich oftmals nicht vermeiden. Um die Bereitstellung von Ersatzteilinformationen effektiver zu gestalten und zudem die Qualität und Verfügbarkeit von Service- und Ersatzteilinformationen zu optimieren, hat SDMO ein elektronisches Ersatzteilkatalogsystem eingeführt, das auf der Ersatzteilkatalog-Software PARTS-PUBLISHER der Firma Docware basiert.

Auswahl der Ersatzteilkatalog-Software

Vor der Einführung eines geeigneten Systems analysierte SDMO die Software unterschiedlicher Anbieter von Ersatzteilkatalog-Software. Dass PARTS-PUBLISHER die Vorteile einer Standardsoftware mit den Möglichkeiten individueller Anpassung vereint, war ein wesentlicher Grund, der zur Entscheidung für die Software der deutschen Firma Docware führte. Der modulare Aufbau der Software, umfangreiche, ohne Programmierkenntnisse nutzbare Konfigurationsmöglichkeiten und die offene Systemarchitektur erlauben die Anpassung der Software an individuelle Bedürfnisse. Zum anderen bietet PARTS-PUBLISHER als die europaweit am häufigsten eingesetzte Standardsoftware für elektronische Ersatzteilkataloge ein Höchstmaß an Investitions- und Zukunftssicherheit. Zudem überzeugte die Funktionalität und die nutzerfreundliche Bedienoberfläche der elektronischen Kataloge.

Elektronische Ersatzteilkataloge auf CD-ROM

Mit der Einführung des Ersatzteilkatalog-Systems PARTS-PUBLISHER der Firma Docware hat SDMO die Bereitstellung, Identifikation und Verfügbarkeit von Service- und Ersatzteilinformationen für Kunden und Mitarbeiter optimiert. Neben Papierkatalogen kommen jetzt in erster Linie Ersatzteilkataloge auf CD-ROM zum Einsatz, die eine integrierte Bestellfunktion beinhalten.

Alle Informationen verlinkt

Sämtliche service- und ersatzteilrelevanten Informationen zu SDMO Generatoren und Pumpen, angefangen von Stücklistendaten über Fotos und Zeichnungen bis hin zur beschreibenden Dokumentation (Betriebsanleitungen, Datenblätter usw.), sind auf CD vereint und miteinander verlinkt. So erhält der Kunde mit wenigen Mausklicks neben Teilenummern, Teilebezeichnung, Angaben zu Mengen und Bestelleinheiten auch Montageanleitungen und Wartungsinstruktionen, die früher in einem separaten Ordner dokumentiert waren.

Schneller Zugriff

Die Verlinkung zusammengehöriger Daten unterstützt den einfachen und schnellen Zugriff auf alle im Wartungs- oder Servicefall oder bei der Ersatzteilbeschaffung benötigten Informationen. Die Nutzung der CDs ist auf jedem PC und jedem Notebook mit Betriebssystem Windows installationsfrei möglich. Einfach die CD einlegen und alle benötigten Daten stehen in Sekundenschnelle zur Verfügung.

Leichte Identifikation

Mit den Ersatzteilkatalog-CDs können benötigte Ersatzteile und zugehörige Informationen schnell und sicher gefunden werden. Denn für die effiziente Identifikation des richtigen Ersatzteils stehen im elektronischen Katalog umfassende Suchmechanismen zur Verfügung. Zum Auffinden des benötigten Ersatzteils kann, wenn bekannt, beispielsweise nach der Benennung oder der Nummer des benötigten Teils gesucht werden. Einfach den entsprechenden Begriff oder die Ersatzteilnummer in die Suchmaske eintragen und das gewünschte Teil wird innerhalb weniger Sekunden sowohl in der Teileliste als auch in der Zeichnung angezeigt. Kennen Kunde oder Servicemitarbeiter die genaue Benennung und die Bestellnummer des gewünschten Teiles nicht, so ist auch das kein Problem. Der elektronische Katalog ermöglicht die rein visuelle Identifikation eines bekannten Ersatzteils im Foto bzw. in der technischen Zeichnung: Mittels Mausklick gelangt man vom Foto oder von der Übersichtszeichnung des Generators oder der Pumpe zu den Detailansichten. Dank stufenloser Zoomfunktion können Zeichnungsbereiche, die besonders interessieren, vergrößert und genau betrachtet werden. Den Überblick in großen Zeichnungen gewährleistet dabei ein Übersichtsfenster, das parallel zur gezoomten Darstellung anzeigt, aus welchem Teil der Anlage die Detailansicht stammt. Zoomen und flexibles Navigieren in der Zeichnung ermöglichen, dass Ersatzteile aufgrund ihres Aussehens und ihrer Platzierung in der Anlage auch rein visuell schnell gefunden werden können. Durch Anklicken der jeweiligen Positionsnummern in den Zeichnungen werden alle erforderlichen Bestelldaten in der Stückliste angezeigt. Dank der komplexen und zuverlässigen Suchmöglichkeiten, die der elektronische Katalog bietet, konnten Recherchezeiten, Fehlbestellungen und telefonische Nachfragen bei der Ersatzteilbeschaffung stark reduziert werden.

