So klappt die SCHEMA CDS-Einführung bei Caterpillar Energy Solutions

Die Caterpillar Energy Solutions sind den Schritt zur Content Delivery erfolgreich gegangen. Jenny Sester, Key Userin für den SCHEMA CDS, verriet uns in ihrem Vortrag auf der SCHEMA Conference 2020 ihre wichtigsten Erfahrungen, wie sich eine CDS-Einführung ohne große Probleme umsetzen lässt.

Caterpillar ist den meisten wohl als Hersteller von Baufahrzeugen bekannt. Unter dem Dach der Marke Caterpillar verbergen sich aber eine ganze Reihe weiterer Unternehmen; unter anderem die Caterpillar Energy Solutions GmbH in Mannheim. Hier werden unter den Marken MWM und CAT Gasmotoren und Aggregate, die in Blockheizkraftwerken verwendet werden, hergestellt. Die Anleitungen zu den Produkten wurden bisher auf Papier und digital auf CD ausgeliefert, über Änderungen informierten Rundschreiben.

Bei etwa 16.000 Dokumenten war die Bereitstellung eine echte Herausforderung für die Technische Redaktion. Denn nicht nur die Dokumente selbst mussten im Blick behalten werden, auch die Zuordnung zu den beiden Marken sowie die Verwaltung der Dokument-Benutzer waren alles andere als trivial. Zwar existierte im Haus bereits ein Online-Portal für die Dokument-Bereitstellung. Dieses hatte jedoch einige entscheidende Nachteile. Mit der Zeit waren neue Medien, Informationsarten und deutlich mehr Informationen hinzugekommen, so dass die Systeme an ihre Grenzen stießen. Außerdem waren die Inhalte nur schwer durchsuchbar. Benutzer hatten insgesamt nur wenig Chancen, sich in dem umfangreichen Informationsangebot zurechtzufinden. Als dann der Provider des bisherigen Systems Ende 2018 ankündigte, dass die Server in Zukunft die technischen Voraussetzungen für die Bestandssysteme nicht mehr erfüllen, war klar, dass eine zukunftsfähige Lösung für das Content Delivery gefragt war.

Auch wenn kein Plan den Kontakt mit der Realität überlebt: Es lohnt sich schon, vorab einige Aspekte zu berücksichtigen. Bei Caterpillar Energy Solutions waren das (wie wohl bei den meisten CDS-Einführungsprojekten) folgende:

1. Das Layout Eigentlich sollte das Layout ja kein Problem sein und sich auch noch nachträglich feinjustieren lassen. Bei zwei Marken (CAT und MWM) und entsprechend vielen CI-Leitlinien waren hier aber doch einige Hausaufgaben zu machen. Letzten Endes zeigte sich, dass ein Standard-Layout mit drei Sichten sinnvoll war, um alle gestalterischen Wünsche abzudecken.
    
2. Die Migration Bestehender Content soll selbstverständlich auch in dem neuen System vorhanden sein. Aber soll wirklich aller Content vorhanden sein? Und in welcher Form sollen sie vorhanden sein? Bei 16.000 Dokumenten sind das sicherlich keine trivialen Fragen. Hinzu kommen Themen wie Aufbewahrungs- und Bereitstellungsfristen, die im Blick behalten werden müssen. Für den ersten Schritt entschied sich Caterpillar Energy Solutions nur bestehende PDFs nach Klärung mit den Info-Ownern zu übernehmen. Diese wurden dann automatisiert migriert und auf dem Weg ins System mit Metadaten angereichert. Ein Datenbank-Backup des bestehenden Systems diente als Fallback-Lösung, so dass keine Information versehentlich gelöscht werden konnte.
    
3. Die Metadaten Die Metadaten sind die wichtigste Basis für die späteren Such- und Verwaltungsfunktionen. Frau Sester betont: „Die Betrachtung der Metadaten ist wirklich das Wesentliche des gesamten Projekts. Mit den Metadaten steht und fällt das gesamte Online-Portal. Wenn Metadaten keinen Sinn ergeben oder fehlen, werden Benutzer schnell frustriert. Nehmen Sie sich auf jeden Fall Zeit für Ihr Metadaten-Konzept. Der Aufwand lohnt sich.“ Entsprechend nahm die Entwicklung der Metadaten auch ein halbes Jahr Zeit in Anspruch. Herausgekommen ist eine PI-Class-Definition, die in SCHEMA ST4 gepflegt wird. Und der Aufwand hat sich tatsächlich gelohnt: Die Benutzer berichten, dass sie mit dem neuen System gut zurechtkommen und die Informationen deutlich einfacher finden.
    
4. Die Benutzer Womit wir bei den Benutzern als „Aspekt“ der CDS-Einführung wären. Auch hier lohnt es sich Fragen zur Benutzerverwaltung frühzeitig zu klären. Wie sollen die bestehenden Benutzer übernommen werden? Wie soll der Anmelde- und Verwaltungsprozess aussehen? Welche Datenschutzregeln sind zu beachten? Welche Rollen und Rechte wird es geben? In diesem Fall entschied sich Caterpillar dafür, dass sich sämtliche Benutzer neu registrieren. Die Rollen- und Rechte-Konzepte wurden dann per Excel ins System zu übertragen.
    
5. Die Funktionen und neuen Möglichkeiten Jeder Umstieg bedeutet Veränderung. Sind die Funktionen des Vorgänger-Systems in dem neuen System vorhanden? Falls nicht, wie wichtig ist die alte Funktionalität? Umgekehrt gilt aber auch, dass nicht jede Funktionalität genutzt werden muss, die das neue System bietet. Wichtig ist hier, offen zu bleiben und sich nicht in vorgefasste Vorstellungen zu verrennen. Kleine Schritte bringen das Projekt oft weiter als der ganz große Wurf, der dann doch nicht realisierbar ist. Bei Caterpillar war zum Beispiel im Bestandssystem eine rudimentäre Projektmanagement-Funktionalität enthalten. Die Funktionsanalyse zeigte aber, dass diese für das Content Delivery System nicht entscheidend ist; sie wurde deshalb nicht integriert.
6. Die Prozesse Normalerweise hat man seine Prozesse im Griff – meint man. Im Verlauf einer Umstellung tauchen viele Prozesse erst beim konkreten „Doing“ an die Oberfläche. Allerdings, beruhigt Frau Sester, ist das ganz normal und beeinträchtigt die Systemeinführung nicht. Wichtig ist nur, die Prozesse zu erkennen und schriftlich festzuhalten.
    
7. Die Bekanntmachung Das beste System nutzt nichts, wenn die Zielgruppe nichts davon weiß. Deshalb ist eine Strategie nötig, damit die Benutzer auch von dem neuen System erfahren und lernen, wie sie damit umgehen können. Um den Einstieg zu erleichtern hat Caterpillar z.B. Video-Tutorials entworfen, die die Bedienung des SCHEMA Content Delivery Servers erklären.
    
8. Die IT In vielen Fällen hat man als Technische Redaktion nur begrenzt Einfluss auf die eigene IT-Landschaft. Die kann allerdings entscheidend für die Machbarkeit einer CDS-Einführung sein. Wenn zum Beispiel das Sicherheitskonzept der IT-Fachabteilungen den Betrieb eines Servers nicht zu lässt, steht das gesamte Projekt auf dem Spiel. Deshalb gilt: Gleich zu Beginn alle IT-Verantwortlichen identifizieren und engen Kontakt zu den Beteiligten suchen.