Digitalisierungs-Druck – Digitalisierungs-Chance

Wenn die Digitalisierungs-Evangelisten von den Anforderungen und Chancen der Digitalisierung predigen, dann klingt das oft so, als käme Digitalisierung irgendwann, als wäre das ein Projekt für die Zukunft. Das ist allerdings nur die halbe Wahrheit: Für die Zukunft gibt es zwar noch viel zu tun, aber gleichzeitig haben wir auch schon eine ganze Menge Schritte in Angriff genommen – oft ohne das unter dem Stichwort Digitalisierung zu sehen. Wir setzen in der Technischen Redaktion ganz selbstverständlich eine ausgefeilte Infrastruktur von Spezialwerkzeugen und Technologien wie Content-Management-Systeme, maschinelle Übersetzung, Terminologie-Management oder Controlled-Language-Checker ein. Auch unser Denken über das Schreiben von Dokumentation hat sich verändert. Wenn Sie mit Ingenieuren über Digitalisierung sprechen, werden Sie feststellen, dass sie die Maschinen sehr feingranular in ihrer Digitalisierungsstrategie als „digitalen Zwilling“ abbilden. Sobald es aber um den „digitalen Informations-Zwilling“ geht, ist plötzlich die Rede von Dokumenten und Handbüchern, statt von Content-Einheiten, Variablen und Metadaten.

Digitalisierung hat in der Technischen Redaktion (auch) in den Köpfen also längst begonnen. Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, dass wir in der Technischen Redaktion schon ein gutes Stück Weg hin zur Digitalisierung bewältigt haben. Dies mindert Widerstände und Denkblockaden. Die Frage ist also nicht, ob wir digitalisieren (müssen), sondern wie wir die Digitalisierung möglichst erfolgversprechend fortführen. Gleichzeitig ist es wichtig, sich die bestehende Digitalisierungserfolge bewusst zu machen, um sich in Digitalisierungsprojekten auf Augenhöhe einzubringen. Sich allein auf die Einschätzungen der Digitalisierungstreiber im Unternehmen zu verlassen, bedeutet auf 30 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung von Content und Smart Information zu verzichten.

Wenn Sie sich also mit der weiteren Digitalisierung in Ihrer Redaktion beschäftigen wollen, sollten Sie Sie sich zu Beginn fragen, wo Sie aktuell stehen. Eine Ist-Analyse schafft die Grundlage, um die Digitalisierung in Ihrer Redaktion möglichst einfach und effizient fortzusetzen. Welche digitalen Hilfsmittel sind vorhanden? Wie bewerten Sie diese? Wo sind Sie mit der Funktionalität zufrieden, wo wünschen Sie sich Verbesserungen?

Genauso wichtig: Welche Anforderungen bringt die Zukunft? Wie nutzen Ihre Kunden die Technische Dokumentation? Haben sich eventuell die Mediengewohnheiten und Nutzungssituationen verändert? Bekommen alle Kunden die Informationen, die sie brauchen zu dem Zeitpunkt, an dem sie sie brauchen? Gibt es einen Kostendruck und wie kann Digitalisierung helfen, ihn zu beheben? Welche Digitalisierungsmaßnahmen gibt es im Rest des Unternehmens und wie kann sich die Technische Redaktion dabei einbringen?

Sind diese Fragen geklärt, dann ergeben sich meist auch schon die ersten Ideen, die Sie auf dem Weg zur Digitalisierung weiterbringen. Ideal sind hier Maßnahmen mit einer guten Kosten-Nutzen-Relation. Aufwändige Maßnahmen, die erst in mittleren Zeiträumen spürbare Effekte bringen, sind dagegen problematischer. Digitalisierungsmaßnahmen stehen in vielen Unternehmen erst einmal unter einem Rechtfertigungszwang. Gelungene Projekte, die schnell Erfolge erzielen, bereiten hier den Weg für umfangreichere Projekte, die erst auf mittlere Sicht wirken, dann aber eine große Veränderung bewirken können.

Falls sich kein Projekt identifizieren lässt, das schnelle Erfolge verspricht, dann kann es sinnvoll sein, sich in ein bereits bestehendes Projekt einzuklinken. Lässt sich auch das nicht umsetzen, dann hilft es sich Verbündete im Unternehmen suchen. Gibt es Maßnahmen, die die Digitalisierung in der Technischen Redaktion vorantreiben und gleichzeitig einen hohen Nutzen für Marketing, Support, Vertrieb oder Service realisieren? Gemeinsam erreichen Sie die notwendige argumentative Wirkung, die jede Abteilung allein nicht schafft.