Effizienter CMS-Wechsel in der Technischen Redaktion: Tipps und Fallstricke

Systemwechsel – warum?

Warum entscheiden sich Technische Redaktionen für einen Anbieterwechsel oder Systemumstieg? Manche Unternehmen stellen ihre Softwaresysteme automatisch in regelmäßigen Intervallen auf den Prüfstand. Doch meist liegt Ursache für den Wunsch nach Veränderung darin, dass das bestehende System dem aktuellen Bedarf nicht mehr gewachsen ist: Die Technische Redaktion hat sich weiterentwickelt, die Anforderungen sind gestiegen, für die Dokumentation ergeben sich neue Chancen. Manches Bestandssystem kann da vielleicht nicht mehr mithalten und es ist Zeit für etwas Neues.

Unterschiedliche Schmerzpunkte

Wann ist aber der richtige Zeitpunkt für einen Anbieterwechsel? Die Antwort ist einfach: Wenn der Schmerz spürbar wird. Der Schmerz äußert sich allerdings je nach Redaktion ganz unterschiedlich. Vielleicht zeigt sich das System im Alltag als weniger benutzerfreundlich als ursprünglich gedacht? Es macht schon einen deutlichen Unterschied aus, ob in einer Teststellung nur zwei, drei Dokumente bearbeitet werden oder im realen Betrieb zwei-, dreitausend. Was bei kleinen Umfängen gut funktioniert, kann im großen Maßstab zum Produktivitätshemmnis werden.

Das gleiche gilt, wenn sich das Produktportfolio des Unternehmens erweitert. Bei der Verwaltung der Dokumentation für Geräte mit vielen Varianten kommen manche Redaktionssysteme ins Schleudern. Ein leistungsfähiges System mit Variantenmanagement, automatisierten Workflows und mächtigen Schnittstellen für die Datenübernahme bietet hier Abhilfe.

Vielleicht zeigt sich aber auch, dass der Hersteller des Redaktionssystems nicht die Innovationskraft und den Service und Support mitbringt, den Ihre Technische Redaktion braucht. Wenn Fehlerbehebungen lange auf sich warten lassen, wenn Updates nur kosmetische Verbesserungen bringen, wenn jede Supportanfrage erst nach Wochen beantwortet wird – dann wird ein CCMS zum Hemmschuh für die Technische Redaktion und es ist Zeit für ein neues System, das den Weg in die Zukunft frei macht.

Technische Redaktionen sind im Unternehmen heute deutlicher vernetzter, als das noch vor zehn Jahren der Fall war. Oft stellen Redaktionen fest, dass ihnen die Schnittstellen zu anderen Unternehmensteilen und -systemen fehlen. Gerade wenn ein Redaktionssystem nicht durchgängig mit XML arbeitet, ist der Austausch beschwerlich. Auch fehlende Schnittstellen zu Terminologie und Übersetzung können sich als echtes Kostengrab erweisen.