Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau

Schnelligkeit, Komplexität und Individualisierung

Maschinen und Anlagen werden immer komplexer, immer mehr Komponenten werden verbaut. Und zusätzlich gilt: Der Digitalisierungsgrad steigt. Dadurch werden auch Produktinformationen im Maschinenbau immer komplexer. Hinzu kommt noch die enorme Geschwindigkeitssteigerung bei den Fertigungszyklen. Komplexer und schneller… Könnte es noch schwieriger sein? Ja tatsächlich lässt sich das noch toppen. Denn zusätzlich müssen sämtliche Informationen konsistent und mehrsprachig vorliegen. Bei der Exportstärke des deutschen Maschinen- und Anlagenbaus bedeutet also schon das Übersetzungsmanagement eine erhebliche logistische Herausforderung.

Standards, Normen und Gesetze

Herausforderungen bringen aber auch die verschiedenen Normen und Gesetze mit sich, die für den Maschinen- und Anlagenbau gelten. Da sind zunächst einmal die diversen Normen für die Produkte selbst, die natürlich auch in der Produktinformation zu berücksichtigen sind. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe von Normen speziell zu Anleitungen und der Arbeit in der Technischen Redaktion.

Außerdem existieren interne Standards, mit denen Technische Redaktionen ihre Abläufe steuern und eine einheitliche Qualität festlegen. Sie sehen, hinter einer Anleitung steht eine Vielzahl von Normen und Regularien. Vermeiden lassen sich die „lästigen“ Anleitungen allerdings auch nicht. Nach geltender Rechtsprechung sind sie ein integraler Bestandteil des Produkts; ohne Anleitung ist eine Maschine also nicht vollständig.

Bereitstellung, Medien und Print

Handbuch drucken und der Maschine beilegen – so einfach stellen sich Laien oft die Arbeit von technischen Redaktionen im Maschinenbau vor. Die Wirklichkeit sieht allerdings anders aus: Produktinformationen können für eine Anlage leicht 30.000 oder 40.000 Seiten umfassen. Wollte man diese den Anwendern ausgedruckt zur Verfügung stellen, dann müsste man zu jeder Anlage zwingend einen Dokumentationsraum planen, in dem die Produktinformation nachgelesen werden kann.

Nein, gedruckte Anleitungen haben zwar immer noch ihre Berechtigung, aber ein Großteil der Produktinformation steht heute digital zur Verfügung. Das klingt im ersten Moment nach einer Vereinfachung, stellt aber ganz neue Ansprüche an die Versionierung und die Anpassung an die verschiedenen digitalen Darstellungsmedien (Bildschirm, Smartphone, Tablet, Maschinendisplay, Augmented Reality und vieles mehr). Gleichzeitig bleibt aber die Anforderung bestehen, dass die Produktinformation nach der Produktion der letzten Einheit einer Maschine noch zehn Jahre lang bereitstehen muss.

Mit einem Redaktionssystem geht’s leichter

Technische Dokumentation ist also im Maschinen- und Anlagenbau eine ganz besondere Sache: Sie muss hohe Komplexität zuverlässig und schnell zugänglich abbilden, dabei unterschiedliche Märkte im Blick behalten, diverse Medien bedienen und jederzeit normkonform sein. Eine fordernde Aufgabe, die sich nur mit dem richtigen Werkzeug entspannt erledigen lässt – zum Beispiel mit einem Component Content Management System (CCMS) für die Technische Redaktion.