PDF ist faule Digitalisierung

Im Prinzip spricht ja gar nichts gegen PDF… Es ist ein tolles Format: vergleichsweise sicher, einigermaßen flexibel, dabei layouttreu, zuverlässig und im Großen und Ganzen auch bequem. Wer früher mit Postscript gearbeitet hat (oder das heute noch tut), weiß was ich meine. Was soll also dieser Titel? Weil PDF schlicht und einfach das wahrscheinlich schlechteste Mittel ist, wenn man Digitalisierung ernst nehmen will.

Worum geht es dabei? Wenn man mit Digitalisierungsexperten über digitale Transformation und Industrie 4.0 redet, dann wird man als Technischer Redakteur nicht sleten in folgenden Dialog verwickelt: „… und auf dem Display der Maschine wird dann das PDF dargestellt.“ „Welches PDF?“ fragt man und bekommt zu hören: „Halt das mit der Anleitung!“

Als Profi für Technische Dokumentation und smart information wird man da dann doch ein wenig stutzig: Die Anleitung als Blob? Tausende Informationseinheiten und die Körnungsgröße in der Darstellung ist „Alles“? Es ist tatsächlich etwas faul in diesem Konzept, denn so wird das nichts mit dem digital information twin.

Mal vereinfacht gesagt: PDF ist eine Art und Weise, wie sich gelayoutete Informationen darstellen lassen. PDF ist nicht die Information, sondern ein mögliches Informationsprodukt. Der Vorteil von PDF ist, dass sich damit Druckwerke digital darstellen lassen und zwar zuverlässig in derselben Weise in verschiedenen Medien. Der Nachteil von PDF ist, dass sich damit Druckwerke digital darstellen lassen und zwar zuverlässig in derselben Weise in verschiedenen Medien. Betonung auf „Druckwerke“ und „derselben“.

Denn für viele (nicht-printbezogene) mediale Kanäle ist PDF eine entsetzliche Lösung: PDFs auf Smartphones sind grauenhaft zu nutzen. PDFs in der Knowledge Base sind sperrig zu durchsuchen. PDFs mit der Hololens –, naja ich will gar nicht darüber nachdenken. PDFs sind dafür gedacht statisch zu sein, möglichst unveränderlich und damit eine schlechte Lösung, wenn flexible, dynamische Darstellungsmodi gefragt sind. Natürlich gibt es auch Möglichkeiten, PDF dynamischer zu machen, aber die kranken an drei Problemen: 1. Sie sind oft recht aufwendig in Erstellung und Umsetzung; 2. Sie haben sich technisch nicht durchgesetzt (z. B. 3D PDF) und 3. Die Benutzer akzeptieren sie nicht.

Warum irgendjemand auf die Idee kommen könnte, bei der digitalen Transformation nicht auf XML zu setzen, bleibt mir völlig schleierhaft. Eigentlich kann es nur daran liegen, dass die Werkzeuge für ein vernünftiges Arbeiten in solchen Unternehmen nicht vorhanden sind und die PDFs „eh schon da“ sind.

Denn es gibt ausgereifte Standards für Digitalisierung und smart information wie z. B. iiRdS und eClass. Und es gibt Component Content Management Systeme (CCMS) mit denen sich aus den XML-Daten des Contentpools beliebige Darstellungsformate erzeugen lassen. „Beliebig“ heißt übrigens auch PDF, wenn man es denn wirklich braucht. Aber dieses PDF ist dann nicht mehr faul, sondern sinnvoll. Denn: Im Prinzip spricht ja nichts gegen PDF – außer als Grundlage für die Digitalisierung.

Echte Digitalisierung, also smarte Informationen, die zentral und immer aktuell als digitaler Zwilling angeboten werden, ist ohne starkes Redaktionssystem eine große Herausforderung. In unserem Video über SCHEMA ST4 finden Sie heraus, wie ein XML-Redaktionssystem funktioniert und unterstützt.