Single Source of Tech-Doku: Was bringt ein digitales Katalogsystem?

Veröffentlicht: 03.08.2023 Aktualisiert: 21.07.2023
Thema: Ersatzteilkataloge erstellen Dokumentation

Ohne Technische Dokumentation und Ersatzteilkataloge stehen Maschinen und Anlagen still. Damit Informationen zu Komponenten und Teilen rechtzeitig und fehlerfrei zur Verfügung stehen, sind effiziente Prozesse in der Technischen Redaktion gefragt. Mit der passenden Software ist das kein Problem – doch was muss ein digitales Tool bieten, damit Technische Redakteure und Nutzer der Serviceinformationen zufrieden sind?

Die Technische Dokumentation ist nicht nur Pflicht im Maschinen- und Anlagenbau, sondern ein Aushängeschild für hohe Servicequalität. Je besser Informationen zu Komponenten und Geräten aufbereitet sind, desto reibungsloser können Anwender damit arbeiten. Und je schneller die Informationen zur Verfügung stehen, desto kürzer ist die Time-to-Market für neue Produkte. 

Warum die Technische Redaktion digitale Unterstützung braucht

Die Technische Dokumentation ist immer nur so gut wie ihre Datenbasis und die Prozesse in der Technischen Redaktion. Durch verschiedene Trends in der Industrie und darüber hinaus wird beides zunehmend komplexer.  

Deshalb sind ein effizientes Datenmanagement, eine durchdachte Informationsarchitektur, automatisierte Prozesse und die Verwendung geeigneter digitaler Tools unverzichtbar für moderne Technik-Redaktionen. 

Mithilfe von Software können Technische Redakteure und ihre Vorgesetzten  

  • ihre Produktivität ankurbeln,  
  • die Gefahr von Fehlern reduzieren und  
  • erstklassige Ergebnisse abliefern, die Kollegen und Kunden die Arbeit erleichtern. 

Best Practice: Service-Informationssystem als digitaler Turbo für die Technische Redaktion

Obwohl Ersatzteildokumentationen und -kataloge eine wichtige Rolle im Maschinen- und Anlagenbau spielen, sind viele Softwarelösungen nicht auf die Bedürfnisse ihrer Ersteller zugeschnitten.  

Das digitale Service-Informationssystem Quanos SIS.one ändert das: Damit können Experten der Technischen Kommunikation in kürzester Zeit Kataloge für verschiedene Kanäle und in beliebig vielen Sprachen aus einer Software heraus erstellen.  

Das mühsame Einsammeln und Harmonisieren von Daten aus den Bestandssystemen des Unternehmens erfolgt automatisiert. So können sich die Katalogersteller auf die Qualität der Ersatzteildokumentation konzentrieren, statt der Deadline unter Stress entgegenzufiebern. Die Dauer der Erstellung der Ersatzteilkataloge sinkt dadurch genauso wie die Zahl möglicher Fehlerquellen. 

Mit Quanos SIS.one profitiert die Technische Redaktion außerdem von folgenden Vorteilen: 

  • Zentrale Datenintegration: Mit Quanos SIS.one bündeln Technische Redakteure Ersatzteil-, Service- und Produktdaten aus verschiedenen Datenquellen. Alle Daten und Dokumente können je nach Bedarf über Schnittstellen direkt einfließen oder manuell eingepflegt werden. Die Daten befinden sich somit immer gepflegt an EINER zentralen Stelle für das Single Source Publishing der Ersatzteilkataloge bzw. Service-Informationssysteme. Die Software ermöglicht es sogar, alte PDFs oder Zuliefererdokumente zu digitalisieren
  • Einfache Konfiguration der Inhalte – ganz ohne Programmierkenntnisse: Katalogersteller konfigurieren die visuelle Darstellung und das Layout, die Inhalte in den Katalogen, Suchmöglichkeiten und die Sprache für die Anzeige der Daten. Sie erstellen sogar kunden-, maschinen- oder benutzerspezifische Portale, die auf Basis eines Berechtigungskonzeptes für jeden einzelnen Anwender nur die Informationen zeigen, die der Anwender sehen darf und für seine Arbeit benötigt. 
  • Automatisierte Katalogerstellung: Katalogersteller können die Dauer für das Erstellen von Katalogen verkürzen und Fehler durch manuelles Einpflegen und die Überarbeitung der Daten vermeiden. Mit Quanos SIS.one lassen sich Ersatzteilkataloge und die Technische Dokumentation intelligent vernetzen – und im Handumdrehen in übersichtliche, benutzerfreundliche und digitale Service-Informationssysteme umwandeln, die den Nutzern einen großen Mehrwert bieten. 
  • Mehrsprachige Unterstützung: Quanos SIS.one erleichtert die Übersetzung und Lokalisierung der Inhalte.  
  • Intuitive Benutzeroberfläche: Die Software ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet. Eine Vielzahl von Funktionen speziell für Technische Redakteure und ein WYSIWYG-Editor erleichtern die Arbeit im System und steigern die Qualität der digitalen Ersatzteilkataloge. 
  • Aktualisierungen in Echtzeit: Mit einem Service-Informationssystem können Technische Redakteure sicherstellen, dass ihre technischen Informationen stets auf dem neuesten Stand sind. Änderungen an Produkten oder Ersatzteilen lassen sich schnell im Katalog abbilden und sind nach der Publikation sofort in allen Kanälen verfügbar. Damit stellen veraltete Informationen keine Gefahr mehr für die Prozesse von Kollegen und Kunden dar. 
  • Effiziente Workflows: Quanos SIS.one bietet verschiedene Funktionen, die den gesamten Erstellungs- und Publikationsprozess von Ersatzteilkatalogen und Service-Informationssystemen verbessern. 
  • Vorschau-Funktion für schnelle, fehlerfreie Publikation: Die Vorschau des Katalogs inkl. Strukturbaum, Stückliste, Zeichnung mit Hotspots und Suche visualisiert den aktuellen Stand des Katalogs. Damit sehen Technische Redakteure bereits vor der Publikation, wie der Ersatzteilkatalog beim Endanwender aussieht. So erkennen sie sofort mögliche Fehler und korrigieren diese direkt. Das spart erhebliche Zeit und Aufwand - insbesondere bei sehr großen Katalogen, bei denen eine Publikation einige Zeit in Anspruch nehmen kann. 

