Für viele Unternehmen ist systematische Terminologiearbeit noch ein Buch mit sieben Siegeln. Doch es lohnt sich, diese Aufgabe ernst zu nehmen. Denn den Unternehmen entstehen nicht nur Kosten, wenn das Thema Terminologie nicht angepackt wird. Es drohen auch juristische Risiken.
Manchmal hat man zwar das unbestimmte Gefühl, dass es Zeit wäre, sich um seine Terminologie zu kümmern. Aber was mit der Terminologie erreicht werden soll, bleibt offen. Terminologie ist nicht gleich Terminologie. Je nach Verwendungszweck wird der Terminologiebestand sehr unterschiedlich aussehen, mehr oder weniger Aufwand verursachen und eine andere Art und Anzahl an Einträgen haben. Typische Ziele für die Terminologiearbeit sind die Verbesserung des Übersetzungsprozesses, Wissensmanagement oder die Steigerung der Dokumentqualität. Je nach Unternehmen sind aber noch eine Vielzahl von weiteren Zielen vorstellbar.
Jedes Unternehmen beschäftigt sich mit Terminologie – nur nicht immer systematisch. Das heißt: Irgendwo in Ihrem Unternehmen existiert bereits sicher einiges an Terminologie. Vielleicht als Excelliste, vielleicht als Bezeichnungen in Ihren Anleitungen, vielleicht als Einträge im Ersatzteilkatalog. Diese Quellen gilt es zu ermitteln und nach ihrer Qualität zu beurteilen. Was ist ohnehin bereits verbindlich und kann (eventuell mit Ergänzungen) direkt in den Terminologiebestand wandern? Was ist eine Quelle, in der verschiedene Termkandidaten gesammelt sind? Wo finden sich Schreibweisen, die in Zukunft nicht mehr verwendet werden sollen? Übrigens: Bei der Suche nach Terminologiequellen ist meist nicht das Problem, geeignete zu finden, sondern aus der Unmenge von Quellen die am besten geeigneten einzugrenzen. Starten Sie im Zweifelsfall lieber mit weniger Quellen und nehmen Sie neue erst im Lauf der Zeit hinzu.
Terminologie betrifft viele Abteilungen und Prozessrollen im Unternehmen. Diese Stakeholder gilt es zu versammeln, so dass alle Interessen auch vertreten sind. Im Allgemeinen finden sich die Beteiligten in einem Terminologiezirkel zusammen. Allerdings kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass diese Gruppe zu groß wird und dadurch nicht mehr arbeitsfähig ist. Eine gute Lösung kann hier sein, einen kleinen Kreis aus zwei bis drei Leuten zu definieren, der Termkandidaten vorschlagsbereit vorbereitet und dann diese in einem seltener tagenden, größeren Termzirkel abstimmen lässt.
Das Werkzeug auswählen
Parallel zum Aufbau des Termzirkels gilt es, eine geeignete Softwarelösung zu finden. Für den Einstieg wird man meist den Aufwand klein halten wollen. Oft sind im Unternehmen schon Übersetzungswerkzeuge vorhanden, die bereits Terminologiefunktionalitäten mitbringen. Auch viele CCMS-Lösungen haben eine Terminologiekomponente eingebaut. Im schlimmsten Fall lässt sich sogar mit einem gut strukturierten Excel schon eine ganze Menge erreichen. Wichtig ist nur, dass die Einstiegslösung die Ziele der Terminologiearbeit unterstützt und später den Weg zu einer leistungsfähigeren Lösung nicht verbaut.
Spätestens wenn der Termzirkel steht und eine Software-Lösung gefunden ist, dann sollten Sie sich Gedanken über den Terminologieprozess machen. Wie werden Termkandidaten gemeldet? Wer entscheidet wie über einen Begriff? Welche Benennungsregeln gibt es? Wie erfahren die Kollegen und Kolleginnen von den Termini (und den unerwünschten Begriffen)? Wo lassen sich die Termini nachschauen? Diese und viele weitere Fragen müssen geklärt werden, damit die Terminologie auch richtig in Fahrt kommt. Die Antworten, die Sie darauf finden, sollten Sie in einem Terminologie-Leitfaden festhalten. Denn ohne Leitfaden vergisst man schnell, welche Vereinbarungen einmal getroffen wurden.
Zu guter Letzt sollten Sie sich noch überlegen, woran Sie den Erfolg Ihrer Terminologiearbeit messen. Dies hängt natürlich stark mit Ihren Zielen zusammen. Ist es die Anzahl der fehlerfreien Dokumente? Die Zahl der Rückfragen bei der Übersetzung? Die Menge der Aufrufe in der Term-Datenbank? Je nach Situation können das andere Kennzahlen sein. Nur, nicht zu messen ist keine Lösung. Denn ohne vernünftige Kennzahlen erfahren Sie weder, ob und wo Sie bei Ihrer Terminologiearbeit gegensteuern müssen, noch erfahren andere, wie erfolgreich und nützlich Ihre Terminologiearbeit eigentlich ist.
Dennoch scheuen viel Unternehmen den ersten Schritt zu einer systematischen Terminologiearbeit, weil scheinbar wichtigere Dinge zu tun sind. Da Terminologie eine Querschnittsaufgabe ist, gilt es auch gerade zu Beginn viele verschiedene Interessen, Arbeitsweisen und Ziele unter einen Hut zu bekommen.
Auch können die mächtigen Terminologiewerkzeuge, die sich auf dem Markt finden, den Einstieg als komplizierter erscheinen lassen, als er ist. Denn wichtiger als Werkzeuge sind Entscheidungen zu den Zielen der Terminologiearbeit und zu den Quellen, die man berücksichtigen möchte. Hat man das geklärt und die Grundlagen für einen Terminologieprozess geschaffen, kann die Toolentscheidung immer noch kommen. Oft reichen in der Zwischenzeit ein gut gepflegtes Excel oder die Terminologiefunktionen des eigenen CCMS schon aus. Wichtig ist zunächst nur, dass man den Anfang macht und dann kontinuierlich dranbleibt.
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