Optimale Textverständlichkeit in der Technischen Redaktion erreichen

Ein absolutes Worst-Case-Szenario, das wir Ihnen hier beschrieben haben. Heizlüfter sind kein besonders komplexes technisches Produkt, für das es kaum seitenlange Beschreibungen zu Inbetriebnahme, Wartung, Pflege oder Ersatzteil-Management braucht. Aber stellen Sie sich vor, es handelt sich bei Ihrem Produkt um die Automatisierungskomponente für eine Fertigungsstraße oder um eine digitale Kompaktkamera. Als technischer Redakteur müssen Sie in einem solchen Fall nicht nur alle neuen Vorschriften und gesetzlichen Regelungen zu Verbrauchersicherheit, Umweltschutz et cetera pp. im Hinterkopf haben, Sie müssen auch dafür sorgen, dass sämtliche Hinweise und Erläuterungen in Ihren Anleitungen glasklar und für den Endnutzer verständlich sind. Eine ungenügende Gebrauchsanleitung stellt rechtlich einen Sachmangel dar, der Nacherfüllung, Rücktritt vom Kaufvertrag oder Kaufpreisminderung nach sich ziehen kann. Was wiederum neben Umsatzeinbußen durch unzufriedene Kunden möglicherweise auch höhere Kosten durch Service und Support bedeutet. Ärger, den Sie als technischer Redakteur unbedingt vermeiden wollen.

Was aber, wenn die Zeit wie so oft knapp ist? Denn Sie und Ihr Redaktionsteam schreiben tagtäglich nicht nur eine, sondern mehrere Bedienungsanleitungen oder Wartungsinformationen, verfassen daneben Service- oder Zuliefererdokumentationen, setzen komplexe Handbücher auf oder betexten Umverpackungen. All das geschieht eng getaktet, weil die Lebenszyklen von Produkten immer kürzer werden oder durch zunehmendes Customizing kurzfristig Anleitungsvarianten anzulegen sind. Dabei fragen Sie sich immer wieder: Wie schaffe ich es - neben dem schnellen Output - maximale Textverständlichkeit über alle Textvarianten hinweg zu gewährleisten? Wir haben da ein paar gute Tipps für Sie.

Dass in der Kürze die Würze liegt und Bedienungsanleitungen keine Romane sind, ist das eine. Dass es für einen verständlichen Text aber noch einiges mehr braucht, weiß das Hamburger Verständlichkeitskonzept. Es wurde bereits 1973 von Inghard Langer, Friedemann Schulz von Thun und Reinhard Tausch entwickelt. Wissenschaftlich untermauert geht das Modell davon aus, dass jeder noch so komplexe Sachverhalt verständlich erläutert werden kann - dabei kommt es vor allem auf die Art der Formulierung an. Mit dem Hamburger Verständlichkeitskonzept können Sie Ihre komplette technische Dokumentation anhand von festgelegten Einzelkriterien bewerten und sich so Schritt für Schritt einer optimalen Textverständlichkeit annähern.

Anhand von vier Merkmalen und fünf Bewertungsstufen auf einer Skala von ++ bis - - (auch: +2 bis -2) durchlaufen Bedienungsanleitung, Wartungsinformation oder Handbuch dabei den Text-Check:

• Einfachheit: Hier prüfen Sie, ob Sätze zu lang sind - nicht mehr als 9 bis 13 Wörter - und ob der Text Fremdwörter enthält, die unbedingt zu erklären sind. Der Text ist konkret und anschaulich geschrieben.

• Gliederung und Ordnung: Dabei geht es um den folgerichtigen Aufbau des Inhalts und um eine übersichtliche Gliederung, z. B. durch Formatierung, Gliederung, Aufzählungen etc. Das hält die Aufmerksamkeit des Lesers hoch.

• Kürze und Prägnanz: In der technischen Dokumentation ein Muss. Achten sie darauf, dass alles Notwendige beschrieben sein muss, aber auch darauf, dass es nicht zu knapp dargelegt ist. Denn auch bei einem zu kurzen Text kann das Verständnis leiden.