Mit Quanos SIS.one verbessern Sie die Erstellung der Technischen Dokumentation und erzielen noch bessere und konsistente Ergebnisse. Als Experte für Technische Kommunikation liefern Sie mit Quanos SIS.one überzeugende Ergebnisse ab und unterstreichen damit, dass Sie für Ihr Unternehmen und einen funktionierenden Wissenstransfer unentbehrlich sind. 

 

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So profitiert das ganze Unternehmen von effizienten Doku-Prozessen

Digitale Workflows und vernetzte Informationen in der Technischen Dokumentation bieten nicht nur Technik-Redakteuren entscheidende Vorteile – sie sichern die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens.  

Die Ersatzteildokumentation ist fester Bestandteil des Produkts. Diese zu verbessern und weiter zu digitalisieren, bedeutet unter anderem, die Grundlage für Optimierungen im Service und neue Geschäftsmodelle zu schaffen. Außerdem verbessern sich mit mehr Effizienz in der Technischen Doku folgende Faktoren im gesamten Unternehmen: 

  • Mehr Effizienz in der Technischen Redaktion spart Ressourcen und wirkt dem Fachkräftemangel entgegen. 
  • Die Digitalisierung von Service- und Ersatzteildokumentationen ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen.  
  • Eine präzise und umfassende Technische Dokumentation ist entscheidend für die Benutzerfreundlichkeit und die Qualität von Produkten – über die gesamte Lebensdauer der Maschinen und Anlagen hinweg.  
  • Durch den Einsatz eines Ersatzteilkatalogsystems können Unternehmen ihren Kunden genaue und detaillierte Informationen über ihre Produkte zur Verfügung stellen – das stärkt die Kundenbindung und verbessert die Kundenzufriedenheit. 

In Zukunft smart dokumentieren und Zeit sparen

Digitale Prozesse vereinfachen die Arbeit in Technischen Redaktionen, denn sie ermöglichen das Erstellen von hochwertigen und fehlerfreien Servicedokumentationen und das Aktualisieren von Informationen in Echtzeit über alle Kanäle hinweg.  

Für die Technische Redaktion lässt Quanos SIS.one keine Wünsche offen und bietet: 

  • Effizienz: Daten fehlerfrei pflegen und Ersatzteilkataloge schneller erstellen  
  • Schnittstellen: vorhandene Daten und Grafiken automatisiert übernehmen  
  • Qualität: WYSIWYG-Editor vereinfacht das Produzieren von Inhalten und verkürzt Feedbackschleifen 
  • Arbeitserleichterung: automatisierte Unterstützung und damit mehr Zeit für Kernaufgaben 
  • Single-Source-Publishing: Kataloge für verschiedene Maschinen, Kunden, Medien und Märkte in einem System erstellen 

 

Broschüre Katalogpublikation herunterladen

Quanos SIS.one ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das speziell auf die Bedürfnisse von Technischen Redakteuren zugeschnitten ist. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, umfangreiche Funktionen und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme.  

Erledigen Sie die Erstellung von Technischer Doku noch effizienter 

Mit der Plattform können Technische Redakteure ihre Arbeitsabläufe optimieren, Zeit und Kosten sparen und hochwertige Serviceinformationen erstellen.  

Sie möchten einmal selbst sehen, wie ein fertiges Service-Informationssystem aussieht? Dann versetzen Sie sich in die Lage eines Servicetechnikers und erleben Sie in unserer Online-Demo, wie einfach Sie Ersatzteile in Quanos SIS.one identifizieren und den dazu passenden Abschnitt der Technischen Dokumentation einsehen können: 

 

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