Das sollte Ihr Redaktionssystem können!

Modularisierung

Moderne Redaktionssysteme verwalten nicht Dokumente, sondern vergleichsweise kleine, ins sich geschlossene Content-Module. Dadurch lassen sich diese Inhalte in vielen Anleitungen und anderen Dokumentationen wiederverwenden. Gibt es Änderungen, so müssen sie nur an einer Stelle durchgeführt werden und in vielen Dokumenten ist der Inhalt aktualisiert.

Die Redaktion fügt für eine neue Anleitung vorhandene Content-Module zusammen und erstellt gegebenenfalls neue. Dazu verwendet sie standardisierbare und wiederverwendbare Dokumentstrukturen. Für diesen Publikationsweg halten CCMS viele Funktionalitäten vor, die die Arbeit erleichtern.

Variantenmanagement

Oft unterscheiden sich Anleitungen nur in wenigen Aspekten, z. B. in der Modellbezeichnung und einigen unterschiedlichen Produktfunktionen. Ein CCMS kann solche Varianten definieren und gezielt aussteuern. Auch das lässt ein effizientes Arbeiten zu, wenn Inhalte nur einmal für verschiedenste Dokumente erzeugt werden müssen. Damit jedes Content-Modul „weiß“, zu welchen Varianten es gehört, ist es notwendig, die Module mit Metadaten zu klassifizieren. Typische Metadaten sind Produktlinien oder Zielgruppen, aber auch redaktionelle Inhalte wie Bearbeiter oder Freigabestatus.

Varianten können auch durch parallele Entwicklungsstände von Produkten entstehen. Ein Softwarepaket kann beispielsweise schon weiterentwickelt werden, während die vorherige Version noch unterstützt wird. Ein CCMS unterstützt die Arbeit mit verschiedenen Versionsständen durch eine Versionierung der Content-Module. So ist immer klar, welche Information sich auf welchen Entwicklungsstand bezieht.

Suchfunktionalität

Content-Bestände in der Technischen Redaktion können oft Tausende von Modulen enthalten. Deshalb sind in jedem CCMS mächtige Suchmöglichkeiten ein wichtiges Merkmal. Die Content-Einheiten müssen sich nachvollziehbar ablegen lassen und anhand unterschiedlichster Kriterien wieder auffindbar sein. So muss zum Beispiel eine Suche nach Metadaten ebenso möglich sein, wie die nach Versionsständen oder z. B. danach, welche Module auf ein bestimmtes anderes Modul verweisen. Suchabfragen müssen speicherbar sein, damit z. B. bei Qualitätssicherungsläufen häufig wiederkehrende komplexe Abfragen immer wieder abgerufen werden können.

Übersetzungsmanagement

Übersetzungen bilden für viele Unternehmen einen nicht unbeträchtlichen Kostenblock. Redaktionssysteme können Übersetzungskosten senken, da nur einzelne Module übersetzt werden müssen und nicht komplette Anleitungen. Dazu ist es nötig, dass das CCMS sämtliche übersetzten Inhalte vorhält und die Beziehung zum Originalsprachenmodul beibehält. Viele CCMS haben eine standardisierte Schnittstelle zu Übersetzungswerkzeugen, so dass die Zusammenarbeit mit den Übersetzungsdienstleistern sogar noch enger gestaltet werden kann. Außerdem besitzen viele Redaktionssysteme eine Anbindung an Terminologiemanagement-Werkzeuge oder eigene Terminologiekomponenten. Dadurch ist die sprachliche Einheitlichkeit und Eindeutigkeit bei der Übersetzung gewährleistet.

Layout-Automatisierung

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, wie denn Content-Module kombiniert werden können, wenn sie in unterschiedlich gelayouteten Dokumentationen verwendet werden. In einem CCMS sind die Inhalte strikt vom Layout getrennt. Das Layout wird den Content-Inhalten erst bei der Publikation zugewiesen. Da der Inhalt strukturiert vorliegt, kann dies automatisch geschehen. Viele lästige Designarbeiten entfallen dadurch – im Originaltext ebenso wie in den Übersetzungen.

Layout ist in diesem Fall übrigens sehr weit zu verstehen. Denn bei Layout geht es nicht nur darum, ob eine Anleitung in A4 oder A5 produziert wird. Layout kann auch bedeuten, dass eine Anleitung als Webangebot oder mobile App ausgegeben werden. Mit der Layout-Automatisierung verfügen Sie also über ein mächtiges Werkzeug, um Ihre Inhalte auf vielen verschiedenen Kanälen verfügbar zu machen.

Auch über diese Merkmale hinaus bieten viele Hersteller zahlreiche weitere Funktionalitäten an. Je nach den Bedürfnissen Ihrer Redaktion werden Sie solche Zusatzfunktionen lieben oder auch gut auf sie verzichten können. Doch sollten Ihrem jetzigen System die oben beschriebenen Funktionen fehlen oder die Bedienbarkeit zu wünschen übrig lassen, dann wissen Sie nun, dass auf dem Markt viele leistungsfähigere Systeme zu finden sind. Wenn Sie sich einen Eindruck verschaffen wollen, dann empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper mit einem Systemvergleich aktueller Redaktionslösungen.