Winterhalter Gastronom GmbH

SAP und SCHEMA ST4: Per Knopfdruck zum mehrseitigen Angebot

Wie lassen sich innerhalb von Minuten individuelle Vertriebsunterlagen für einen Kunden erstellen, wenn eine Maschine in unzähligen Varianten verfügbar ist? Das Unternehmen Winterhalter, das gewerbliche Spülmaschinen herstellt, löst dies automatisiert – dank der Verbindung von SAP und dem Redaktionssystem SCHEMA ST4.

Bereits in dritter Generation stellt Winterhalter gewerbliche Spülmaschinen her. Über 2.000 Mitarbeitende zählt das familiengeführte Unternehmen, das seinen Hauptsitz in Meckenbeuren in der Bodenseeregion hat. An vier Produktionsstandorten werden die Spülmaschinen für Gastronomie und Hotellerie, Gemeinschaftseinrichtungen, Metzgereien und Bäckereien gebaut.

Ausgangssituation: Angebotstexte in Word erstellt

Um Angebote für Kunden zu erstellen, griffen die Vertriebsmitarbeitenden bei Winterhalter lange Zeit auf Word-Vorlagen zurück, in denen die Daten für alle Varianten und Optionen der jeweiligen Maschine eingepflegt waren. So schilderte es Corinna Miller, Technische Redakteurin bei Winterhalter, bei der Quanos Connect 2024: „Für jedes Angebot mussten die Kollegen Text löschen und hinzufügen, zum Beispiel technische Daten nachtragen. Bislang funktionierte das gut. Dann aber haben wir für Mai 2024 die Markteinführung einer neuen, modularen Transportspülmaschine geplant. Da war uns klar: Wir müssen die Werkzeuge für den Vertrieb komplett überdenken und überarbeiten.“ Aufgrund der hohen Modularität und der vielen Zusatzoptionen wäre für den Vertrieb ein zu hoher Aufwand entstanden, die passenden Werte aus einem Maximaldokument herauszusuchen. Auch Einzeldokumente für jede der mehr als 1.000.000 möglichen Varianten anzulegen, sei aufgrund des hohen Umfangs als Möglichkeit ausgeschieden.

Die gewerbliche Spülmaschine MTV02 in zwei der unzählig möglichen Varianten.
Quelle: Winterhalter

Die Lösung: SAP und SCHEMA ST4 miteinander verbinden

So entschied sich Winterhalter dafür, die kundenspezifischen Konfigurationsdaten der Maschine aus SAP an das Redaktionssystem SCHEMA ST4 zu senden. „Es waren bereits alle Informationen erfasst, die wir brauchten. Wir mussten die beiden Systeme nur verbinden, um Dokumente automatisiert zu erstellen“, sagt Corinna Miller.

So funktioniert es technisch

Zur Umsetzung holte das Unternehmen die Expertise von Carstens + Partner hinzu, einer Agentur, die auf die Technische Redaktion spezialisiert ist. „Ein Vertriebsmitarbeiter konfiguriert die Maschine nach den Kundenwünschen in SAP. Daraus wird ein sogenannter json-File erzeugt, der dem Datenaustausch zwischen SAP und SCHEMA ST4 dient“, erklärt Geschäftsführer Sigi Siegel. „Das Redaktionssystem überwacht stetig den Ordner, in dem diese Art von Dateien abgelegt werden, importiert sie, generiert die gewünschten Dokumente und versendet sie automatisiert an den Vertriebsmitarbeiter.“ Konkret sind dies eine Konfigurationsübersicht und der Ausschreibungstext in Word sowie die technischen Daten und das mehrseitige Angebot als PDF. Die Hoheit für die Texte liegt in der Technischen Redaktion am Headquarter.

Die Prozessschritte in der Übersicht.
Quelle: Carstens + Partner

Hohe Zeitersparnis dank Automatisierung

Für Matthias Schumpp, Teamleiter Technische Dokumentation bei Winterhalter, bietet die automatisierte Lösung vor allem den Vorteil, dass die Vertriebsunterlagen nach der Konfiguration in SAP innerhalb von drei bis fünf Minuten bereitstehen. „Früher hat es bis zu vier Tage gedauert, bis sie vorlagen, je nach Arbeitsaufkommen in den Abteilungen“, sagt er. Ein weiterer Vorteil: Ganz gleich, in welcher Zeitzone Mitarbeiter aus internationalen Vertriebsbüros Angebote erstellen möchten, die Funktion ist jederzeit verfügbar.

Ändern sich Daten zur Maschine, zum Beispiel weil sie dank Optimierungen weniger Wasser benötigt, wird dies in SAP angepasst. Ab der nächsten Konfiguration werden die neuen technischen Daten übernommen und das Nachpflegen von Dokumenten entfällt. „Durch die Digitalisierung und Automatisierung haben wir erreicht, dass wir rund um die Uhr Dokumente erzeugen können, ohne dass wir etwas tun müssen“, fasst es Matthias Schumpp zusammen.

Ausblick: Betriebsanleitungen per Knopfdruck

Die automatisierte Erstellung soll zukünftig auf weitere Dokumente und Inhaltselemente ausgeweitet werden. Die Abteilung Planung und Projektierung bei Winterhalter arbeitet bereits daran, dass konfigurationsspezifische 3D-Daten für Architekten und Planer automatisiert entstehen. Angedacht ist auch, Betriebsanleitungen erzeugen zu lassen. Dies würde eine weitere hohe Zeitersparnis für die Technische Redaktion bedeuten.