So schreibt man „Single Source“

Nun gut, wie man „Single Source“ schreibt, ist Ihnen vermutlich klar. Aber was vielen nicht bewusst ist: Um Dokumentation nach dem Single-Source-Prinzip zu erstellen, braucht es andere redaktionelle Techniken als bei herkömmlichen Anleitungen. Die Umstellung auf Single Source bedeutet also einen gewissen Aufwand. Dafür gewinnen Technische Redaktionen allerdings auch einiges.

Aber was verursacht nun diese neuen redaktionellen Anforderungen? Im Wesentlichen sind das drei Dinge: 1. Modularisierung 2. Multikanal-Fähigkeit (Medienneutralität) und 3. Automatisierung. Sehen wir uns der Reihe nach einmal an, welche Aspekte von Single Source welche Änderungen in den Schreibgewohnheiten bewirken.

Modularisierung

Ein Kernprinzip in jedem CCMS (Component Content Management System) ist die Aufteilung der Texte in kleinere, wiederverwendbare Einheiten. Das Ziel ist, diese Einheiten nur einmal zu erstellen und dann möglichst oft in unterschiedlichen Zusammenhängen zu verwenden. Problematisch ist dabei allerdings, dass die Aufwände, um die Wiederverwendung zu organisieren, exponentiell steigen, je kleiner die Einheiten werden. Umgekehrt lassen sich sehr große Einheiten allerdings kaum wiederverwenden. Wo die ideale Modulgröße liegt, hängt von vielen individuellen Faktoren ab. Manchmal sind sinnvolle Module sehr klein und bestehen nur aus einem Satz, meist liegt eine gute Größe aber bei zwei bis drei Absätzen. Und manchmal sind die Module auch ganze Kapitel, z. B. bei den Garantiezusagen in einer Anleitung.

Neben der Frage, wie groß die Module sein sollen, entsteht durch die Modularisierung aber noch eine andere Anforderung an das redaktionelle Schreiben. Die Sätze in Texten sind intern miteinander verknüpft. Meistens fällt uns das gar nicht weiter auf. Aber: Jedes „es“ und jedes „deshalb“ bezieht sich auf Dinge, die vorher im Text stehen (genau wie übrigens auch jedes „aber“). Wörter wie diese weben ein dichtes Netz an Beziehungen, das den Text insgesamt zusammenhält. Deshalb muss man bei der Formulierung von modularen Texteinheiten genau darauf achten, sich nicht auf Textstellen zu beziehen, die im späteren Endtext vielleicht gar nicht vorhanden sind. Module müssen in sich geschlossen sein und dürfen sich nur in einigen wenigen Fällen (z. B. bei expliziten Links) auf andere Textstellen beziehen.

Medienneutralität

Die Inhalte in einem CCMS sollen möglichst oft wiederverwendet werden. Das heißt auch: Inhalte müssen ebenso für eine gedruckte Anleitung taugen wie für eine Website, eine Doku-App oder ein Content-Element in einer Augmented-Reality-Anwendung. Eine Basis dafür ist die modulare Content-Haltung. Doch das allein reicht nicht. Denn in den Texten verbergen sich auch viele Begriffe, die medienspezifisch sind: „Seite“, „Link“, „Fußnote“, „klicken“, „Kapitel“… Die Liste lässt sich beliebig verlängern.

Solche Begriffe müssen im Single Source Writing zunächst einmal identifiziert werden. Danach sollte die Redaktion entscheiden, ob sich die Begriffe eventuell einfach vermeiden lassen – im Zweifelsfall ist das die bessere Option. In den wenigen Fällen, in denen das nicht möglich ist, kann aber in einem CCMS der jeweilige medienspezifische Begriff in einer Variable hinterlegt werden und dann bei der Produktion mediengerecht ersetzt werden. Außerdem empfiehlt es sich in die Terminologiebasis der Technischen Redaktion medienspezifische Begriffe als Stopwörter aufzunehmen, so dass die Autorinnen und Autoren gewarnt werden, sobald sie einen solchen Begriff verwenden.

Automatisierung

Single Source bedeutet auch: Schnelle Ausgabe in verschiedene Medienkanäle, kurze Updatezyklen der Informationsprodukte, große Content-Bestände, die verfügbar gemacht werden sollen. Dabei ist klar, dass sich diese Anforderungen durch reine Handarbeit oft nicht mehr bewältigen lassen. Deshalb sollte die Publikation für das Informationsprodukt weitgehend automatisiert ablaufen. Sowohl bei der Zusammenstellung des Contents als auch beim Layout sorgen Automatismen für eine schnelle, zielgerichtete Publikation. Grundlage dafür sind geschickt gewählte Metadaten, die diese Automatismen steuern. Das heißt: Zum Single Source Writing gehört nicht nur das Schreiben des Contents, sondern auch die korrekte Verschlagwortung mit diversen Metadaten.

Single Source Writing verändert das Schreiben. Einige neue Aspekte kommen hinzu, die eine Redaktion beachten muss. Dafür gewinnt sie aber Schnelligkeit bei der Produktion der Informationsprodukte und die Fähigkeit auch umfangreiche Content-Bestände zu bewältigen und zielgruppengenau auszusteuern. Deshalb gilt: Single Source Writing lohnt sich für Redaktionen und Kunden.

Sie möchten es noch genauer wissen?

Wenn Sie das herausfinden möchten, wie eine andere Firma das Thema Single Source gewuppt hat, empfehlen wir Ihnen das folgende Video. Daniel Ott von Bühler präsentiert, wie sich die Firma intern organisiert hat. Viel Spaß!