Technische Redaktion in zwei Ländern? So sprechen Sie eine gemeinsame Sprache!

In global agierenden Unternehmen ist es nicht unüblich, dass Technische Redakteure über die Kontinente verteilt arbeiten und als Team die technische Dokumentation verantworten. Zu dieser Situation kann es auch recht plötzlich kommen, wenn Firmen eine Dependance im Ausland eröffnen oder sie durch Zukäufe international wachsen. In welcher Ausgangssprache wird dann die Technische Dokumentation erstellt? Wir zeigen drei Lösungsmöglichkeiten auf.

Szenario 1: Sie teilen die Aufgaben themenspezifisch auf

Im Ausland sitzen die Spezialisten für eine bestimmte Produktkomponente, zum Beispiel die Software, Sie selbst sind am Standort im deutschsprachigen Raum aber beispielsweise auf die Hardware ausgerichtet? Dann bietet es sich an, die verschiedenen Bestandteile der Technischen Dokumentation themenspezifisch in Ihrem internationalen Team aufzuteilen. Am Ende werden die Texte jeweils in die andere Sprache übersetzt. Als Ergebnis erhalten Sie eine Betriebsanleitung in zwei Sprachen.

Pro:

• Jeder schreibt in seiner Muttersprache, was angenehm und zeitsparend ist.
• Die Textqualität ist dadurch sehr hoch.
• Jeder Redakteur ist in seiner täglichen Zeiteinteilung weitestgehend autonom, weil er nicht vom Arbeitsfortschritt seines Kollegen abhängt.

Contra:

• Es braucht einen gemeinsamen Schreibstil. Um größtmögliche Einheitlichkeit zu gewährleisten, sollten Sie vorab einen Redaktionsleitfaden erstellen.

Szenario 2: Sie einigen sich auf eine gemeinsame Sprache

Nicht immer ist es möglich oder gewollt, die technischen Dokumente entsprechend dem Fachwissen der einzelnen Technischen Redakteure aufzuteilen. Eine weitere Möglichkeit der Zusammenarbeit besteht dann darin, fortlaufend am selben Dokument zu arbeiten.

In diesem Fall ist eine Zeitverschiebung sogar von Vorteil, weil Sie und Ihre Kollegen nacheinander im Tagesverlauf an Ihrer Dokumentation arbeiten können. Hier bietet es sich an, sich auf eine Erfassungssprache, zum Beispiel Englisch, zu einigen.

Pro:

• An der Stelle, an der der eine aufhört, schreibt der andere weitere: Diese Arbeitsweise ermöglicht es, eine Technische Dokumentation innerhalb kürzester Zeit zu erstellen.

Contra:

• Ein Autor schreibt in einer Fremdsprache, in der er sich vielleicht nicht zu 100 Prozent wohlfühlt. Mangelt es an Sprachkenntnissen, benötigt er mehr Zeit zum Schreiben und auch der Review dieser Texte erfordert etwas mehr Aufmerksamkeit. Das sollten Sie von Beginn an einplanen.
• Durch die Zeitverschiebung sind mündliche Absprachen umständlich zu organisieren. Ein Redaktionssystem wie SCHEMA ST4 bietet die Möglichkeit, sich über die Kommentarfunktion zu bestimmten Inhalten auszutauschen.

Szenario 3: Sie nutzen Übersetzungstools

Wenn Sie sich nicht auf eine gemeinsame Sprache einigen möchten – etwa weil Sie oder Ihr Kollege nicht über ausreichend fremdsprachliche Kenntnisse verfügen – bietet sich ein weiteres Szenario an: Sie nutzen die maschinelle Vorübersetzung. Am Ende Ihres Arbeitstages übersetzen Sie also Ihre Texte. Ihr Kollege kann dann – die Zeitverschiebung macht es möglich – in seiner Sprache weiterschreiben. Umgekehrt funktioniert dies natürlich genauso.

Pro:

• Jeder schreibt in seiner Muttersprache.
• Am Ende liegt die Technische Dokumentation – zumindest in einer Vorübersetzung –

in zwei Sprachen vor.

Contra:

• Es ist erforderlich, dass Sie die Vorübersetzung in Ihre Abläufe integrieren. Prüfen Sie, ob Ihr Redaktionssystem dies technisch erlaubt. Bei SCHEMA ST4 funktioniert dies über den „Smart Extension AITranslator“, mit dessen Hilfe Sie Texte mit DeepL übersetzen lassen. Die Anbindung an ein Translation Memory System, das je nach Funktionsumfang maschinelle Übersetzungen anbietet, ist per Schnittstelle möglich.
• Maschinell übersetzte Texte bieten nicht die höchste Qualität. Lassen Sie einen Übersetzer die Technische Dokumentation prüfen und korrigieren, sodass beide Sprachvarianten Ihre Qualitätskriterien erfüllen und die Einheitlichkeit, auch in der Terminologie, garantiert ist.

Fazit:

Sie sehen: Über Sprachgrenzen oder Kontinente hinweg erfolgreich und gemeinsam in der Technischen Dokumentation zu arbeiten, ist vor allem eine Frage der Organisation. Ein Redaktionssystem unterstützt Sie signifikant in der internationalen Zusammenarbeit. Es sorgt für Ordnung und Übersichtlichkeit, spart Zeit und nimmt Ihnen lästige Aufgabe wie ein Copy-and-Paste in ein browserbasiertes Übersetzungstool ab.

Mit einem Redaktionssystem speichern Sie alle Inhalte zentral an einer Stelle. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit auf die aktuellen Dokumente zugreifen. Außerdem ist es auf die Verwaltung mehrsprachiger Inhalte ausgelegt. Um Einheitlichkeit zu gewährleisten, sollten Sie einen für das gesamte Team verbindlichen Redaktionsleitfaden erstellen und Ihre Terminologie gemeinsam ausarbeiten und pflegen. Auch dabei unterstützt Sie ein Redaktionssystem. So sind Sie für die multinationale Zusammenarbeit in Ihrem Team bestens vorbereitet.