Oft hört man die Behauptung, dass sich ein ausgereiftes Content Management System für eine kleine Technische Redaktion nicht lohnt. Häufig wird dies auch von den Entscheidern so vertreten. Und so stecken viele kleine Redaktionen in der Word-Falle fest: Sie reizen die Fähigkeiten von Word oder InDesign immer weiter aus, behelfen sich mehr schlecht als recht und kommen den vielen Aufgaben bei einer dateiorientierten Arbeitsweise kaum hinterher.
Tatsächlich lohnen sich mächtige Werkzeuge gerade für kleine Redaktionen! Wir nennen Ihnen drei Gründe und geben Ihnen eine Empfehlung.
Kleine Redaktionen sind meist hoch leistungsfähig und lösungsorientiert. Andernfalls könnten ein, zwei Redaktionsmitglieder gar nicht die komplexen Aufgaben bewältigen, die bei der Technischen Dokumentation in einem typischen Unternehmen anfallen. Diese Leistungsfähigkeit nutzen kleine Redaktionen meist dazu, aus der bestehenden filebasierten Lösung noch das letzte bisschen Effizienz herauszukitzeln. Die letzten wenigen Prozent Effizienzgewinn zu heben, bedeutet aber einen hohen Aufwand für einen vergleichsweise geringen Nutzen.
Bei Einführungsprojekten für unser CCMS SCHEMA ST4 sind uns in der Folge zwei Dinge aufgefallen:
Ein-Personen-Redaktionen, aber auch andere kleine Redaktionen, haben ein überraschendes Problem: Die Leute wissen Bescheid. Dies ist zunächst einmal nicht unerwartet. Es wird aber dann zum Problem, wenn ein Redaktionsmitglied einmal ausfällt und nicht erreichbar ist. Dann fehlt das Wissen in den Köpfen. Für die Dokumentation dieses internen Wissens bleibt andererseits aber meist keine Zeit im Redaktionsalltag.
Ein CCMS hilft bei diesem Problem, weil es Abläufe vereinheitlicht, die Datenhaltung strukturiert und über Workflow-Komponenten die wichtigsten redaktionellen Prozessschritte dokumentiert und automatisiert. So ist für andere Beteiligte am Redaktionsprozess auch ohne umfangreiche Systemkenntnisse leichter nachzuvollziehen, wo die Dokumentation gerade steht, welche Inhalte publiziert, publizierbar oder in Bearbeitung sind. Das Wissen aus den Köpfen wandert (zumindest in einigen wesentlichen Aspekten) in das System.
Ob ein CCMS für eine kleine Redaktion sinnvoll ist, entscheiden die Kosten. Das wird gerne als Grund gegen eine Systemeinführung angeführt. Tatsächlich wird jedoch andersherum ein Schuh daraus: Denn auch in kleinen Redaktionen können die Kosten für Dokumentation durchaus erheblich sein. Allein durch Einsparungen bei Übersetzungen amortisieren sich die Kosten für ein CCMS oft schon innerhalb eines Jahres. Dazu kommen bei einem CCMS noch Einsparungen bei der Texterstellung, beim Layout, im Lektorat und bei der Bereitstellung der Dokumente. Die Kosten sind also entscheidend – und sie sprechen für ein CCMS!
Ein Content Management System (CCMS) lohnt sich auch für kleine technische Redaktionen und kann hier sogar besonders vorteilhaft sein. Die Leistungsfähigkeit kleiner Redaktionen kann durch ein CCMS gesteigert werden, indem Abläufe vereinheitlicht, Datenhaltung strukturiert und redaktionelle Prozessschritte dokumentiert und automatisiert werden. Zudem wird das Wissen in den Köpfen öffentlich und Einsparungen bei Übersetzungen und anderen Prozessen können die Kosten für ein CCMS bereits im ersten Jahr amortisieren.
Gerade kleine Redaktionen müssen das Investment in ein CCMS oft besonders aufwändig verargumentieren. Das ist – neben den vielfältigen Alltagsaufgaben – aber für ein kleines Team kaum nebenbei zu leisten. Deshalb empfehlen wir Ihnen unser kostenloses Whitepaper, das verschiedene Nutzenaspekte eines CCMS für kleine Redaktionen zusammenstellt, Tipps zur Vorbereitung von Budgetverhandlungen gibt und Erfahrungsberichte von kleinen Redaktionen sammelt, die den Umstieg bereits gemacht haben.
Wir hoffen, dass wir mit dieser kleinen Handreichung Ihren eigenen Umstieg ein wenig erleichtern. Und zuletzt noch eine Bitte: Falls Sie Fragen haben, wie sich ein CCMS für kleine Redaktionen lohnt oder falls Sie eigene Erfahrungen mit uns teilen möchten, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.
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