Digitalisierung ist in aller Munde. Und genau da liegt das Problem. Denn oft fällt es schwer, sich vorzustellen, wie sich Digitalisierung genau auswirkt. Welche Probleme löst Digitalisierung? Was wird dadurch an Neuem möglich? KAMPF hat die Digitalisierung in der Technischen Redaktion und dem Customer Service vorangetrieben. In einem Webinar haben uns zwei Verantwortliche berichtet, wie eine kontinuierliche Digitalisierung sich auf die Geschäftsprozesse in ihrem Unternehmen ausgewirkt haben.
Wer Papiere und Folien im industriellen Maßstab wickeln oder schneiden muss, kennt KAMPF. Das Unternehmen mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Wiehl ist Kompetenzführer im Bereich der Schneid- und Wickelmaschinen und weltweit größter Hersteller in diesem Marktsegment. Diese Marktposition hat sich KAMPF in den über hundert Jahren seines Bestehens durch kontinuierliche Innovation erarbeitet. Das Ziel von KAMPF ist es nicht nur Maschinen zu verkaufen, sondern Komplettlösungen anzubieten, die die optimale Verarbeitung des Eingangsmaterials bis zum verpackten Produkt realisieren. Schon früh hat sich KAMPF deshalb auf die Digitalisierung des Geschäfts konzentriert, um einen ganzheitlichen Ansatz zur Optimierung der Produktion umzusetzen.
Für Dennis Löhe (Leiter der Technischen Redaktion) und Patrick Noss (im Bereich Digital Customer Solutions verantwortlich für das Kundenportal von KAMPF) lag es deshalb nahe, auch bei der Technischen Dokumentation und dem Ersatzteilmanagement auf eine nahtlose Digitalisierung zu setzen.
Ausgangspunkt war für die Technische Redaktion bei KAMPF, wie für so viele Unternehmen, die filebasierte Erstellung der Dokumentation – in diesem Fall mit Broadvision Quicksilver. Die filebasierte Arbeitsweise ermöglichte es zwar bereits, die Anleitungen und technischen Schriften als pdf zu publizieren. Sie ließ aber doch so einiges zu wünschen übrig.
In einer CMS-Evaluierung fiel dann 2016 die Wahl auf ST4 als Werkzeug für die Technische Redaktion. Diese Entscheidung hat sich mittlerweile mehr als bestätigt. Waren in der vorherigen Arbeit sämtliche Aufgaben für Konzeption, Inhaltserstellung und Contentverwaltung von der Technischen Redaktion zu leisten, so verschafft das neue System viele Freiräume, da es quasi „mitdenkt“ und z. B. bei Wiederverwendung, Übersetzungsmanagement und Versionierung die Autorinnen und Autoren entlastet.
Als besonders hilfreich hat sich die Funktionalität erwiesen, dass in SCHEMA ST4 jede Content-Einheit mit Metadaten, also Informationen über Informationen, versehen werden kann. Dadurch lässt sich jeglicher Inhalt präzise klassifizieren und für eine spätere automatische Ausspielung vorbereiten. So kann ST4 nicht nur Daten aus anderen Quellen im Unternehmen (Kundennummern, Produktdaten etc.) übernehmen. ST4 kann auch automatisiert Inhalte für andere Systeme bereitstellen. Dadurch lassen sich beispielsweise automatisiert Wartungsinformationen als XML mit der IIOT-Plattform austauschen und dort in einen Wartungskalender integrieren. Videos lassen sich ebenfalls automatisiert mit wichtigen Zusatzinformationen versehen. Oder die Terminologie-Daten in ST4 werden als unternehmensweites Lexikon ausgegeben. Den Möglichkeiten sind keine Grenzen mehr gesetzt, da die Ausgabeformate von SCHEMA ST4 dank XML hochgradig flexibel sind.
Eine ganz ähnliche Entwicklung nahm auch die Verwaltung der Ersatzteile. Auch hier startete der Prozess mit einem filegebundenen System. Mit Excel-Stücklisten und XVL-Zeichnungen wurden hier offline Ersatzteilkataloge hergestellt. Dies änderte sich 2022 durch die Einführung der SIS.One Workbench. Dadurch sind die Gesamtkataloge nun online im Kundenportal verfügbar.
Noch viel deutlicher hat sich jedoch die Arbeitsweise bei der Erstellung der Kataloge verändert. Früher waren aufwändige Informationsbeschaffungsprozesse in PDM und ERP notwendig. Der Abgleich zwischen Stücklisten und Zeichnungen nahm viel Zeit in Anspruch. Heute sind diese Informationsprozesse weitgehend automatisiert und laufen im ETK-System koordiniert zusammen. Aufwände konnten so deutlich reduziert werden. Und gleichzeitig wurde die Informationsqualität gesteigert und für die Kunden ein bequemer Zugang zu den Ersatzteilinformationen durch das Online-Portal ermöglicht.
Die Entscheidung zu mehr Digitalisierung hat sich für KAMPF eindeutig bestätigt. Nicht nur konnte eine Vielzahl von Prozessen automatisiert und vereinfacht werden. Durch den digitalen Austausch zwischen Technischer Redaktion, Service und Afters-Sales wurde ein echter Mehrwert entwickelt, der sowohl KAMPF intern als auch den Kunden des Unternehmens zugutekommt. Dabei ist ein Information Twin entstanden, der sich nahtlos in viele Dienstleistungen und Services des Unternehmens integriert.
Damit ist auch schon der weitere Weg vorgegeben. „Wir wollen in Zukunft noch mehr auf Single Source setzen und den Austausch zwischen Drittsystemen und ST4 ausbauen. So sollen zum Beispiel auch Ersatzteilkatalog und ST4 miteinander automatisch kommunizieren“, erklärt Dennis Löhe. Und er ergänzt: „Unsere Informationen werden smarter. Dafür sorgen wir, indem wir bereits heute unsere Informationen mit den richtigen Informationen anreichern. Um in Zukunft noch mehr von der Digitalisierung zu profitieren.“
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