Maschinenverordnung: Die digitale Betriebsanleitung ist da!

Auf eine Einschränkung wies er gleich zu Beginn hin: Richtet sich ein Produkt, das unter die Maschinenverordnung fällt, an Verbraucher bzw. nicht-professionelle Nutzer oder kann es von ihnen verwendet werden, müssen Hersteller die Sicherheitsinformationen zu Inbetriebnahme und Verwendung weiterhin in gedruckter Form beilegen. In allen anderen Fällen genügt es, sie digital zur Verfügung zu stellen. „Dabei müssen Sie aber bestimmte Regeln und Restriktionen beachten“, erklärte der Experte vor seiner Zuhörerschaft aus Technischen Redakteuren.

• An der Maschine, der Verpackung oder beiliegend muss sich ein QR-Code oder ein Link befinden, sodass die Produktanwender erfahren, wie sie auf die Betriebsanleitung zugreifen können.
• Die Betriebsanleitung muss leicht ausdruckbar sein.
• Außerdem müssen Nutzer die Möglichkeit erhalten, sie herunterzuladen und auf ihrem Gerät zu speichern. Es genügt nicht, dass sie auf die Betriebsanleitung ausschließlich über die Maschine, zum Beispiel über ein Display, zugreifen. Damit wird sichergestellt, dass Nutzer sie jederzeit öffnen können, auch wenn die Maschine ausfallen sollte.
• Die Betriebsanleitung muss während der erwarteten Produktlebensdauer, mindestens aber zehn Jahre lang ab dem Inverkehrbringen abrufbar sein.
• Auf Kundenanfrage zum Zeitpunkt des Kaufs muss ein Hersteller die Betriebsanleitung in gedruckter Fassung innerhalb eines Monats nachreichen. Mit dem Redaktionssystem SCHEMA ST4 ist dies einfach lösbar, da nach dem Single-Source-Prinzip die Inhalte zentral erstellt werden und dann in verschiedene Ausgabeformate, zum Beispiel ein Druck-PDF, fließen.

Wie können Maschinenbauer auf die neuen Vorgaben zur Betriebsanleitung reagieren?

Lars Kothes stellte in seinem Vortrag vier Lösungen vor:

1. Alles bleibt beim Alten: Ein Hersteller kann seine Betriebsanleitung wie bislang ausschließlich gedruckt zur Verfügung stellen. Damit hält er die Vorgaben der neuen Maschinenverordnung ein.
2. Einfach: Er erstellt seine Betriebsanleitung im PDF-Format zum Ausdrucken. Kunden können das Dokument online herunterladen und speichern. Den Download-Link legt der Hersteller seinem Produkt auf Papier bei. Wünscht ein Kunde eine gedruckte Fassung, kann der Hersteller das Print-PDF selbst unkompliziert ausdrucken und versenden.
3. Komfortabel: Er implementiert ein Content-Delivery-Portal. Das heißt: Kunden und Servicetechniker können die Betriebsanleitung auf seiner Website aufrufen und nach einzelnen Themen durchsuchen. Es ist also nicht nötig, dass der Anwender sich durch ein gesamtes PDF scrollt, bis er das Kapitel findet, das für ihn von Bedeutung ist. Der Hersteller nutzt sein bestehendes Redaktionssystem, um das Content-Delivery-Portal mit Inhalten zu füttern. Das Portal sollte über eine Download- und Print-Funktion verfügen.
4. Top-Lösung: Der Hersteller verfährt wie bei Lösung Nummer drei und produziert darüber hinaus multimedialen Content, zum Beispiel Erklär-Videos oder FAQ. So kann er Inhalte, die über Texte und Ansichtsbilder schwer verständlich sind, besser vermitteln. Einzelne Themen seiner Betriebsanleitung, die häufig im Internet gesucht werden, kann er darüber hinaus für die Suchmaschine optimieren. Diese Lösung ist besonders nutzerfreundlich.

Die neue Maschinenverordnung wird erst 2027 wirksam. Somit bleibt Herstellern Zeit, sich auf die Vorgaben zur digitalen Betriebsanleitung einzustellen, sollten sie die Inhalte ihrer Kundschaft und ihrem Servicepersonal künftig online zur Verfügung stellen wollen. Sie können die digitale Version aber bereits heute anbieten, wie es in einem im Juni 2024 aktualisierten Anwendungsleitfaden zur Maschinenverordnung der Europäischen Kommission heißt. Der digitalen Betriebsanleitung steht also nichts mehr im Wege.

Weitere Infos gibt’s im White Paper: https://www.kothes.com/wege-zur-digitalen-betriebsanleitung