• Anregende Zusätze: Gestalten Sie die technische Dokumentation zu Ihrem Produkt anschaulich. Das geschieht durch Grafiken, Illustrationen oder Beispiele. Sprechen Sie den Leser, Nutzer, Bediener, Monteur dabei durchaus auch persönlich an.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob alle Merkmale zufriedenstellend umgesetzt sind, machen Sie einfach die Gegenprüfung. Rutscht der Text nach kritischer Bewertung bei einem oder mehreren Merkmalen in den Minusbereich (s. Abbildung oben), ist nachzubessern.

Der Vollständigkeit halber weisen wir hier auch auf das Karlsruher Verständlichkeitskonzept von Susanne Göpferich hin, das später als das Hamburger Modell entstand und zusätzliche Aspekte wie Korrektheit, Perzipierbarkeit, kommunikative Aspekte etc. einschließt. Da wir das Karlsruher Konzept aber eher als vertiefende Ergänzung des Hamburger Modells verstehen, gehen wir an dieser Stelle erstmal nicht näher darauf ein.

Vereinzelt geäußerte Kritik am Hamburger Verständlichkeitskonzept möchten wir Ihnen nicht verschweigen. Dabei geht es um die Zielgruppe, für die Bedienungsanleitung, Handbuch & Co. gedacht sind. Das Konzept gehe auf vorhandenes Vorwissen des Lesers zu wenig ein, lautet der Vorwurf. Dem halten wir entgegen, dass wir davon ausgehen, dass ein technischer Redakteur beim Erstellen einer Dokumentation - egal ob für ein Kraftwerk oder einen Fön - immer den Anwender adressiert. Daher kommt diesem Aspekt in der technischen Redaktion aus unserer Sicht nur eine äußerst geringe Bedeutung zu. Im Gegenteil: Hat man das Vorwissen der Zielgruppe fest im Blick, liefert das Modell eine fundierte Anleitung für verständliche Texte.

Am Bildschirm wird langsamer gelesen als in einem Printtext, zudem werden Texte oft nur überflogen und ein großer Teil der angebotenen Informationen werden gar nicht wahrgenommen. Das mag bei Produktinformationen und Anleitungen im technischen Bereich anders sein. Doch auch hier gilt: Wer sich nicht klar und präzise ausdrückt, Textwüsten produziert und Beschreibungen mit Fremdwörtern und Abkürzungen spickt, erwiest seinem Produkt einen Bärendienst. Eine übersichtliche Beschreibung mit klar formulierten Inhalten, die Sie mit Ihrem XML-Redaktionssystem zu jeder Zeit an jedes mobile Endgerät ausliefern können, macht Monteure, Service-Mitarbeiter und Endkunden mit dem Anspruch durchgehend digitaler Erreichbarkeit zu Ihren besten Freunden.

Wenn Sie ein erprobtes Verständlichkeitskonzept wie das Hamburger Modell zur Grundlage Ihrer täglichen Arbeit im Redaktionsteam machen, sorgen Sie dafür, dass alle Texte einem ähnlichen Verständlichkeitsgrad entsprechen. Neben der verbesserten Qualität sorgen diese auch für eine einfachere Übersetzbarkeit. Denn haben Sie die in Ihren Produkten vielfach wiederkehrenden Formulierungen einmal festgelegt, speichern Sie diese einfach als Textbausteine (Module, Topics, ) in Ihrem Redaktionssystem. Damit sind sie für jede/n zugriffsberechtigten Mitarbeiter*in in Ihrem Team abrufbar - und niemand verliert Zeit, Nerven und den Überblick durch das wiederholte Neu-Formulieren immer wieder gleicher Inhalte. Ein sicherlich empfehlenswerter Ansatz ist auch, die Merkmale der Textverständlichkeit nicht nur als Maßstab, sondern auch als Vorgabe in einem Redaktionsleitfaden festzuhalten, der durch ein CCMS wie SCHEMA ST4 auch über das ganze Team hinweg durchgezogen werden kann.