Einfache Bestellung

Jede Katalog-CD ist mit Bestellfunktion versehen. Bestellungen können direkt von CD ausgelöst und per E-Mail übermittelt werden. Kunden, die das Internet nicht nutzen können oder wollen, drucken das direkt aus dem elektronischen Katalog generierte Bestellformular erst aus und senden die Bestellung dann per Fax an SDMO. In beiden Fällen können Übertragungsfehler, wie sie früher bei der Verwendung von Papierkatalogen und dem dabei nötigen Abschreiben von Teile- oder Baugruppennummern gelegentlich vorkamen, vermieden werden. Die Zahl der Fehlbestellungen reduzierte sich deutlich. Die Abwicklung der Ersatzeilbeschaffung konnte beschleunigt werden.

Kostengünstigere Katalogerstellung

Einerseits wurden mit den PARTS-PUBLISHER CD-Katalogen Qualität und Präsentation der Service- und Ersatzteildaten und damit die Auffindbarkeit benötigter Ersatzteile verbessert. Andererseits konnte SDMO mit der Katalogsoftware die Prozessabläufe bei der Erstellung von Service- und Ersatzteilkatalogen optimieren und damit Kosten bei der Katalogerstellung sparen.

Kataloge per Mausklick

Mit PARTS-PUBLISHER wurde die Bereitstellung von Service- und Ersatzteilkatalogen bei SDMO weitgehend automatisiert. Für die Erstellung der Kataloge werden nur wenige Mausklicks benötigt. Die Katalogsoftware arbeitet nach dem Single Source Verfahren. Das bedeutet, dass Kataloge für alle Medien (Papier, CD, Internet) - SDMO nutzt bisher CD und Papier - aus ein und derselben Datenquelle, der Katalogdatenbank von PARTS-PUBLISHER, erzeugt werden. Eine Mehrfachbearbeitung der Daten für die Publikation auf verschiedenen Medien entfällt damit. Redundanzen gehören der Vergangenheit an. Die Katalogsoftware bietet ein breites Spektrum an Konfigurationsmöglichkeiten. Dadurch können Art und Umfang der Katalog- und Katalogdatendarstellung ohne Programmieraufwand bedarfsgerecht angepasst werden. Einmal erzeugte Katalog-Templates können immer wieder mit neuen Daten befüllt werden.

Fazit

Mit der Ersatzteilkatalogsoftware PARTS-PUBLISHER hat SDMO nicht nur die Prozessabläufe bei der Erstellung von Service- und Ersatzteilkatalogen optimiert. Elektronische Kataloge, die sämtliche Service- und ersatzteilrelevanten Daten verlinkt enthalten und mit diversen Suchfunktionen ausgestattet sind, verbessern die Präsentation und die Qualität der Daten und optimieren die Auffindbarkeit benötigter Ersatzteile und zugehöriger Informationen. Kürzere Recherchezeiten, vereinfachte Bestellmechanismen und weniger Fehlbestellungen führen zu kürzeren Stillstandzeiten defekter Geräte, zu Kosteneinsparungen und zu zufriedenen und treuen Kunden.

Um die Anschaulichkeit und den Informationsgehalt der Ersatzteilkataloge noch weiter zu verbessern, plant SDMO die Integration von 3D-Darstellungen und Animationen in die Ersatzteilkataloge.

„PARTS-PUBLISHER steigerte die Produktivität unserer Dokumentationsabteilung enorm. Zudem sorgten die mit der Software erstellten Kataloge zu einer enormen Verbesserung der Qualität unserer Ersatzteilinformationen.“

Pierre Laurent, Leiter Technische Dokumentation, SDMO GmbH

Zusammenfassung

Das Problem:

• Hoher Zeit- und Kostenaufwand bei der Bereitstellung von Ersatzteilinformationen und bei der Ersatzteilbestellung
• Fehlbestellungen von Ersatzteilen aufgrund von Problemen bei der Identifikation benötigter Ersatzteile

Die Anforderungen:

• Prozessoptimierung beim Erstellen und Publizieren von Ersatzteilkatalogen
• Verbesserung der Qualität und der Präsentation von Ersatzteilinformationen
• Vereinfachung der Ersatzteilidentifikation und Bestellung
• Reduktion der Anzahl an Fehlbestellungen

Die Lösung:

• PARTS-PUBLISHER der Docware GmbH