Lektorat/Korrektur in der Technischen Dokumentation

Veröffentlicht: 17.08.2022 Aktualisiert: 07.09.2022
Thema: Content-Erstellung Automatisierung

Es gibt einen Abschnitt im Redaktionsprozess, der in fast jedem Unternehmen anders heißt: Neben Review, Lektorat und Korrekturphase sind zum Beispiel auch QS, Freigabe oder Fehlerbereinigung verbreitet. Doch egal wie die Phase genannt wird: In kaum einem Unternehmen ist diese Phase wirklich beliebt. Denn letzten Endes geht es hier darum, Fehler zu entdecken und beseitigen, die zuvor entstanden sind. Und wer macht schon gerne Fehler und räumt danach auf? Sehen wir uns also einmal an, wie sich das Lektorat möglichst einfach gestalten lässt.

Keine Fehler machen

Natürlich ist ein Lektorat nötig, auch wenn gar keine Fehler gemacht wurden. Denn ohne Prüfung lässt sich schlecht herausfinden, ob es Fehler gibt. Allerdings ist ein Lektorat dann nicht nötig, wenn man weiß, dass überhaupt keine Fehler entstehen können. Wenn Sie mit einem CCMS arbeiten, dann werden Sie viele Bausteine wiederverwenden. Das Lektorat wird dadurch sehr viel schlanker, weil sie die Fehlerprüfung nur an dem Originalmodul vornehmen und nicht an den vielen Anleitungen, die den Baustein dann wiederverwenden.

Das gleiche gilt auch für das Layout. Wenn Anleitungen von Hand gelayoutet werden, dann steckt eine Menge Arbeit darin, viele verschiedene Kleinigkeiten glatt zu ziehen. Mit einem automatischen Layout entfällt ein Großteil dieser „Frickelarbeiten“. Sobald ein automatisches Layout eingerichtet ist, lässt sich ein Großteil der Lektoratsaufwände ganz einfach sparen. Wenn das Layout nicht stimmt, dann liegt das fast immer daran, dass der Content falsch klassifiziert und ausgezeichnet ist. Und das fällt normalerweise – siehe oben – schon auf, wenn der Content-Baustein lektoriert wird.

Fehler automatisch finden

Zunächst einmal gilt also für ein schlankes Lektorat: Sorgen Sie dafür, dass Fehlerquellen beseitigt werden, statt Fehler zu korrigieren. Aber natürlich lässt sich das nicht immer umsetzen. Dann gilt: Wenn sich eine Fehlerquelle schon nicht schließen lässt, dann sollte der Fehler möglichst automatisiert entdeckt werden. Dazu gibt es in den heutigen, digitalisierten Redaktionsprozessen eine ganze Reihe von Ansatzpunkten. Das beginnt bei mittlerweile selbstverständlichen Werkzeugen wie der Rechtschreibprüfung von Word. Deutlich leistungsfähiger sind hier aber Controlled Language Systeme, die mit linguistischen Algorithmen auch stilistische Fehler entdecken.

Oft sind es aber nicht nur Aspekte der sprachlichen Gestaltung, die im Lektorat der Handbücher als Fehler auffallen. Mit einem Component Content Management System lässt sich (neben vielen sprachlichen Punkten) auch die Struktur der Texte prüfen. Dadurch können die Lektorierenden feststellen, ob Textteile fehlen, an der falschen Stelle stehen, zu lang sind und vieles mehr. Besonders hilfreich für das Lektorat ist, dass sich solche Suchen und Abfragen speichern und automatisiert abrufen lassen. Sie stehen dadurch für viele Lektoratsgänge zur Verfügung und es ist gewährleistet, dass die Qualitätsprüfung immer in derselben Weise abläuft.

Prozesse gut gestalten

Ein letzter wichtiger Ansatzpunkt, um sich das Lektorat zu erleichtern, ist der Lektoratsprozess selbst. Besonders wichtig ist es, sich bewusst ein Qualitätsziel zu setzen. Dieses muss mit den Ressourcen der Redaktion und mit den Geschwindigkeitsanforderungen bei der Publikation zusammenpassen.

Je höher die Qualitätsanforderungen, desto größer der Ressourcen- und Zeitbedarf. Wenn Sie zum Beispiel die Anforderung haben, dass für eine Anleitung keine Rechtschreibfehler „durchrutschen“, dann reicht es nicht aus, dass am Ende der Praktikant das Dokument noch einmal durchliest. Verlage, die solche Anforderungen oft stellen, organisieren ihren Lektoratsprozess in diesen Fällen nach einem iterativen 4-Augen-Prinzip. Das heißt: Zwei Lektor:innen korrigieren so lange ein Manuskript, bis keine bzw. keiner mehr in den korrigierten Versionen einen Fehler finden kann. Sie sehen schon: Für eine Technische Redaktion mit ihren engen Zeitplänen ist das höchstens für einzelne Seiten realistisch. Das heißt im Umkehrschluss aber auch: Rechtschreibfehler sollten geprüft und behoben werden. Aber niemand kann realistischerweise erwarten, dass die Anleitungen komplett fehlerfrei sind.

Neben dem Qualitätsziel ist auch die Gestaltung des Lektoratsprozesses wichtig. Die Prozessbeteiligten sollten sich zu jedem Zeitpunkt einen Überblick verschaffen können, ob aktuell Lektoratsaufgaben von ihnen gefragt sind und an welcher Stelle des Prozesses gerade gearbeitet wird. Sie sollten Klarheit darüber haben, was von ihnen gefordert ist (und vor allem auch was nicht). Hier helfen Überblicksdokumente und Freigabeinformationen. Im Idealfall lassen sich viele Prozessschritte automatisieren; auch hier kann ein CCMS wie SCHEMA ST4 wertvolle Unterstützung bieten.

Insgesamt ist das Lektorat sicher keine einfache Aufgabe. Sie ist aber so wichtig, dass sie auf keinen Fall unter den Tisch fallen sollte. Mit einigen strukturierten Maßnahmen (und einem guten Redaktionssystem) lässt sich das Leben aber deutlich leichter gestalten.

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