Technische Dokumentation in der Cloud – sicher und flexibel
Viele Gründe sprechen dafür, die Technische Dokumentation in die Cloud zu verlagern. Erfahren Sie, von welchen Vorteilen Sie bei dieser Lösung profitieren und auf welche Aspekte Sie in Sachen Datensicherheit achten sollten.
Die Art, wie wir mit Software arbeiten, verändert sich grundlegend. Statt Programme ausschließlich auf lokalen Rechnern zu installieren, nutzen immer mehr Unternehmen browserbasierte Anwendungen. Diese Cloud-Lösungen ermöglichen es Teams, direkt im Browser zusammenzuarbeiten – ohne aufwändige Installation und Wartung lokaler Software auf jedem einzelnen Arbeitsplatz.
Dieser Trend zur cloudbasierten Arbeitsweise erreicht nun auch die Welt der technischen Dokumentation: SCHEMA ST4 von Quanos ist seit Sommer 2024 als Webanwendung verfügbar. Die Lösung kombiniert dabei moderne Webtechnologien mit der bewährten Leistungsfähigkeit der SCHEMA-ST4-Plattform. Redakteure können so standortunabhängig und flexibel im Browser arbeiten.
„Wir sehen einen klaren Trend in Richtung Cloud. Viele Unternehmen möchten weg davon, Software in ihrer eigenen IT-Infrastruktur zu installieren“, sagt Jörg Arrenberg, Vice President Development SCHEMA ST4 bei Quanos. Viele Argumente sprechen dafür, die Technische Dokumentation in die Cloud zu verlagern.
6 gute Gründe für die Technische Dokumentation in der Cloud
Benutzerfreundlichkeit
Browserbasierte Anwendungen folgen modernen Design-Standards. Die klare Struktur und durchdachte Navigation orientieren sich an etablierten Mustern, die Anwender aus ihrem täglichen Umgang mit professionellen Webanwendungen kennen. Für SCHEMA-ST4-Nutzer bedeutet das: Sie können sich auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren – die Erstellung hochwertiger Technischer Dokumentation – während die Bedienoberfläche diese Arbeit gezielt unterstützt.
Remote-Arbeit möglich
Neue Arbeitsweisen gewinnen zunehmend an Bedeutung. Homeoffice gehört für viele Mitarbeitende heute zu den Anforderungen an einen (neuen) Job. Liegt das Redaktionssystem in der Cloud, können Redakteure von überall darauf zugreifen, sei es von zu Hause aus, während einer Workation oder im Co-Working Space. Sicherlich setzt diese Form des Arbeitens Konnektivität voraus. Um lange Ladezeiten sollten Sie sich aber keine Sorgen machen: Eine stabile und schnelle Verbindung, wie etwa 5G sie bietet, genügt in den meisten Fällen.
Entlastung der internen IT-Ressourcen
Eine Software intern einzurichten und anschließend zu pflegen, erfordert personelle Ressourcen in der IT. Wer Software-as-a-Service nutzt, muss sich nicht um Installationen, Back-ups, Wartungen und Sicherheitsmaßnahmen kümmern, denn all diese Aufgaben übernimmt der Cloud-Anbieter. Auch die Kosten für teure Hardware wie Server und Speicher lassen sich auf diese Weise reduzieren.
Rund um die Uhr verfügbar
Der Betrieb einer cloudbasierten Anwendung liegt in den Händen von Spezialisten, für die das komplikationsfreie Funktionieren Ihres Produktes höchste Priorität genießt. Dies sorgt dafür, dass Sie als Kunde auf eine sehr hohe Verfügbarkeit der Software zählen können. Sollte in seltenen Fällen doch einmal ein technisches Problem auftreten, können Cloud-Anbieter wie wir bei Quanos es schnell und direkt lösen, ohne auf ein fremdes Unternehmenssystem zugreifen zu müssen.
