Zu hohe Anforderungen an die Inhalte Ihrer Technischen Dokumentation?

Die Erstellung von Content unterscheidet sich in der Technischen Dokumentation stark von der Erstellung von Inhalten in anderen Bereichen.

Das beginnt schon bei der reinen Menge an Inhalten. Dokumentation muss vollständig vorliegen und das bedeutet große Textvolumina. Gleichzeitig ist Content in der Technischen Redaktion multimedial: Text, Bild, Diagramm, Video, 3D-Modelle – es gibt keine Darstellungsmodi, die nicht auch für die Technische Redaktion relevant sind.

Mit einem XML-basierten Contentmanagement-System (CCMS) wie SCHEMA ST4 lassen sich diese Anforderungen einfacher bewältigen.

Warum ist Content-Erstellung in der Technischen Dokumentation so schwierig?

Trotz des Umfangs und der Vielfalt des Contents in der Technischen Redaktion sind die Rahmenbedingungen eng gesteckt:

  • Technische Dokumentation wird oft unter hohem Zeitdruck erstellt.
  • An Technische Dokumentation sind hohe Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen gestellt. Technische Dokumentation soll Personen- und Sachschäden verhindern und auch in kritischen Situationen schnell zugänglich sein
  • Technische Dokumentation unterliegt vielen gesetzlichen und normativen Anforderungen. Dies betrifft sowohl die Inhalte als auch Gestaltung und Sprache der Anleitungen.
  • Technische Dokumentation kann darüber hinaus ein wichtiges Element für die Kundenbindung sein.

Die Lösung: SCHEMA ST4

Hier hilft SCHEMA ST4: SCHEMA ST4 ist ein Component Content Management System (CCMS) bzw. XML-Redaktionssystem, das Ihnen die Arbeit in Ihrer Technischen Redaktion deutlich erleichtert. 

SCHEMA ST4 organisiert die Inhalte in einzelnen Komponenten oder Modulen: Daher der Name Component Content Management System. Da diese Module nur einmal erstellt werden müssen, sich aber in vielen unterschiedlichen Zusammenhängen verwenden lassen, beschleunigt das die Content-Erstellung in der Technischen Redaktion mehr als deutlich. Weitere Geschwindigkeit gewinnt der Content-Prozess durch die Layout-Automatisierung und durch die Bereitstellung von Content in (fast) beliebigen Outputformaten. 

Außerdem bietet SCHEMA ST4 automatisierte Austauschschnittstellen zu vielen anderen Unternehmenssystemen, die Inhalte erfassen und bereitstellen (z. B. Ersatzteilkatalogsysteme, Produktinformationssysteme, Übersetzungsmanagementsystem). Dadurch lassen sich viele Content-Prozesse automatisieren, lästige Handarbeit entfällt. 

Modularisierung gibt Sicherheit. Denn Änderungen können zentral umgesetzt werden und gleichzeitig in alle relevanten Dokumente integriert werden. Das Grundprinzip eines Component Content Management Systems ist also bereits ein wichtiger Qualitäts- und Sicherheitsbaustein. Darüber hinaus bietet SCHEMA ST4 viele weitere Mechanismen, die dafür sorgen, dass die Inhalte einer Dokumentation inhaltlich und sprachlich korrekt sind. Es verfügt über Freigabemechanismen und interne Kontrollmodule, die die Inhalte laufend prüfen. Außerdem bietet es Schnittstellen z. B. zu Systemen für kontrollierte Sprache, die die Verständlichkeit und strukturelle Integrität der Dokumente verbessern. 

SCHEMA ST4 ermöglicht Technischen Redaktionen, Inhalte in den unterschiedlichsten Formaten und auf den verschiedensten Kanälen auszugeben. Dadurch lassen sich Kunden dauerhaft in dem Medium ansprechen, das sie bevorzugen. Durch Metadaten lassen sich außerdem die Inhalte spezifisch an verschiedene Zielgruppen adressieren; die Nutzer werden bei ihren Kenntnisständen und ihren jeweiligen Aufgaben abgeholt.  

Eine ganz neue Dimension erhält diese Kundenorientierung durch Content Delivery [Link zum InfoCube]: Dabei wird der Dokumentations-Content individuell auf die einzelnen Benutzer zugeschnitten. Durch Feedback-Kanäle entsteht ein laufender Dialog zwischen Technischer Redaktion und Nutzern. 

Schon gewusst...?

Technische Dokumentation ist Content. Allerdings unterscheidet sich der Content in der Technischen Redaktion in einigen Punkten von anderem Content, wie zum Beispiel den im Marketing. Er ist umfangreicher, standardisierter und unterliegt stärker gesetzlichen und normativen Anforderungen. Ein weiterer Unterschied: Content in der Technischen Dokumentation erreicht den Kunden meist erst dann, wenn er das Produkt bereits gekauft hat.

Die Zielgruppe des technischen Contents ist oft nicht (allein) der Käufer, sondern beispielsweise auch das Bedienpersonal an einer Maschine oder die Serviceleute. Dadurch wird die Zielgruppenansprache teilweise sehr komplex. Die Content-Erstellung in der Technischen Dokumentation bringt deshalb einige Änderungen und zusätzliche Herausforderungen, die man aus anderen Teilen der Unternehmenskommunikation so nicht kennt.

Das bietet Ihnen SCHEMA ST4:

  • Feingranulare Inhaltsmodularisierung
  • Wiederverwendung auf verschiedenen Inhaltsebenen
  • Automatisierung von Prozessen im Standard (z.B. Publikation, Übersetzung, ...)
  • Layouting-Werkzeuge für Print-, Web- und Spezialformate
  • Übersichtliche Darstellung in Matrizen (z.B. Varianten- & Versionenmatrix, Übersetzungsreport, ...)
  • Standardimport für Bestandsdaten (MS Word- / FrameMaker-Dokumente)
  • Reporting Center zur Berichtserstellung (vordefinierte und frei konfigurierbare Regeln zur Reporterstellung)
  • Normenkonforme Sicherheitshinweise
  • Mehrere Oberflächensprachen
  • Definierbare Inhaltssprachen (normenkonform durch LCID)
  • Frei definierbare Modellierung
  • Standardschnittstellen für den Datenaustausch mit Drittsystemen (z.B. via Excel oder tbx)
  • Standardschnittstelle zu Portalen (z.B. InfoCube)
  • iiRDS-Publikation im Standard (via anpassbarem Beispiellayout)

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