ST4 in kleinen Redaktionen? - "Für uns hat es sich richtig rentiert!“

Herr Eichhorn, Sie sind Technischer Redakteur bei Firma BECKER-Antriebe GmbH. Können Sie uns kurz schildern, welche Produkte Ihr Unternehmen herstellt?
Die Becker-Antriebe GmbH in Sinn wurde 1921 gegründet und befindet sich noch heute in Familienbesitz. Sie ist ein mittelständisches Unternehmen mit weltweit ca. 330 Mitarbeiter, davon ca. 230 in Deutschland. Wir produzieren Antriebe und Steuerungen für Rollläden, Sonnenschutzanlagen, Tore und Sonderanwendungen. Mit der von BECKER in 2011 entwickelten Hausautomation Central Control sprechen wir auch den Zukunftsmarkt „Smart Home“ an.

Unsere Produkte werden über Tochterfirmen in Benelux, Frankreich, Spanien, Tschechien und der Türkei, sowie mit Kooperationspartnern in Asien, Australien, Europa, dem Mittleren Osten und Afrika vertrieben.

Wie war die Ausgangslage in der Technischen Redaktion vor der ST4-Einführung?
Früher wurden alle Anleitungen mit InDesign erstellt. Die Grafiken wurden (und werden nach wie vor) im Programm CorelDraw erstellt bzw. bearbeitet. Durch den Einsatz von InDesign waren wir zwar sehr flexibel, was die Gestaltung angeht. Aber der Aufwand, den wir in Layout-Bearbeitungen gesteckt haben, war einfach sehr hoch.

Wo hatten Sie das erste Mal Kontakt mit ST4? Und seit wann setzen Sie ST4 in Ihrer Technischen Redaktion ein? Wie kam es dazu?
Erstkontakt mit ST4 hatte ich auf einer tekom-Tagung im Jahr 2009. Damals war uns klar, dass wir eine andere Lösung für unsere Dokumentation brauchen, denn der Zeitaufwand mit InDesign wurde einfach zu groß. Deshalb habe ich mir Gedanken gemacht, wie ich die redaktionelle Arbeit effizienter durchführen kann und habe mich mit dem Thema Redaktionssysteme beschäftigt.

Wir haben Kosten, Nutzen, Vor- und Nachteile abgewogen und uns für SCHEMA ST4 entschieden. Ausschlaggebend für unsere Wahl war, dass der Redakteur ohne Programmierkenntnisse selbst Layouts erstellen bzw. ändern kann. Inzwischen arbeite ich seit ca. 4 Jahren mit dem System.

Was hat sich seit der Einführung von ST4 für Sie geändert? Können Sie auch dazu konkrete Beispiele nennen?
Mit der Einführung von ST4 hat sich zunächst meine persönliche Arbeitsweise grundlegend geändert:

Zu Beginn war die Trennung von Layout und Inhalt für mich sehr ungewohnt. Ich habe anfangs sehr häufig in der Vorschau nachgesehen, wie das PDF-Dokument später aussieht. Heute kontrolliere ich nur noch die finale PDF-Datei und „zupfe“ hier und da noch etwas nach - fertig. Dadurch habe ich mehr Zeit für den redaktionellen Part.

Durch die strukturierte Ablage und die klaren Informationen über die Wiederverwendung habe ich einen besseren Überblick über die vorhandenen Textbausteine und Grafiken.

Aber auch im gesamten Redaktionsprozess gab es durch die Einführung von ST4 weitreichende Verbesserungen: Heute produzieren wir die mit ST4 erstellten Drucksachen im eigenen Haus mittels einer Print-On-Demand-Lösung. Das hat klare Vorteile: große Flexibilität, wenig Lagerhaltung, eine schnelle Umsetzung von Änderungen und Ergänzungen und damit einhergehend kaum Papierabfall durch Überproduktion, was wichtige Ressourcen bzgl. Nachhaltigkeit schützt.

Hat sich die Investition rentiert? Die Argumentation ist ja oft „Für eine kleine Redaktion lohnt sich die Investition nicht“.
Für uns hat sich die Investition mehr als gelohnt. Alleine bei Layout-Erstellung und Layout-Änderungen spare ich durch den Einsatz von ST4 viel Zeit.

Darüber hinaus hat sich der Übersetzungsprozess deutlich verbessert: Nur noch die Texte und Grafiken werden für die Übersetzung exportiert, die auch wirklich übersetzt oder lokalisiert werden müssen. Und bei den Übersetzungen entfallen jetzt all die Kosten, die früher durch Layout-Bearbeitung und Layout-Anpassungen entstanden sind.

Wenn wir mal nur das Layout betrachten: Insgesamt haben wir hier die Kosten durch den Einsatz von ST4 um über 12.000 € pro Jahr gesenkt.

Standardisierung ist einer der wichtigen Aspekte bei ST4. Wie sehen Sie das als „Ein-Personen-Redaktion“?
Ich bin zwar alleine, aber aktuell habe ich ca. 1300 Anleitungen und 20 Sprachen zu „händeln“. Schon aufgrund dieser Menge ist Standardisierung ein zentraler Aspekt meiner Arbeit. Je standardisierter die Dokumente, umso schneller kann ich auf Änderungen ohne Qualitätseinbußen reagieren. Dies bedarf allerdings manchmal Überzeugungsarbeit bei den Projektleitern.

Welche sind für Sie persönlich die größten Vorteile von ST4? Gibt es auch Nachteile? Wie haben Sie die in den Griff bekommen?
Schon die Verwaltung von Texten und Grafiken in einem einzigen System ist ein Pluspunkt gegenüber manch anderer Lösung. Und wie schon gesagt spielt bei uns das Thema Layout-Verwaltung die Hauptrolle. Der größte Vorteil von ST4 ist deshalb für mich, dass man nach einer entsprechenden Schulung selbst in der Lage ist, die Layouts zu erstellen. So kann man sehr flexibel auf CI-Änderungen und Kundenwünsche reagieren.

Dann gibt es eine Reihe von Features, die den redaktionellen Alltag enorm vereinfachen: Mit einem Klick erhalte ich eine Übersicht über die Wiederverwendung von Texten oder Grafiken. Über die Layout-Vorschau sehe ich direkt das Ergebnis meiner Arbeit. Und mit dem Übersetzungsreport sehe ich auf einen Blick, welche Übersetzungen aktuell sind, welche Texte gerade übersetzt werden und welche noch übersetzt werden müssen.

Nur die Standardisierung hat manchmal ihren Preis, denn einmal im System implementiert, nimmt sie ein Stück Flexibilität weg. Aber das ist natürlich kein Nachteil von ST4 als System, sondern der Preis, den man für eine effizientere Arbeitsweise zahlen muss.

Haben Sie zum Abschluss noch einen Tipp für andere Einzelredaktionen, die ST4 einführen wollen?
Am Anfang ist es meiner Erfahrung nach sehr wichtig, sich genügend Zeit für die Verwaltungskonzepte und den Strukturaufbau zu nehmen, auch wenn man lieber sofort die Doku erstellen möchte. Und dann ist es sinnvoll, gleich alle neuen Dokumente mit ST4 zu erstellen, auch wenn es zunächst etwas länger dauert. Diese Zeitinvestition macht sich letzten Endes schnell bezahlt.

Marcus Eichhorn von der Firma Becker-Antriebe GmbH arbeitet seit 1997 im Unternehmen Becker-Antriebe GmbH und ist seit 2002 für die Technische Dokumentation zuständig. Der gelernte Industriemechaniker und -kaufmann ist in seiner Freizeit ist aktiver Sportschütze und geht gern ins Fitnessstudio.