Maximalprojekte in SCHEMA ST4 filtern – aus eins mach viele!

Wenn wir z. B. aus einem Datenbestand mehrere Anleitungen erstellen wollen, brauchen wir drei Dinge: 1. die Objekte, die gefiltert werden, 2. Kriterien anhand derer gefiltert werden kann und 3. Regeln, die zur Filterung angewendet werden.

Wie sieht das nun auf SCHEMA ST4 angewendet aus? Zunächst einmal: Was lässt sich filtern? In ST4 lassen sich Knoten aller Arten filtern, also z.B. auch Fragmente, Strukturfragmente, Callout-Grafiken oder Datenknoten in dynamischen Tabellen. Ihrer Fantasie ist hier fast keine Grenze gesetzt. Lediglich Inhaltselemente im Editor (also z. B. Absätze) können nicht gefiltert werden. Falls das allerdings einmal nötig ist, lassen sich solche Inhaltselemente aber natürlich in Fragmente auslagern (also in eigene Knoten umwandeln und dann selbstverständlich auch wieder filtern).

Wenn man Knoten ausfiltern will, dann braucht man Kriterien, mit denen man die Auswahl trifft. Solche Kriterien legt man am besten als strukturierte, hierarchische Sammlung in einer Taxonomie ab. Allerdings ist es nicht egal, welche Taxonomie man nutzt. Das sieht man am deutlichsten bei Anwendung einer Produkte-Taxonomie. Fast jedes Unternehmen hat mehrere, unterschiedliche Produkte mit jeweils mehreren Produktvarianten. Diese Produktstruktur ist im Unternehmen bekannt und lässt sich dadurch leicht, schnell und komplett in einer Taxonomie abbilden. Danach muss jeder Knoten nur noch erfahren, für welche Produkte und Produktvarianten er relevant ist und schon ist der Datenbestand filterbar …

… möchte man meinen. Denn in der Praxis verbirgt sich in diesem Vorgehen ein gewaltiger Pferdefuß, oder, um genau zu sein, sogar zwei. Zum einen lassen sich so Sonderanfertigungen und Individuallösungen nur schwer abbilden.  Weit problematischer ist aber, dass man mit einer produktorientierten Taxonomie jedes Mal den Datenbestand neu evaluieren und gegebenenfalls auch umorganisieren muss, wenn ein neues Produkt hinzukommt. Man erkauft sich also die schnelle Erstellung der Taxonomie bei der Einrichtung mit einem (stark) erhöhten Pflegeaufwand während des Betriebs.

Welche Alternative gibt es dazu? Einen Ansatzpunkt bilden merkmalsorientierte Taxonomien. Sie erfassen, welche Produktoptionen es gibt (also z.B. Größe, Farbe, Motorleistung). Auch diese Produktoptionen lassen sich in einer Taxonomie halten und auch über sie lassen sich die Inhalte detailliert filtern und steuern. Der Vorteil dieses Ansatzes zeigt sich, wenn ein neues Merkmal hinzukommt (nehmen wir einmal an, es gibt jetzt auch eine Produktvariante mit Display). In diesem Fall muss der Datenbestand nicht angefasst werden, lediglich die neuen Knoten die das Display beschreiben müssen „erfahren“, dass sie für das Display zuständig sind. Bei bestehenden Knoten ist automatisch klar, dass sie mit diesem neuen Merkmal nichts zu tun haben. Zugegeben: Alle Produktmerkmale für eine Taxonomie zu erarbeiten, kann aufwendig sein, und die Taxonomie kann sehr umfangreich werden. Im laufenden Betrieb sinkt aber der Verwaltungsaufwand deutlich.

Soweit zu den produktbezogenen Taxonomien. Daneben lassen sich je nach Bedarf weitere Taxonomien aufbauen, z. B. nach Zielgruppe, Vertriebsregion oder Handbuchtyp. Solche Informationen sollten Sie nicht in die produktbezogene Taxonomie integrieren, sondern in eigenen, separaten Taxonomien erfassen. Denn wenn solche nichttechnischen Kriterien z. B. mit Produktmerkmalen gemischt werden, entstehen Mehrfachabhängigkeiten, die sich redaktionell zu exponentiell vielen Kombinationen multiplizieren.

Mit diesen Taxonomien bauen Sie sich eine hierarchische Klassifizierung ihres Datenbestands auf. Sie legen dadurch die Grundlage für die zielgenaue Auswahl von Inhalten für Ihre Kommunikationsanforderungen. Zielgenau bedeutet dabei: Steigen Sie für die Klassifizierung Ihrer Inhalte möglichst hoch in der Hierarchie ein: Wenn ein Knoten für alle Produkte gilt, dann markieren Sie die oberste Ebene, wenn er für Baureihe A gilt, dann den Taxonomie-Eintrag „Baureihe A“ und nicht alle Produkte, die unter Baureihe A verzeichnet sind. Anders gesagt: klassifizieren Sie so allgemein wie möglich.

Beim Anlegen von Taxonomien gibt es einige empfehlenswerte Einstellungen, die Sie treffen können. Legen Sie Ihre Filter-Taxonomie sprachunabhängig an, lassen Sie zu, dass die Taxonomie in den Eigenschaften, dem Varianten-Management und der erweiterten Suche verwendet wird und schalten Sie die Vererbung aus. Wie oben schon gesagt, ist es meist nicht sinnvoll, dass in einer Taxonomie nur die untersten Einträge wählbar sind. Damit haben Sie Ihre Taxonomie in einer Weise konfiguriert, die sich für die meisten Bedürfnisse bewährt hat.

Kommen wir nun zum letzten Aspekt, mit denen Sie aus Maximalprojekten eine Vielzahl von Dokumenten erzeugen – den Filtern. Wichtig ist hier, dass Sie Ihre Filter hochspezifisch anlegen. Ein Filter muss alle Kriterien enthalten, z. B. muss jedes Produktmerkmal durch den Filter abgedeckt werden. Übrigens: Mit dem APX-Modul können Sie Datensammlungen importieren und dadurch Filter automatisch befüllen.

Galt bei den Taxonomien noch die Empfehlung, möglichst hoch in der Hierarchie auszuzeichnen, so ist das bei den Filtern genau umgekehrt. Filter müssen hochspezifisch sein; sie treffen eine Aussage zu jedem Merkmal auf der untersten Ebene. Erfassen Sie in Ihrem Filter auch, was passiert, wenn ein Merkmal nicht existiert bzw. nicht genutzt wird. Anders gesagt: ein Filter ist der Fingerabdruck einer einzelnen Produktion - vollständige Definition der Produkt- und Dokumentmerkmale.

Bei der Konfiguration des Filters nehmen Sie folgende Einstellungen vor: Sie aktivieren, dass der Filter die Auswahl oder das übergeordnete Merkmal betrifft und wählen innerhalb einer Taxonomie die ODER-Verknüpfung. Verschiedene Taxonomien werden automatisch UND-verknüpft.

Insgesamt stellen Filter und Taxonomien ein mächtiges Werkzeug dar. Richtig angewendet erlauben sie es, aus einem Projekt beliebig viele, zielgenaue Dokumente zu erzeugen. Und mit den Tipps in diesem Post ist das alles andere als ein Hexenwerk.