Vom Pain zum Gain –Datenmanagement im Ersatzteilgeschäft

Unternehmensdaten bilden in allen Branchen die Grundlage für Transparenz und effiziente Geschäftsprozesse. Sie liefern wertvolle Informationen und ermöglichen es, Rückschlüsse für Verbesserungen zu ziehen. Doch nur, wer seine Daten pflegt, kann daraus einen Mehrwert generieren.  

Für das Geschäft mit Ersatzteilen spielen Daten eine besonders wichtige Rolle. Zu jeder Maschine und jedem einzelnen Teil gehören verschiedenste Informationen, die sowohl für Hersteller als auch für Anwender relevant sind, zum Beispiel: 

• Ersatzteilnamen 
• Teilenummern 
• Farben 
• Maße 
• Preise 
• Beschreibungen 
• Seriennummern der Maschinen 

Hinzu kommen Informationen über das Aussehen von Maschinen, Komponenten und Ersatzteilen in Form von Grafiken oder Fotos.  

Daten sind zwar überall im Unternehmen zu finden. Allerdings liegen sie in verschiedenen Systemen, auf unterschiedlichen Servern oder noch schlimmer: auf dem Desktop eines Kollegen. Für Ersatzteilkataloge sind sie unverzichtbar. Sie zusammenzuführen war bisher jedoch keine einfache Aufgabe. Und sobald sich die verwendeten Daten ändern, ist der Katalog nicht mehr aktuell. 

Die Herausforderung besteht darin, die Daten zu prüfen, zu strukturieren und sie zentral zusammenzuführen und aktuell zu halten. Das erleichtert nicht nur Maschinen- und Anlagenbauern die Arbeit, sondern auch den Betreibern, die solche Daten für Wartung und Instandhaltung benötigen. 

Besonders deutlich wird die Notwendigkeit eines sauberen Datenmanagements bei der Identifikation und Bestellung von Ersatzteilen. Die Realität sieht oft so aus:

Ein Servicetechniker benötigt für die Wartung einer Anlage Ersatzteile für mehrere Maschinen. Eine der Maschinen wurde über Dritte hinzugekauft, deshalb fehlen Informationen zu den Ersatzteilen. Bei einer weiteren, komplex aufgebauten Maschine lassen sich die benötigten Teile nur mit Hilfe eines Experten identifizieren. Allerdings ist die Service-Hotline überlastet – der Servicetechniker verliert kostbare Zeit. 

Der Kunde eines Komponentenherstellers hat nach langer Suche das erforderliche Ersatzteil in einem Papierkatalog identifiziert. Jetzt muss er die Bestellung beim Hersteller durchführen und die Bestellnummer aus dem Katalog in ein Online-Bestellformular tippen. Dabei unterläuft ihm ein Fehler und er löst eine Bestellung für das falsche Teil aus. Fehler bei der Bestellung kosten nicht nur Zeit, sondern verursachen zusätzliche Kosten für Hersteller und Betreiber. 

Damit Hersteller ihren Kunden und Servicetechnikern die Arbeit erleichtern und mehr Umsatz im After-Sales-Service generieren können, müssen sie ihre Daten aus Silos im Unternehmen befreien und in einen geordneten und vernetzten Workflow überführen. 

Wenn Daten in einem interaktiven Ersatzteilkatalog zusammenlaufen, sind alle relevanten Informationen für Hersteller und ihre Servicetechniker sowie für Kunden an einem Ort gebündelt. Da alle Daten bidirektional miteinander verknüpft sind, lassen sich Informationen einfacher austauschen und aktualisieren. 

Eine Katalog-Software vereinfacht und digitalisiert das Datenmanagement – von der Erstellung des Ersatzteilkatalogs über die Publikation bis hin zur Identifikation und Bestellung der Ersatzteile durch die Anwender. 

Über Standartschnittstellen lässt sich die Katalog-Software mit der Warenwirtschaft, Konstruktion, Logistik oder Service-Dokumentation verbinden und importiert alle für Ersatzteilkataloge relevanten Daten. 

Dazu gehören: 

• hierarchische Stücklisten 
• Stammdaten 
• Zeichnungen 
• Fotos, Pixel- und Vektorgrafiken 
• Preise 

Auch technische Dokumente wie Wartungs- und Reparaturanleitungen lassen sich in den Ersatzteilkatalog integrieren – so entsteht daraus bei Bedarf ein umfassendes Service-Informationssystem, das den Service im After-Sales auf das nächste Level hebt. 

Sind alle Daten in das Katalog-System importiert und strukturiert, kann der Ersatzteilkatalog online oder auf verschiedenen Datenträgern publiziert werden. Nach Veröffentlichung lässt er sich mit wenigen Klicks aktualisieren. 

• Hersteller können in einem interaktiven Ersatzteilkatalog alle relevanten Daten automatisiert verarbeiten, strukturieren und jederzeit mit wenigen Klicks aktualisieren. 
• Techniker können ihre Suche spezifizieren und Suchergebnisse eingrenzen. So erhalten sie immer exakte Treffer. Eine intelligente Suchfunktion ermöglicht die Suche in Teilbereichen oder über alle Informationen im Ersatzteilkatalog hinweg. Suchergebnisse werden in einer Liste dargestellt, die mit ergänzenden Informationen angereichert ist. 

• In einem digitalen Ersatzteilkatalog lassen sich mühelos die Daten mehrerer Maschinen anzeigen – bei Bedarf fließen alle Serviceinformationen und Maschinen in einem Katalog zusammen.  
• Der digitale Ersatzteilkatalog bietet Zugriff auf Informationen, die sonst nur über den Helpdesk des Herstellers verfügbar waren. Da diese Informationen 24/7 bereitstehen, können Servicetechniker ihre Arbeit ohne Verzögerung und in kürzerer Zeit erledigen. 
• Alle Daten sind zentral gebündelt und bidirektional verknüpft und damit stets aktuell. So lassen sich Fehlbestellungen und falsche Lieferungen auf ein Minimum reduzieren. Durch das Anzeigen von Alternativersatzteilen kurbeln Hersteller ihr Ersatzteilgeschäft zusätzlich an. 

Datenmanagement zu meistern bedeutet für Unternehmen, die Hoheit über Prozesse, Informationen und Strukturen zu behalten. Hersteller können diese Vorteile mit dem interaktiven Ersatzteilkatalog endlich im Ersatzteilgeschäft nutzen. Sie verbessern damit die Qualität des After-Sales-Service. Auf der anderen Seite erhalten Servicetechniker und Betreibern jederzeit die Daten, die sie benötigen.