Bei lokalen Installationen hingegen steht eine Anwendung häufig im Schatten anderer Unternehmensapplikationen und wird dadurch gerne einmal vernachlässigt, was zu Performanceproblemen oder gar überraschenden Ausfällen führen kann.
Zukunftsfähige Vernetzung
Der Datenaustausch zwischen zwei oder mehreren Systemen gelingt unkomplizierter, wenn diese alle in der Cloud verfügbar sind – was heutzutage immer häufiger der Fall ist. Bei lokalen Anwendungen sind oft individuelle und damit kostenaufwendige Programmierungen notwendig.
Weniger Diskussionen ums Budget
Bei der einmaligen Anschaffung eines Redaktionssystems fallen oft hohe Investitionskosten an, die im fünfstelligen Bereich liegen und die intern erst einmal bewilligt werden müssen. Hinzu kommen laufende Kosten für Wartungsverträge. Software-as-a-Service hingegen wird als Abonnement abgerechnet, was die Budgetgenehmigung erleichtert und die Liquidität schont.
Ein weiterer Vorteil liegt in der hohen Flexibilität: Ändern sich Ihre Anforderungen, passen Sie das Abonnement an Ihren tatsächlichen Bedarf an oder beenden es – ohne in der Vergangenheit getätigte Investitionen abschreiben zu müssen.
Technische Dokumentation in der Cloud: Darauf sollten Sie achten
Manche Unternehmen zögern, einen Clouddienst zu nutzen, aus Sorge davor, dass der Anbieter gespeicherte Daten nicht ausreichend vor unerlaubtem Zugriff schützt oder diese auf ausländischen Servern abgelegt werden. Andere haben Bedenken, dass sie nicht rund um die Uhr auf die Technische Dokumentation zurückgreifen können, etwa bei technischen Ausfällen.
Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, lässt sich dieses Risiko stark minimieren:
- Wählen Sie einen Softwareanbieter aus, der seinen Sitz in Deutschland oder zumindest in Europa hat. Damit unterliegt er der europäischen Gesetzgebung einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Achten Sie auf die Zertifizierung nach ISO 27001, ein Standard für Informationssicherheit. Mit dieser Zertifizierung können Cloud-Anbieter nachweisen, dass sie gegenüber ihren Kunden die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.
- Informieren Sie sich bei Anbietern von Redaktionssystemen für die Technische Redaktion, ob sie alle Ihre Anforderungen an die Datensicherheit und die Verfügbarkeit erfüllen. Stellen Sie dazu unter anderem diese Fragen:
- Wo befinden sich die Rechenzentren, in denen meine Daten gespeichert werden?
- Wie sind meine Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt?
- Wie schnell ist bei einem technischen Ausfall das System mit unseren Daten wieder verfügbar? Oder: Wie lange dauert es, bis wir nach einem dramatischen technischen Ausfall (Brand im Rechenzentrum, Ransomware-Attack, …) mit unseren Daten weiterarbeiten können? (Sie werden feststellen, dass das sehr viel schneller ist, als wenn Sie das System intern betreiben!)
- Welche Verfügbarkeit gewährleisten Sie? Welche Reaktionszeiten sind bei Störungen zu erwarten und wie lässt sich der Support erreichen?
Quanos setzt auf die Cloud
Quanos-Kunden haben die Wahl:
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Sie können das Redaktionssystem SCHEMA ST4 in der eigenen IT-Infrastruktur einrichten. Über den ST4 Web Author haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, browserbasiert im Redaktionssystem zu arbeiten.
- Sie möchten komplett von den Vorteilen profitieren, die Software-as-a-Service bietet? Mit ST4 Cloud erstellen und verwalten Sie Ihre Technische Dokumentation ausschließlich in der Cloud und nutzen den gesamten Funktionsumfang unseres XML-Redaktionssystems im Browser.
Auch Quanos InfoTwin zur Vernetzung von Produktdokumentationen, Ersatzteil- und Serviceinformationen und ST4 AI Jetpack zur KI-gestützten Metadatenvergabe funktionieren cloudbasiert.
