Intelligente Screenshots mit dem Callout-Designer von SCHEMA ST4

Intelligente Produkte - intelligente Doku

Die Produkte der Firma Bürkert werden über eine Vielfalt von Oberflächen gesteuert:

Diese sind alle zielgruppen- und landesspezifisch dokumentiert. Die Dokumentation der einzelnen Geräte enthält, neben dem Text mit vielen Oberflächentexten, unzählige Screenshots mit Beschriftungen.

Änderungen in der Kommunikationssoftware wirken sich bei Bürkert auf eine große Anzahl von Geräten aus, und das wird in Anbetracht der kurzen Änderungszyklen der Software schnell zum Problem.

Da Bürkert in 3 Sprachen arbeitet, waren dort je Änderung an Oberflächentexten auch Änderungen an mindestens 3 Screenshots notwendig. Dabei wurden in Adobe InDesign händisch Software-Oberflächen nachgebaut und ebenfalls händisch die zugehörigen Texte eingesetzt. Danach gingen die bereits in Fragmenten verwalteten Texte in die Übersetzung, woraufhin sie dann wieder händisch in Screenshots eingebaut werden mussten. Ein hoher zeitlicher Aufwand.

Vom statischen zum intelligenten Screenshot

Der klassische Anwendungsfall für Callout-Grafiken dürfte den meisten ST4-Anwendern bekannt sein: Das Tool wird eingesetzt für Grafiken mit Textanteil, die in verschiedenen Zielsprachen ausgegeben werden müssen und bei denen jeweils der Text sprachspezifisch ist. Mit dem Callout-Designer besteht die Möglichkeit, Text in Ebenen auf Grafiken zu legen und nur diesen übersetzen zu lassen. Die sprachneutrale Grafik bleibt vom Prozess unberührt. Somit entfallen unnötige Grafikbearbeitungskosten durch die Übersetzungsagentur, da diese lediglich die Grafiktexte übersetzen muss.

Bei Bürkert geht man über diesen klassischen Ansatz hinaus. Sie stellen sich einen Pool von Oberflächentexten zusammen, die nicht nur für Textknoten bzw. Textfragmente verfügbar sind, sondern gleichzeitig auch für Grafiken. Und sie verbinden Callout-Grafiken mit einem Verfahren, das ursprünglich für die Erzeugung dynamischer Tabellen vorgesehen war. Neugierig?

Schritt 1: Von der Textsammlung zu strukturierten Daten

Zunächst werden die Oberflächentexte der verschiedenen Produkte zusammen mit anderen Informationen in ST4 importiert. Da die Texte im Format XML vorliegen, funktioniert dies problemlos über den Excel-Import. Das Ergebnis sind strukturierte Informationen in sogenannten Datenknoten. Die Datenknoten bilden produktweise die Funktionen mit ihren unterschiedlichen Attributen wie Systemname oder Beschreibung ab. Auch der Oberflächentext liegt in Form von Datenknoten-Eigenschaften vor.

Schritt 2: Screenshots so lebendig wie der Text

Der Vorteil von Datenknoten-Eigenschaften ist: Sie können referenziert werden, weshalb sie sich perfekt für die Erzeugung dynamischer Tabellen eignen.

Der Rest klingt einfach, aber auf diese Idee muss man erst einmal kommen: Bürkert baut die Software-Oberflächen vollständig mit dem Callout-Designer nach. Sämtliche Textstellen werden durch referenzierte Datenknoteneigenschaften ersetzt, genauso wie im Text. Screenshots im herkömmlichen Sinne gibt es im Prinzip nicht.

Abbildung 1 Finaler Screenshot mit Oberflächentext Abbildung 2 Nachgebaute Oberfläche ohne Textinhalte

Smarte Prozesse durch zentrale Datenhaltung für Text und Grafik

Mit diesem Verfahren spart Bürkert bis zu 50% ihrer Zeit für die Erstellung oder Überarbeitung von Screenshots. Bei reinen Textänderungen spart sich Bürkert sogar 100%, da diese automatisch in Screenshots übernommen werden. Auch an Übersetzungskosten spart Bürkert deutlich:

• Änderungen der Oberflächentexte finden nur noch an einer Stelle statt: Texte und zukünftige „Screenshots“ werden also gleichzeitig angepasst. Übertragungsfehler sind Geschichte.
• Mit der Übersetzung der Oberflächentexte werden gleichzeitig auch die Screenshots übersetzt.
• Und mit der Pflege der Texte in Datenknoten bleibt Bürkert maximal flexibel, was Erweiterungen angeht.
  Die Datenknoten werden über den Excel-Import befüllt, ein unkompliziertes Standard-Verfahren, das jederzeit sowohl den Import als auch ein Export von strukturierten Daten aus ST4 ermöglicht.

Ausblick

Schon seit Langem überlegte Bürkert außerdem, wie sie den Menübaum ihrer Gerätesoftware mit Hilfe der importierten XML-Dateien in ST4 darstellen können.

Dies ist inzwischen umgesetzt und befindet sich im Feinschliff - lediglich die Darstellung muss noch optimiert werden.

Wer weiß: Vielleicht hören wir ja auf der nächsten SCHEMA Conference, wie es bei Bürkert weitergeht?

Ingrid Eichholz studierte an der Berufsakademie Mosbach Maschinenbau. Nach 15 Jahren in der Konstruktion wechselte sie 2007 als Quereinsteiger in die Technische Redaktion der Firma Bürkert. Schwerpunkte sind hier die Erstellung von Bedienungsanleitungen und Terminologie.

Gudrun Krebs-Bothner, ist staatl. gepr. Drucktechnikerin, Fachbereich Druckvorstufe. Von 1985 bis 2008 war sie selbstständig im Bereich Druckvorlagenherstellung / Desktop-Publishing und ab 2000 zusätzlich bei einem Dienstleister für Technische Dokumentation beschäftigt. 2006 übernahm sie bei der Firma Bürkert den Aufbau und die Leitung der Abteilung Technische Dokumentation.