Redaktionssysteme der Zukunft

Trend 1: Online First

Traditionell herrscht in vielen Technischen Redaktionen immer noch das „Denken in Dokumenten“ vor. Eine Anleitung, seitenweise sauber ausgedruckt, in sich geschlossen und unabhängig von den anderen Anleitungen – so ist vielerorts immer noch das Idealbild einer Dokumentation.

Moderne Redaktionen haben aber erkannt, dass sie diese Idealvorstellung auf den Kopf (oder besser auf die richtigen Beine) stellen müssen, um für die Herausforderungen der nächsten Jahre gut vorbereitet zu sein. In Zukunft wird die Papieranleitung ein Nebenprodukt der digitalen Anleitung. Das Leitbild für die Dokumentation wird die Webinformation, die mobile Anleitung, die eingebettete Instruktion auf dem Maschinendisplay. Dies erfordert ein anderes Arbeiten. Und es erfordert Redaktionssysteme, die den Wandel unterstützen, der sich bei diesen Grundkonzepten von Dokumentation auftut.

Trend 2: User Driven Design

Das CMS der Zukunft muss vom Nutzer her gedacht werden. Das heißt, es muss die mentalen Modelle der User abbilden. Denn wenn die Arbeitsweise des CMS zu den Erwartungen der Redakteure und Redakteurinnen passt, dann fällt die Arbeit leicht. Das bedeutet auch, dass Nutzer im Redaktionsprozess nur noch wenige, aber relevante Entscheidungen treffen müssen. Das CMS leitet aus diesen Entscheidungen dann alle weiteren Aktionen automatisch ab.

Wir arbeiten deshalb aktuell an Smart Focus Tracks, mit denen es Nutzern gelingt, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren und Ablenkungen durch andere Funktionalität zu vermeiden. Die Aufgaben werden Schritt für Schritt durchlaufen. Details können auf diese Weise nicht vergessen werden, die Nutzer müssen aber Details auch nicht während der gesamten Prozesskette im Blick behalten. Durch solche aufgabenorientierten Prozessketten fällt es leichter, neue Mitarbeiter einzuarbeiten ­–­ ein entscheidender Vorteil in den von Fachkräftemangel geprägten, angespannten Arbeitsmärkten der Zukunft.

Trend 3: Funktionalität statt Komplexität

Ein Redaktionssystem kann heutzutage ganz schön komplex sein. Denn die vielfältigen Aufgaben in einer Redaktion führt zu einer Vielzahl von Wünschen an die Funktionalität. Wenn diese Komplexität nun den Nutzern geballt präsentiert wird, sind viele überfordert. Steile Lernkurven, detailreiche Bedienabläufe und schwer auffindbare Funktionalitäten erschweren Redaktionen unnötig die Arbeit mit dem CMS.

Natürlich führt hier kein Weg zurück; Funktionalitäten einzuschränken hilft hier nicht weiter. Die Anforderung für die Zukunft ist vielmehr, Komplexität so zu steuern, dass Nutzer immer nur jeweils die Informationen sehen, die sie in der aktuellen Arbeitssituation brauchen. Ein kleines Beispiel: Legt ein Redakteur eine neue Publikation an, so wird ihm heute im CMS die Liste aller möglichen Pub­li­ka­tions­formate gezeigt. In einem komplexitätsreduzierten CMS würden ihm stattdessen nur die For­mate gezeigt werden, die im CMS bereits verwendet wurden. Schon kleine Veränderungen wie diese können für die Arbeit einen deutlichen Unterschied machen. In Zukunft gilt es, CMS-Entwicklung so zu steuern, dass durchgängig nur die Funktionalität gezeigt wird, die aktuell auch benötigt wird.

Von Dokumenten zur Online-First-Doku, von Feature-Driven weg zu User-Driven Design und Komplexität grundsätzlich abbauen. Genau wie unsere Welt entwickeln sich auch XML-Redaktionssysteme weiter und wir freuen uns schon auf das, was hier entstehen wird.  Denn Leistungsfähigkeit muss nicht komplex sein.